《Excel 2013实战技巧精粹》第 1 章 优化 Excel 环境

第 1 章 优化 Excel 环境

技巧 1 借助兼容包在 Excel 2003 及更早期版本中打开 2013 工作簿文件
低版本打开2013以上工作簿时会弹出“下载兼容包”的提示，下载后自动安装即可使用。（目前基本上遇不到了）

技巧 2 与早期版本的 Excel 在文件格式上的差异

不同文件扩展名和图标

深度理解新封装技术

技巧 3 转换早期版本工作簿为 2013 文件格式
法1. 另存为

法2. 转换：【文件】-【信息】-【转换】

两种方式对比

技巧 4 设置最近使用文档的显示与位置
1.【文件】-【选项】-【Excel选项】-【高级选项卡】-右侧【显示】-「显示此数目的最近使用的工作簿」-改为50一下的数字（含50）

2. 使用图钉将文件固定在最近使用的文档列表中
   image.png

技巧 5 设置默认的文件保存类型

【文件】-【选项】-【Excel选项】-【保存】-【将文件保存为此格式】

各种文件格式

技巧 6 快速定位文件夹
1.使用图钉将所要用的文件夹固定在“最近打开的文件”中
2.使用收藏功能

技巧 7 使用键盘执行 Excel 命令
快捷键要牢记

技巧 8 调整功能区的显示方式
有时为了最大化显示我们的表格操作区域，我们会希望把菜单暂时隐藏或者调整：

1. 隐藏顶部菜单栏/功能：双击菜单栏（注意是菜单栏; mac版本单击即可）
   隐藏功能区
2. 其他方法

技巧 9 自定义快速访问工具栏

自定义快速访问工具栏

技巧 10 移植自定义快速访问工具栏
自己定义的快速访问工具栏配置会生成一个配置文件：Excel.officeUI ，复制到别的电脑上Excel软件对应路径下就OK。

技巧 11 查看工作簿路径
Excel标题显示了活动工作薄的文件名，但并没有显示工作薄的存放路径。可以通过以下方式查看：

1.【文件】-【信息】-【属性】-【显示文档面板】：

文档属性查看

2.【视图】-【页面布局】-【单击可添加页眉】-激活【页眉和页脚】-【设计】-【文件路径】
3.使用CELL函数：

Cell函数

技巧 12 自定义默认工作簿
空白工作薄包含一个工作表，默认字体为宋体，字号11，行高13.5列宽8.38。如果想要修改这些设置，可以通过自定义默认工作簿来满足：创建一个名为“工作簿.xltx”的Excel模板文件，把要设置的都设置好，并在保存该文件时，将它保存到XLSTART文件夹中。一般路径为：C:\Program Files\Microsoft Office\Office15\XLSTART。

技巧 13 自定义默认工作表
新定义默认工作表后，新插入的工作表将以该工作表模板为蓝本创建。类似的，将名为“sheet.xltx”的Excel模板文件保存到XLSTART文件夹中即可。

技巧 14 快速关闭多个工作簿并退出程序
Shift+窗口关闭按钮

技巧 15 繁简转换不求人
1.转换指定单元格：选中要转换的单元格 ->【审阅】-【简转繁】/【繁转简】
⚠️：【简转繁】/【繁转简】不可撤回，请注意备份数据。
2.转换整张工作表：切换到待转换的工作表，单击任意单元格，然后【审阅】-【简转繁】/【繁转简】
3.转换整个工作簿：单击在工作簿中第一个工作表标签（如Sheet1），按住Shift不放，再单击工作簿中最后一张工作表标签，就选中了所有工作表，然后【审阅】-【简转繁】/【繁转简】
4.自定义词典：【审阅】-【简繁转换】-自定义词典

技巧 16 外语翻译助手
【审阅】-【翻译】-【信息检索】

技巧 17 保护工作簿文件 45
保护隐私，不希望被他人看到时：
1.使用“用密码进行加密”：【文件】-【信息】-【保护工作簿】-【用密码进行加密】-【加密文档】中输入密码
2.设置“打开权限密码”：F12 调出【另存为】对话框，依次单击【工具】-【常规选项】-【打开权限密码】；【确认密码】中重新输入密码。同理可设置【修改权限密码】，则修改也需要正确输入密码。

技巧 18 为工作簿“减肥” 47 ❗️
有时候看起来“体积庞大”的工作簿实际上只含有少量数据，造成Excel文件体积“虚胖”的原因主要有：
1.工作表中存在大量的细小图形“对象”。删除它：Ctrl+G 或 F5 打开【定位】，单击【定位条件】-【对象】，调出所有对象，选择要删除的删除即可。
2.较大区域内设置了单元格格式和条件格式（看看是不是滑动条很短，并且拖动滑块向下或者向右可以到达很大的行号或列标时，说明有一大块区域被设置了单元格格式或条件格式）：按Ctrl+shift+方向键 快速选中没有数据的区域，在【开始】-【单元格样式】-【常规】即可选中该区域中的单元格格式，然后【开始】-【条件格式】-【清除规则】-【清除所选单元格规则】
3.大量区域包含数据验证：【数据】-【数据验证】-【全部清除】
4.包含大量复杂公式：尽量使用高效率的、能返回内存数组的数组公式，并使用多单元格公式输入方法。
5.工作表中包含大容量的图片：用JPG等格式代替BMP和TIFF等格式，最好使用前先压缩、转换。
6.共享工作簿引起的体积虚增：由于多人共享引起的，可以在不用的时候暂时关闭共享。

技巧 19 修复受损的 Excel 文件 50
Excel会自动修复，但常丢失数据。
1.手动修复方法如下：
【文件】-【打开】-【打开并修复】-【修复】-【修复到】
2.利用专业修复软件，推荐：
Recover for Excel
EasyRecover
3.另外建议设置自动保存，隔一段时间就保存，防止意外情况带来的损失：【文件】-【选项】-【Excel选项】-【保存自动回复信息时间间隔】中设置合适时间。

技巧 20 另存为 PDF文档 52
就是【另存为】啦，但是注意pdf是不可退回到excel的。

技巧 21 快速合并和拆分多个工作簿数据 53
使用Excel插件：易用宝
【易用宝】-【工作簿管理】-【合并/拆分工作簿】

技巧 22 使用 OneDrive 保存并编辑工作簿 56
先注册并下载一个Microsoft OneDrive就会啦，可保存、并实现度人协同编辑

技巧 23 快速创建在线调查表 61
登录到OneDrive，【创建】-【Excel调查】-【编辑调查】完成✅

技巧 24 检查工作簿中的私密信息 64
1.使用“文档检查器”清除私密信息：【文件】-【信息】-【检查问题】-【检查文档】-在弹出的【文档检查器】中默认进行全部检查，也可以根据需要进行选择，单击【检查】按钮即可进行检查，检查完成后显示检查结果，可按需删除。
2.在“文件属性”中删除信息：右键目标文件-【属性】-【详细信息】-【删除属性和个人信息】