003公务员时间管理问答：事情这么多，怎么安排更高效？

问：把大脑里的事情记录在纸上以后，大脑轻松了，但事情这么多，依然很焦虑，怎么安排更高效？

答：当我们把大脑里所有的事记录下来以后，感觉到这么多事，自己真的是做不完，不由自主又焦虑起来，怎么办呢？这就要对事件进行分类，这也是时间管理的核心，时间每人每天都是24小时，时间是无法管理的，管理的是事件。一个公务员大脑里装的事情，有马上要做的比如第2天要上交的工作报告，有近期的比如一个月后的领导会议讲话稿，有远期的比如说年底的工作总结，有跟时间密切相关的比如某年某月某日的上级检查，有些是计划比如到某地调研，有些是可能要做的比如参加孩子的家长会……先做什么后做什么，今天优先做什么，这就需要对事件进行分类。首先看记录的事件中有没有两分钟内可以解决的？时间管理有一个原则叫两分钟原则，意思就是任何小于两分钟可以完成的事情马上去做完，比如打印一份文件，上传一份资料，回复一封邮件，当然这里说的2分钟并不是一个不可改变的数字，只是一个大概，实际操作中也可以是3分钟、5分钟甚至是10分钟，使用2分钟原则就可在很短的时间内完成你事件中的一部分。其他事情可以分为三类：

第一类是特定时间要做的，简称为固定日程的日历事件。比如上级某日来检查指导工作需要你做汇报，你没法更改，既不能提前，也不能拖后，这就是特定时间发生的事件，可以作为日程用日历软件来管理，无论是安卓还是苹果系统都有日历的APP，可以在上面直接添加事件、具体的发生时间和提前提前的时间，易效能的1CalendarS Pro 更把日程管理人性化，是一款全平台的日历软件，苹果系统和安卓系统都可以下载，且可以多平台多设备同步，共享功能非常强大，可以将日历共享给家人和同事，日程中还可以添加位置等信息，信息同步到智能手表上，点击就可以导航，非常方便。但日历事件不能多，要少而精，因为更改的代价太高，而且忙不过来。你可能会说公务员的工作都是领导安排的，我无法决定啊，这就涉及到我们以后要谈的另外内容：委托和授权，作为公务员，时间管理的一个辅助技巧就是要沟通，要给你的上级经常汇报你的日历事件有哪些，这样领导就不会给你在同一时间安排干两件事了。下面是我用1CalendarS Pro 管理日历事件的周截图（还有月截图，日截图，后面再详细介绍），每天查看，会议、外出协调、打电话、祝福朋友的生日等重要日程绝不错过！

第2类事件就是有截止日，简称为有截止日的清单事件。比如在6月30日之前上报上半年工作总结、在7月1号之前要组织一次党支部的组织生活会，这些事务比较有时间弹性，只要你在截止日前完成就好，但越早完成越好。提前完成就会很轻松，到截止时间才去做就会手忙脚乱，如果同时碰到好几件事，那就会加班加点、完成的质量也不能保障。公务员面临的这类事务多且复杂，用脑子记是完全不行的，必须用一个可靠的系统来管理，可以用清单软件1TodoS来管理大量的弹性事件，各类事件录入后，可以清晰的看到任务管理列表，各类事务一目了然，可编辑日期、提醒、删除、分享，还打通了清单＋日历软件，原来弹性事件突然被领导安排了务必要某日完成的日历事件，也可一键添加到日历软件来管理。下面就是我用软件1TodoS管理清单事件的截图，一周待办事情在一屏随时查阅，办理一件削掉一件。

第三类事件没有具体时间要求，简称为没有截止日的清单事件。这类事件大多是生活类，对时间要求不高，弹性更大，但还是越快做越好，不给大脑增加负担。比如有不少公务员是通过国考、背井离乡到外地工作的，平常自己一个人在外地生活，或者是父母不在身边，需要电话问候家人，早一天晚一天都可以，但现实是虽然有孝心、往往是一拖再拖，带来老人的失望，自己也深感愧疚。类似的事件还有像汽车买保险、到超市购买物品、电脑资料整理、给朋友打电话等，这方面的事件还较多，怎么办？我们可以借助清单软件1TodoS，把这类事件再拆分打标签，通过情景管理，安排在某⼀个特定的环境下去做某件事，什么是情景呢？我们后面接着聊。

注：从6月6日开始，我抛出关于公务员时间管理的系列问答，理念和方法来自于叶武滨老师时间管理系列课程和书籍以及易效能系列课程，将其中的共性理念复用到公务员特定群体，结合了我从区级部门基层公务员到省级部门负责人的体验，引用的资料得到了叶武滨老师的授权，叶老师也希望和我一起适时出版一本公务员时间管理的书籍，让更多的公务员从中受益过上幸福人生。欢迎大家拍砖，大家有什么新的问题以及对回答问题的不同意见和补充想法，都可以给我留言，叶老师也会针对性的预以指导和解答！