WPS邮件合并：将图片名称通过WPS整体成文档

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项目介绍

项目功能介绍(影像志)：将文件夹下的所有图片名称(图1)批量制作成word中的样式(图2)。

图1

图2

项目章节/知识点

1. 获取文件夹下的所有文件名称
2. Excel表格数据分列
3. Word邮件合并

观察/思考/总结

1、文件夹下的所有图片名称包括：日期+文字说明+摄影者。

2、Word效果图中包括：照片号+摄影者+摄影时间+文字说明

• 照片号：Sz-Y-年份-编号，“编号”的数字逐渐递增
• 摄影时间：2020.1.13、年.月.日(日期由小数点隔开)

3、思考/总结：word中数据来源都是根据文件夹下的图片名称获得。

项目操作步骤

前期准备：前期在命名图片名称时注意图片名称格式为日期，文字说明。摄影者：姓名，如：1月1日，学校在南校区报告厅举办元旦晚会。拍摄者：飞沙

步骤一：获取文件夹下的所有文件名称

1、创建一个文件获取当前文件夹下的所有文件(图片)名称.bat

2、右击bat文件，使用记事本打开，，文件获取当前文件夹下的所有文件名称.bat中的内容如下

chcp 65001 
dir *.*/b >当前文件夹下的所有文件名称.xls

3、双击运行文件获取当前文件夹下的所有文件名称.bat就会在当前文件夹下出现一个当前文件夹下的所有文件名称.xls的表格文件。

4、双击打开表格进行查看

代码解释(可跳过)

chcp 936
dir *.*/b /s >当前文件夹下的所有文件名称.txt

1. chcp 936和chcp65001是代码的文本编码
2. dir *.*/b /s >文件名.文件后缀名，文件后缀名可以是任意文件，里面会保存当前文件夹下的所有文件名称。

步骤二：整理Excel数据表格

2.1 调整表格格式

1. 当我们打开表格进行查看时，单元格里面有文件路径+拍摄时间+文字说明+拍摄者

2. 其他文件路径在word成品中是无用的信息，我们需要将路径替换为空值。操作步骤：【Ctrl+H(替换)】-【输入文件路径】-【全部替换】

操作步骤

效果图：日期+文字说明+拍摄者

3. 由前面的word观察，我们知道了日期的格式是xxxx.xx.xx(年.月.日)，现在将excel表格从头到尾往下滑动，将表格中不符合规范的内容进行修改。修改完成后并再次检查。

   • 如下图，A5单元格里面的内容是11月22日下午，不符合xxxx年xx月xx日

4. 如图1，将214行、215行无用的内容进行删除，216行中的日期修改为2月17日，内容前缀统一修改为xx月xx日，；如图2中的-改成，。

图1

图2

2.2 Excel数据分列

2.2.1数据分列 - 拍摄时间

1、【选中表格中的A列】——【数据】——【分列】

2、【固定宽度】——【下一步】

3、【移动标尺到逗号的位置】(使虚线和日重合，日期的格式只能是xx月xx日，不能是x月x日)——【下一步】

效果图，“日”附近有一条竖线

4、效果图

A列

B列

5、选中A列，按Ctrl+H替换A列中的“，”为空，点击【全部替换】，替换无用的信息，只留取日期。

效果图

5、选中A列，设置单元格格式

6、在左边的分类中选择【自定义】，类型设置为yyyy.mm.dd(分别代表year,month,day)

7、Ctrl+H替换自己想要的年份

8、效果图：此时拍摄时间已完成，我们再从上到下检查一下日期。

excel效果图

对比图

2.2.2 数据分列 - 清除B列最前面的“逗号”

1、选中B列，在前面插入一行
2、在B1单元格中输入=IF(LEFT(C1,1)="，",REPLACE(C1,1,1,""),C1)，此公式可以将C列最前面有“逗号”的内容进行清楚，没有“逗号”的保持原样
3、双击B1单元格右下角的小方块进行数据填充
4、复制B列的内容，并在B列进行粘贴为数值
5、删除C列

2.2.3 数据分列 - 摄影者

1、现在我们要将摄影者单独做成一列。选中【B列单元格】-【分列】

2、选择【分隔符号】

3、选择【其他】，填写“摄”。(观察图中黑色方框，“摄影”的第一个字是“摄”；如果是“拍摄者”，第一个字应该是“拍”；图片右下角有预览效果)

4、效果图：摄影者成为了单独一列

5、选中C列，Ctrl+H替换(把无用的内容替换为空白),此时excel表格C列就都是拍摄者的姓名。

效果图

2.3设置excel标题

1、在单元格上方和左方插入一行

右击表中左边的数字1

右击表中上方的字母A

2、设置excel单元格标题，并在A2和A3单元格分别输入SZ-Y-2022-001、SZ-Y-2022-002

3、选中A2:A3单元格，将鼠标放在绿色方框的右下角上，直到出现黑色的“+”号，按住鼠标不动一直往下拖动。

效果图

4、根据上方的所有步骤，我们制作了最终所需要的excel数据表

效果图

步骤三：Word邮件合并

excel数据表(数据源)

需要完成的word效果

Word邮件合并说明：word的最终效果数据都是由前期excel数据表中获得

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操作步骤

1、删除具体的信息，制作如图的效果。点击【引用】-【邮件】

2、打开数据源

3、选择前面我们制作的excel数据源(数据源：excel文件的后缀名一定要是xls，且excel文件没有打开)

4、在适当的位置【插入合并域】

步骤

最终效果图

5、点击【合并到新文档】——【全部】——【确定】

6、缩小文档比例为50%看文档效果

7、Ctrl+H【替换】——【特殊格式】——【分节符】——【全部替换】，此时我们发现文档右边没有内容。

效果图

8、移动左右标尺当中的竖线，使其自动换行。

9、将word导出为pdf文件

10、将所有图片 + word文件 + pdf文件放在一个文件夹中，并做好文件归档。(项目完成)

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