简化文档，轻松存档

简化文档，轻松存档

《少做一点不会死》字数

因为公司还未推行OA系统，无纸化办公似乎遥遥无期，每个人的办公桌上，文件堆积如山，常常为了找一份文件，翻箱倒柜，真的很浪费时间。本书今天的内容，教我们简化文档，打造简单的存档系统，来得真是太及时了。

要如何打造适合你的存档系统呢，方法很简单，关键在于保持精简。

一、整理之前先删除。

把无关紧要的文件删得剩下越少，我们需要整理的就越少。简化的步骤如下：①把所有文件摞成一堆。②逐份浏览，尽量碎掉（或当做二次纸循环利用）。如果一份文件几个月都用不到，它就不应该再呆在你的办公桌了。永远不必担心你会因为扔掉某份文件而后悔。③转交。可以交合适处理的人或者公司的档案室存档。④自己存档。

二、简化存档

根据自己的文件类型，打造适合自己操作的存档系统。以我为例，我的档案系统分为公文（包含指令、通知、通告、调查报告、会议纪要）、合同及法律文书（按部门、年份分类）、知识产权文件（按商标、专利、著作权分类）、案件（按案由分类）。每一份文件，我都会用数字进行编号，并按顺序存档。你也可以按客户、供应商、项目、技术资料等进行分类，用英文字母进行编号。

]三、即刻存档

这个非常关键。我们文件堆的形成，基本就是因为没做到这点。一定要把“待存档”文件夹扔掉。拿出对应的文件夹、把文件塞进去，只需要1分钟。

四、建档材料放手边

做不到即刻存档的一个原因是，有些文件没有适合放的文件夹，手边也没有空的文件夹，就把文件搁在一边，于是文件堆就形成了。

五、减少存档需求

逐渐建立无纸化的意识，尽量采用电子文件进行存档。一类是我们自己创建的文件，通常需要打印出来给领导签批、盖章等。文件生效后，一定要扫描起来存档，这一步做的时候麻烦，但是存储和查阅却很方便。第二类是我们接收的文件，尽量让大家给我们发电子档，不再存储纸质档。扫描件的存档参照第二点。

以上步骤是不是很简单呢，赶紧行动起来，打造属于你的存档系统，让你的文件堆瘦身吧。