4.1制定项目章程

4.1制定项目章程

• 制定项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件的过程。
• 主要作用是，明确项目与组织战略目标之间的直接联系,确立项目的正式地位,并展示组织对项目的承诺。
• 项目章程一旦被批准,就标志着项目的正式启动。
• 在项目中,应尽早确认并任命项目经理,最好在制定项目章程时就任命,且总应在规划开始之前任命。
• 项目章程可由发起人编制,或者由项目经理与发起机构合作编制。
• 项目由项目以外的机构来启动, 如发起人、项目集或项目管理办公室(PMO)、项目组合治理委员会主席或其授权代表。

4.1.1 制定项目章程:输入

4.1.1.1商业文件

项目经理就可以对它们进行更新或修改,只可以提出相关建议。

• 经批准的商业论证或类似文件是最常用于制定项目章程的商业文件。
• 商业论证从商业视角描述必要的信息,并且据此决定项目的期望结果是否值得所需投资。-- 高于项目级别的经理和高管们通常使用该文件作为决策的依据。
• 商业论证会包含商业需求和成本效益分析,以论证项目的合理性并确定项目边界。

商业论证的编制可由以下一个或多个因素引发:

• 市场需求(例如,为应对汽油紧缺,某汽车制造商批准一个低油耗车型的研发项目);
• 组织需要(例如,因为管理费用太高,公司决定合并一些职能并优化流程以降低成本);
• 客户要求(例如,为了给新工业园区供电,某电力公司批准一个新变电站建设项目);
• 技术进步(例如,基于技术进步,某航空公司批准了一个新项目,来开发电子机票以取代
  纸质机票);
• 法律要求(例如,某油漆制品厂批准一个项目,来编写有毒物质处理指南);
• 生态影响(例如,某公司批准一个项目,来降低对环境的影响);
• 社会需要(例如,为应对霍乱频发,某发展中国家的非政府组织批准一个项目,为社区建
  设饮用水系统和公共厕所,并开展卫生教育)。

4.1.1.2协议

• 协议用于定义启动项目的初衷.
• 协议有多种形式,包括合同、谅解备忘录(MOUs)、服务水平协议(SLA)、协议书、意向书、口头协议、电子邮件或其他书面协议。
• 为外部客户做项目时,通常就以合同的形式出现。

4.1.2 制定项目章程:工具与技术

4.1.2.1专家判断

是指基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专业知识而做出的,关于当前活动的合理判断,这些专业知识可来自具有专业学历、知识、技能、经验或培训经历的任何小组或个人.

4.1.2.2 数据收集

• 头脑风暴。本技术用于在短时间内获得大量创意,适用于团队环境,需要引导者进行引导。
  头脑风暴由两个部分构成:创意产生和创意分析。制定项目章程时可通过头脑风暴向相关方、主题专家和团队成员收集数据、解决方案或创意。
• 焦点小组。焦点小组召集相关方和主题专家讨论项目风险、成功标准和其他议题,比一对一访谈更有利于互动交流。
• 访谈。访谈是指通过与相关方直接交谈来了解高层级需求、假设条件、制约因素、审批标准以及其他信息

4.1.2.3 人际关系与团队技能

冲突管理。冲突管理有助于相关方就目标、成功标准、高层级需求、项目描述、
总体里程碑和其他内容达成一致意见。
引导。引导是指有效引导团队活动成功以达成决定、解决方案或结论的能力。引导者确保参与者有效参与,互相理解,考虑所有意见,按既定决策流程全力支持得到的结论或结果,以及所达成的行动计划和协议在之后得到合理执行。
会议管理。会议管理包括准备议程、确保邀请每个关键相关方群体的代表,以及准备和发送后续的会议纪要和行动计划。

4.1.2.4 会议

目的是识别项目目标、成功标准、主要可交付成果、高层级需求、总体里程碑和其他概述信息。

4.1.3 制定项目章程:输出

4.1.3.1 项目章程

• 项目章程是由项目启动者或发起人发布的,正式批准项目成立,并授权项目经理使用组织资源开展项目活动的文件。

• 记录了关于项目和项目预期交付的产品、服务或成果的高层级信息

• 主要内容

  • 项目目的;
  • 可测量的项目目标和相关的成功标准;
  • 高层级需求;
  • 高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果;
  • 整体项目风险;
  • 总体里程碑进度计划;
  • 预先批准的财务资源;
  • 关键相关方名单;
  • 项目审批要求(例如,用什么标准评价项目成功,由谁对项目成功下结论,由谁来签署项目结束);
  • 项目退出标准(例如,在何种条件下才能关闭或取消项目或阶段);
  • 委派的项目经理及其职责和职权;
  • 发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权。

  项目章程确保相关方在总体上就主要可交付成果、里程碑以及每个项目参与者的角色和职责达成共识

4.1.3.2 假设日志

• 在项目启动之前编制商业论证时,识别高层级的战略和运营假设条件与制约因素。这些假设条件与制约因素应纳入项目章程。
• 较低层级的活动和任务假设条件在项目期间随着诸如定义技术规范、估算、进度和风险等活动的开展而生成。
• 假设日志用于记录整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。