《浅谈委外实验的工作流程和注意事项》

        委外实验是指：实验室无能力完成或无认可资质需要委托有能力或有认可资质的第三方实验室进行的实验。第三方实验室都必须具有CNAS（中国合格评定国家认可委员会）证书才能接纳、受托进行相关产品检验，具有CNAS证书的第一方、第二方、企业或个人实验室也可以受托进行产品检验，更好的是得到主机厂的认可。

        根据委外实验开展的大致顺序，将委外实验开展的工作流程分为以下几个步骤进行简述：

一、确认样品信息与实验标准

       进行委外实验之前，首先要确认是什么样品要进行委外实验，是成品件还是材料件；其次要确认是什么实验标准，成品件有成品件的实验标准，材料件有材料件的实验标准，两者不能混淆，除非有特别规定或经双方认可；最后要确认好样品的批次、材质、数量和件号等基本信息。

二、确定测试机构报价

       俗话说：货比三家，择优而选。确认好样品和标准后，就可以统一发包给三家或者五家测试机构进行报价。报价优先选择主机厂认可的测试机构，主机厂认可的测试机构一般都具有CNAS证书，因此，试验能力和可靠性方面无需多加考虑，需要考虑的则是报价。不同的测试机构书报价固然不同，有高有低，参差不齐。报价不是越高越好，也不是越低越好，如何选择，还得看领导心情。当然，性价比高的，优先考虑。

三、合同评审与签订

        确定测试机构报价后，双方即可就委托事项签订试验合同书。将试验委托合同书和报价单作为内部评审的资料进行评审，评审流程从编制人到相关部门主管、财务主管、副总经理最后到总经理，需一个不落，层层审批。一般情况下，不要越级批示、漏批或者将内部评审后的资料遗失，否则，领导会叫你到办公室喝茶。内部评审时测试机构的报价单有可能会应领导要求进行二次调整，所以，得先做好心理准备。待高层领导签完字、内部评审流程走完后，就可以在试验委托合同书或报价单上加盖公司合同章或者公章，盖好章后才能进行下一步工作。

四、样品包装与寄出

        评审流程走完、高层领导签完字后，才能将实验样品进行包装与寄出。样品的包装得严格按照实验标准中的要求进行。比如：需要用铝箔袋装的就不能用麻布袋装；需要用铁架子装的就不能用木架子装；需要将样品信息粘贴在外边的就不能粘贴在里边。样品包装好后，就可以找经常联系的物流公司或者快递公司帮忙派送，家里有矿的可以考虑自己开顺风车送过去。不管采取何种方式派送，最重要的是：不能损坏以及污染实验样品，其次要及时派送，不能耽搁太久。

五、测试委托单的填写

        报价单和试验委托合同书确定后，即可填写测试委托单。测试委托单是测试机构进行样品检测的主要检测依据，实验报告中的样品信息、测试标准及限值要求都依据测试委托单而来。测试委托单的填写内容即最初确认的样品信息及标准方法，部分信息可能需要由其他部门或客户提供并确认好后才能填写。测试委托单填写完成后，实验则正式开始，接下来就是搬张椅子，泡壶茶，往阳台上一坐，静静地等报告就行了。

六、实验报告的确认

        委外实验一般需要7-10个工作日即可出具实验报告，特殊情况例外。实验报告一般要求先出具草稿版的进行确认，确认的信息主要包括：样品信息、测试结果、实验前中后的样品状态及相关实验设备的校准日期等。确认OK，即可出具正本报告；确认NG，哪里不对点哪里，更正即可。

七、发票报账及付款

        先报账还是先付款，这是个值得思考的问题。测试机构的正本报告下发前，一般要求委托方先将测试费用全额支付，支付成功后测试机构才下发正本报告和开具全额发票。但为了及时报账和防止发票遗失，一般要求测试机构优先开具全额发票进行报账，报账并等实验报告确认OK后的15个工作日内再进行全额付款。先开具发票报账还是先全额付款要根据不同的测试机构共同协商决定。

八、实验报告的传送

        正本报告收到后，再进行一次确认，然后才能转发给相关试验委托人员或相关客户。传给客户的实验报告要按照客户的要求进行排列、汇总，通过邮件或项目经理直接发给客户；试验委托人通常为公司内部职员，所以传给试验委托人的所以报告可以通过微信、钉钉或者邮件进行传送，但为保险起见，建议优先使用邮件进行传送，然后再通过微信或电话的方式通知对方。同时，也可以将实验报告上传至公司内部的PDM系统，方便大家随时取用。

        委外实验的注意事项部分已包含在工作流程当中，以下针对注意事项，再强调几句：

        1、委外试验前的信息确认极其重要，测试方法、样品信息、资质认可都不能出错，一出错，后面的工作可能都会白搭。

        2、报价要统一信息，否则，没多大参考意义。

        3、有时候，试验委托合同书和报价单可视为一份资料，因此，在进行内部评审时，评审的资料一定要多看几遍，要做到逐字分析、锱铢必较。搞不好一个章子盖上去把公司卖了都不晓得。

        4、样品的包装和运输既要考虑可能遇到的最坏的情况，也要注重包装及运输的成本，最重要的是按标准的要求进行包装及运输。易碎、易折断的样品一定要在外包装上注明：“轻拿轻放”、“请勿重压”、“此面朝上”、“易碎”等字样或标志。有些测试机构对派送样品的物流公司或快递公司也会有要求，这一点也要提前确认好。

        5、委托测试单的填写要求仔细、认真，填写好后反复检查几遍，以确保实验样品的信息准确、无误。

        6、实验报告的确认同样要求其样品信息同最初的样品信息保持一致。

        7、发票的报账和费用支付要做到及时和守信，及时报账主要是防止发票遗失，实验费用的支付能不拖延尽量不拖延。

        8、报告的传送要求及时、有效。