优秀进阶实操篇之时间管理精进术（二）

上一篇提到了津巴多时间观、柳比歇夫的“时间统计法”、1-3-5清单法和“三只青蛙”管理法，小伙伴们有没有一一用起来？本篇我们继续一起精进~

四 采铜法则：时间之尺

（参考书目：采铜《精进：如何成为一个很厉害的人》）

作家采铜提出合理利用时间的重点是把时间花在有价值的事情上，并建议用两个角度判定事情的价值：一个是事件在当下给我们带来的心智、情感、身体、物质等收益；另一个是这项收益随时间衰减的速度，即收益半衰期。半衰期是物理学中的概念，指放射性元素中半数原子核发生衰变所需要的时间，半衰期越短，衰变越快，反之亦然。生活中大部分的事情都可以用这两个维度进行区别，组合起来形成以下四类事件。

1 高收益值、长半衰期事件（建立和经营相互信任的关系、掌握一种有效的思维模型、与各行业大牛人物进行高级对话、提升审美品味、学习实用技能、促进健康等）。

2 高收益值、短半衰期事件（买当季流行的服装、吃自助餐、能带来官能刺激的游戏等）。

3 低收益值、长半衰期事件（练书法、背诗、学外语、读哲学书、给重要的人写信等）。

4 低收益值、短半衰期事件（吐槽、挑起或参与网络掐架、漫无目的地上网、通过刷微博或者朋友圈窥视陌生人的隐私等）。

“采铜法则”学习重点&启发

我们倾向于关注一件事情带给我们的即刻利益，忽视此利益的长期效果。比如玩游戏的愉悦感是绝大多数事情无法比拟的，可一旦停止，愉悦感迅速消失，为了再次获取这种愉悦感，就需要不断玩下去。显而易见，玩游戏属于高收益值、短半衰期的事件，要尽可能少做。

长半衰期的事情的效益可以累加，即便是低收益值的事情，只要经过足够长的时间累加，也会产生较大的效益，所以要尽可能多做。同时，要尽可能延长做同一件事情的半衰期。读一本书，有单纯阅读、语录摘抄、写读书笔记或批注、讲述给人、将书里的观点或方法应用到生活中这样六个层次，每上升一个层次，半衰期就会延长。

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五 史蒂芬·柯维：时间管理矩阵

（参考书目：史蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》）

美国著名管理学大师史蒂芬·柯维将日常需要处理的事务分为四类：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急且不重要，强调“要事第一”。笔者结合亲身实践，具体说明如何区分及处理这四类事项。

1 从处理主体来看，重要且紧急的事务分为两大类，一类必须亲自完成，一类可以由信任的人帮忙完成。

有限制时间的工作任务，如提交工作报告或方案、准备会议发言稿或备用资料，最好自己完成。一方面可以做到对工作心中有数，避免突发情况出现时无法处理，另一方面如果出现纰漏，有益于自我反思和进步，以免推诿责任导致人际关系受损。

日常生活中的突发情况，比如亲人生病急需就医或者房屋漏水、被盗等，建议亲自处理，如果时间或条件不允许，请可以信任的人（伴侣、朋友、关系不错的同事等）帮忙处理。

另外，一天之中重要且紧急的事务可能不止一件，需要进行重要紧急度排序，或者参考“采铜法则”。建议不要平均分配时间，而是适度倾斜。

2 重要不紧急的事务，大部分与切身利益、长远目标息息相关，但由于事件本身没有紧迫度，常常被我们忽略。这一类事件与长半衰期事件类似，比如学习一门技能、健身、读书、陪伴家人、维护人际关系、休闲充电等。如果在日常生活中不给予高度的关注和足够的时间分配，这些不紧急的事情迟早会变得紧急，让我们陷入更大的压力，花费更多的时间。很多人长期忙碌于工作，缺乏和家人的沟通，导致家庭关系冷漠；也有一些人从不锻炼身体，导致免疫力低下无法抵抗病魔入侵，容易生病且病后需要很长时间恢复。

对于此类事件，在日常生活中需要规划日期、具体时长和频率来进行处理。建议使用以下三个步骤：制定详细的执行计划，分步骤实施，进行周期性复盘。以陪伴家人（包括父母、伴侣、孩子三个群体）为例，可以同时进行，但单独规划三个群体的陪伴时间取得的效益最大。比如：每天或每周给自己计划一个最低陪伴时长，不论发生什么特殊情况，都尽可能满足最低时长。和父母不在同城或未婚未育人群，平时不要忽视短信、电话、视频等交流时长。以学习技能为例，首要考虑要达成什么样的目标。根据兴趣爱好、拓展视野、发展第二职业等不同动机，区分规划耗费总时长和每日投入时长。以健身为例，方式不限（快走、慢跑、游泳、骑行等），每日完成最低运动时间，可行性较高。

在本类事件中，周期性复盘有助于对目标达成度进行检验，以调整、制定后续计划。

3 紧急不重要的事务，一般是未在计划内但又难以拒绝的一些事情，常常和自己的切身利益关系不大，但能满足别人的期望。比如突然来电、来访或者临时会议。本人如果有决策权，可以对紧急发生的事情与当下正在处理的事情进行重要性对比，选择即刻处理或者利用碎片时间、工作间歇时间处理。本人如果没有决策权，只能停下正在进行的工作马上处理，尽可能提高效率。

4 不紧急且不重要的事，类似短半衰期事件，大量充斥在我们的生活中，并常常给我们一种错觉，让我们沉浸在其中感到充实。大部分这类事件以网络为载体，刷新闻、刷朋友圈、刷抖音、刷综艺、刷剧、和人闲聊等。信息泛滥时代，管理自己的注意力和好奇心，是时间管理高手的必备技能。上述事情不是不可以做，关键是能不能带来收益。如果做这些事只是单纯为了消遣或放松，建议用更好、更健康的方式（散步、泡澡、冥想、听音乐、跳舞等）替代。如果坚持要做，建议尽可能选择低精力值时段。放松也要有所节制，长此以往将导致心灵空虚。

总结：对于紧急且重要的事情，根据个人实际情况判断由本人还是他人来做，尽快投入行动；对于重要不紧急的事情，制定合理详细的规划，明确行动日期、具体时长和频率，进行复盘；对于紧急不重要的事情，根据决策权判断即刻处理或安排其他时间处理；对于不紧急且不重要的事情，减少投入时间、选择低精力值时段处理或者采用更健康的方式代替。

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六 番茄时钟法

（参考书目：Staffan Noteberg《番茄工作法图解》）

番茄时钟法由弗朗西斯科·西里洛在 1992 年创立，其核心是将任务拆解为25分钟工作+5分钟休息，通过劳逸结合的方式，有效推动任务完成。该原理来自于美国质量管理专家戴明的理论“戴明环”。“戴明环”理论主张按照PDCA流程（plan计划，do实施，check检查成果，adjust调整改进）改进工作质量，循环往复。番茄时钟法包括前期准备、中期执行和后期回顾三个流程，由于周期短，可行性较高。

1 前期准备阶段，从活动清单（近期需要处理的事务列表）中选择今日待办事项，将每一项任务拆分为多个以25分钟为单位的执行任务。准备一张表格随时记录。

2 中期执行环节的重点是保持专注、应对中断和完全休息。

番茄钟期间的中断有以下两种形式。 第一种是自己造成的“内部中断”，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。出现内部中断时，记录事项之后立即继续当下的工作即可。第二种是他人造成的“外部中断”。建议用稍后的番茄钟重新计划中断事件，而不要在当时直接处理。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格中添上中断所需事项。如果当天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，并标明截止时间。处理外部中断的策略，由以下四步组成。告知“我现在有事”、协商“**时间做可以吗？" 、加入“今日待办”或“活动清单”、按照承诺时间行动。为避免内部和外部中断，建议远离任何有可能干扰自己的因素（如手机、嘈杂的环境等），精准计时、快速沉浸。

每个番茄钟结束时，即使处于心流状态也要休息，而且要尽可能沉浸式休息，保证下一个番茄钟的高效进行。5分钟休息法可以尝试听一首音乐、冲一杯咖啡、冥想、身体伸展等。

3 后期回顾阶段，将当天的情况记录在表格上，包括完成了几项任务，每项任务使用了几个番茄钟时间，过程是否有中断及中断原因、时长、次数。后期回顾的重要意义在于与执行前的预估时间进行对比，找出差别原因，在下一次使用番茄钟时进行改进。内部中断需要进行专注力训练，外部中断则需要尽可能安排不被打扰的完整时长（如清晨或者夜晚）来进行之后的番茄钟。

注意事项：刚开始使用番茄时钟法时，最好按照标准时间（工作25分钟、休息5分钟）坚持两周。之后，根据个人注意力持续时长、可以自由掌控的时长调整番茄钟时间。无论设置了多长时间的番茄钟，切忌被打断。

番茄时钟法可以有效测评完成一项工作的具体时长，助你通往精准管理时间之路。

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本篇介绍了采铜法则、时间管理矩阵两种判断时间价值的方法及日常实操工具番茄时钟法，结合使用效果更佳。欢迎给我留言，分享你的时间管理方法~

敬请期待：优秀进阶实操篇之时间管理精进术（三）