智能档案馆信息管理建设中的RFID应用设计解决方案

一、项目背景

根据国家档案局的数据统计，截至2008年，全国的档案库房面积已经达到285.6万平方米，保存的档案数量达到25284.5万卷。此外，还有各种声像档案、电子档案和缩微胶片档案等，每年各地的档案库房还需要承担大量的档案进馆储存任务，导致绝大部分档案库房已接近饱和。因此，如何更有效地利用有限的档案库房资源，最大限度地发挥已有档案库房的保管能力，节约档案库房建设资金，成为各级档案部门亟需解决的问题。另外，近年来档案寄存中心在各地兴起，档案高密度存储直接关系到寄存中心的经济效益和社会效益。

二、项目描述

国家档案馆是市人民政府直属的事业单位，是集中永久保管市级党政机关、团体和企事业单位档案资料的基地，同时也是市级爱国主义教育基地、政府公开信息查阅场所以及社会各方面利用档案资料的中心。

三、项目建设目标

本方案旨在将RFID技术应用于高密度智能化档案管理领域，充分利用自动化库房和RFID技术的优势，实现库房信息管理的自动化以及档案入库和出库作业的自动化，从而提高档案的流通效率，在国内外各个行业，自动化仓库的应用已经充分证明，使用自动化立体仓库可以带来巨大的社会效益和经济效益。

本方案根据档案资料的日常存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态管理，系统通过RFID作为信息载体，对每个档案流通环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，取代传统的纸质工作流程。这将极大提高档案管理的整体业务管理能力，减少差错率，实现数据共享，提高对档案管理的效率，简化管理流程，降低人员的劳动强度，为档案管理提供更便捷、更有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。

四、RFID技术在档案管理中的应用

1、非接触方式进行数据采集

RFID技术使得档案管理者能够通过简单地将RFID标签的档案盒在RFID读写器前经过，实现非接触方式进行数据采集，相比传统的条码和磁卡等介质，RFID技术能够在恶劣环境下工作，并且不受表面污染的影响。

2、RFID标签信息容量大，使用寿命长

RFID标签具有较大的数据存储容量，可以存储档案的基本信息和借阅记录等重要数据。此外，RFID标签的使用寿命较长，可以长期使用而不需要频繁更换。

3、高安全性

RFID标签具有密码保护和独一无二的识别码，提供了较高的安全性保护措施，可以有效防止档案数据的伪造和篡改。

4、抗污染性能强和耐久性

RFID标签具有较强的抗污染性能，可以抵抗水、油和化学药品等物质的影响。此外，由于数据存储在芯片中，而非纸张等介质上，RFID标签不易受到污损。

5、小型化和多样化形态

RFID标签在尺寸大小和形状上没有限制，可以适应不同的档案管理需求。

6、穿透性强和无屏障阅读

RFID技术可以穿透非金属或非透明的材质，如纸张、木材和塑料等，进行数据的读取和通信，相比之下，条形码需要在近距离且没有物体阻挡的情况下进行扫描。

7、防盗功能

RFID标签可以与门型通道RFID天线配合使用，实现防盗功能，有效防止档案丢失，并实现非法取走的报警功能。

8、适应环境要求

RFID标签可以适应档案管理中常见的消毒、防虫等环境要求，不会导致标签内存储的数据丢失。

五、RFID档案管理系统

1、系统整体架构规划

本系统采用模块化组件式进行设计，采用三层结构系统。可以根据实际需要进行搭配使用。三层结构分别为：数据提供层：数据提供层主要由两个子系统组成，档案库子系统和查询大厅子系统。业务逻辑层：业务逻辑层包括数据库服务器系统和业务逻辑服务器两个部分。用于数据的存取和业务逻辑的处理。外部接口层：该层由WEB应用服务器、中间件服务器以及目录服务器组成。每个服务器都可以根据需要进行部署，服务器彼此独立。本层提供外部应用访问的接口和外部系统对接的接口。实现更多的应用支持和系统间对接的支持。

2、系统网络图规划

（1）档案库系统架构规划

档案库子系统在整个系统中承担数据提供者和操作信息分发执行者的角色。档案库子系统采用模块化进行设计，可以根据用户的需要进行配置。仓库终端系统主要由库房的管理终端、RFID手持终端、RFID标签、RFID读写器和通信网络组成，提供RFID数据采集、操作指示、仓库管理等功能。

（2）库房管理终端

库房管理终端是档案库子系统的核心。与业务逻辑服务器进行通信，接收业务逻辑服务器下发的的操作指令和数据，并把操作指令和数据分解下发到移动终端，接收移动终端的反馈信息并告知业务逻辑服务器。实现下属模块的控制，配合业务逻辑服务器实现系统之间的联动。

（3）RFID手持终端

RFID手持终端通过无线网络连接到库房管理终端，接收管理终端下发的操作信息，并确认和反馈操作结果到管理终端，在需要生成新的RFID标签时，RFID手持终端可以根据系统中提供的信息生成新的RFID标签。

（4）RFID读写设备

该读写设备主要是指安装在库房进出通道两侧，用于扫描识别进出库房物品的RFID标签数据信息的设备，RFID读写器完成档案数据进出仓库的数据的读取采集，并把采集到的数据传送到管理终端。

（5）视频监控系统

视频监控系统以视频的方式记录仓库区域的各种活动，在本系统中支持与视频监控系统对接，控制视频监控系统实时记录档案、人员进出仓库，存放、盘点、查阅等操作过程。

（6）门禁系统

门禁系统用于仓库人员进出的管理以及贵重品库房的访问管理，在仓库的进出门内外分别安装进入读卡器和退出读卡器，实现双向刷卡鉴权和人员信息登记。对于机密库房可以采用多卡模式或者N+1访问模式，提供更高等级的访问控制，档案库大门安装两对固定式RFID读写器、两对红外对射设备。为了档案库的美观性，设备采用嵌入门框方式进行安装。

（7）环境监控系统

本方案中集成环境监控功能，可以实时监控仓库的温度、湿度、震动等信息，并根据设定门限进行告警提示，有效改善库房的环境。

（8）周边防护系统

为了提高库房的安全性，防止未授权人员非法进出库房，在库房进出口部署红外对射等周边防护设施。当有非法进出时，可以联动视频监控系统进行监控，并产生报警。

（9）查询大厅子系统

由查询工作站、自助查询终端、LED显示屏组成，部署于档案查询大厅，用于档案管理人员和查询人员的交互工作，查询工作站用于档案信息的查询检索；自助查询终端提供自助查询功能和排队机的功能；LED显示屏显示系统提示信息和各档案的检索操作进度等信息。

（10）LED显示屏

在库房外配置LED显示屏，用于显示所对应库房的环境情况、存储情况、访问信息等数据，有助于加强库房的管理。

六、系统工作流程

1、档案入馆

（1）接收整理处工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出一张RFID电子标签，同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面，标签外表印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

（2）粘贴好RFID电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前，保管处工作人员通过RFID读写器对档案RFID电子标签进行扫描，登记入库时间并设置具体的存放位置，从而在系统中建立档案的入库记录。

2、档案借阅

（1）借阅申请

在利用大厅安装自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息(名称和编码)，同时，小票上也印有业务办理的顺序号，即查询机也具有业务办理自动排号的功能。

（2）借阅登记

借阅人出示相关证件和借阅小票，利用大厅操作员登记所需借阅的档案和借阅人的信息，确定后提交借阅申请记录;对于某些必须要领导审批的档案，档案馆领导可以通过软件进行在线审批，审批后借阅审计记录生效。

（3）档案查找

每层楼保管处工作人员电脑上安装档案流通管理子系统，一旦有新的借阅申请，系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存放位置等，工作人员按照申请记录进行档案查找。

查找完成后，工作人员必须通过读卡器对RFID电子标签进行扫描，完成档案出库登记，系统中记录档案出库时间、出库档案编号。

（4）档案借出

保管处工作人员将档案移交给利用大厅工作人员，档案交给用户前，必须在系统中进行RFID电子标签扫描登记，记录借出时间和档案编号。

3、档案归还

（1）用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案RFID电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记，若用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒;

（2）保管处工作人员将档案放回指定存放地点前，要进行RFID电子标签扫描登记，登记入库时间，完成登记后，档案变成入库状态。

4、档案防盗

所有馆藏档案均处于RFID读写器的读取范围中，当档案被取出时，由出库口的RFID读写器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报，以提醒工作人员注意。同时，系统会记录异常情况并生成相应的报警信息，以便后续的追踪和处理。

5、档案销毁

档案馆定期对已过期的档案进行销毁处理，销毁前，工作人员需要在系统中进行销毁申请，包括档案名称、档案编号、销毁原因等信息，系统会生成销毁申请单，由相关领导审批后方可进行销毁操作。

在销毁过程中，工作人员需要按照系统生成的销毁清单逐一核对档案，并在系统中进行档案销毁登记，记录销毁时间和档案编号。销毁完成后，系统会自动更新档案状态为已销毁，并生成销毁报告。

6、档案盘点管理

采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来繁琐的档案盘点工作变得简单快速，档案管理系统通过发出盘点指令，将指令发送到移动终端上的库房管理终端，库房管理员根据RFID手持终端上的提示，读取档案格和存放档案的标签信息，完成一个档案格的盘点操作，并依次进行，直到完成所有档案的盘点操作。

7、档案环境监测管理

档案管理的环境对于保护档案资料的完整性非常重要，纸质档案资料往往非常珍贵和有价值，因此受到保存环境的影响，包括灰尘、光线、湿度和温度等因素，其中，环境温度和湿度的影响尤为突出。

为了确保档案资料的完整保护，采用室内环境监测控制系统来实现对档案室的环境指标要求的监测和控制，尤其是温度和湿度的监控系统。

七、项目建设特点

1、先进的RFID技术

本系统采用最先进的RFID技术进行建设，具有快速、高效、批量、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等优点。作为物联网行业的核心技术，RFID技术是未来发展的趋势和方向。

2、组件化软件系统

软件系统采用模块化组件结构，提高系统的可扩展性和可定制性，满足不同客户的需求。通过组件化的设计，可以灵活应对不同规模和功能要求的档案管理需求。

3、系统级联部署

系统采用独立的目录服务器，可以将各个独立的档案系统进行级联，形成一套国家级的档案系统。通过整合数据和档案查询，实现系统内的一体化查询功能。

4、高安全档案管理

本系统提供高安全性的档案管理方案。通过综合运用高级门禁系统、视频监控联动、环境监控、红外区域防护技术以及先进的RFID技术，实现对档案的多重防护，确保档案的存储和访问安全。对于高安全级别的档案，还可设置机密库房，进一步提升访问安全控制。

5、精准的定位检索

基于先进的RFID技术和软件系统算法，本系统实现了对档案的精准定位和快速检索功能。通过标签识别和定位算法，可以高效地进行档案检索和存取，提高档案管理的效率和准确性。

6、高效的档案存取

借助RFID技术的优势，如高速识别和穿透性识别，本系统实现了批量档案的快速存取。通过堆垛扫描等方式，大幅提高了档案的存取效率。

7、档案生命周期管理

本系统支持对档案生命周期的管理，记录档案的保存起止时间，并及时提醒到期的档案，释放存储空间。通过有效的管理和提醒，实现档案的合理利用和管理。

8、一体化联动

本系统支持门禁、视频监控、环境监控、周边防护、LED公告显示、短信提醒等系统的一体化联动。不同系统之间相互配合工作，实现最大化的功能应用。提供整体档案馆安防、环境监控、信息公示、短信提醒等一体化解决方案。

9、信息公示

通过在档案查阅大厅设置LED公告显示屏，展示档案查询者所查询的档案的状态、检索进度等信息，方便查询者了解查询情况，提高用户满意度。在档案库设置小型LED显示屏，显示库存、库房访问者、环境等信息，提高档案库的管理效果。

10、短信提醒

系统支持短信提醒功能，包括非法带出提醒、借阅、借调预期提醒和借阅、借调到期提醒，通过自动发送短信提醒工作人员、借阅者和相关领导，实现对非法带出、预期到期和到期未归还档案的及时管理和控制。