每个专业人士都需要了解的15条电子邮件礼仪规则 - Zoho Mail

电子邮件礼仪介绍

美国员工平均每周花费大约四分之一的时间来筛选我们每天发送和接收的数十封电子邮件。近年来，全球活跃电子邮件用户数量跃升至 39 亿。随着员工遍布全球的企业运营以及定期聚会变得数字化，电子邮件的使用率变得更高。然而，尽管我们被困在回复按钮上，但我们中的许多人仍然不知道如何以及何时正确使用电子邮件。

以下是每个商务专业人士都需要了解的十五条基本电子邮件礼仪规则：

1. 使用直接的主题行

在许多情况下，人们纯粹根据主题行决定打开电子邮件。

强有力的主题是简短的、描述性的，并且尽可能以行动为导向。例如，“董事会会议移至 11 月 21 日星期二”比“会议日期已更改”的主题行更强。

拥有强有力的主题行的重要性怎么强调都不为过，尤其是当电子邮件用于直接营销目的时。始终选择一个主题行，让收件人知道你正在解决他们的业务问题或其他问题。

2. 使用专业的电子邮件地址

显然，删除你的电子邮件是你最不希望看到的事情。确保这种情况不会发生的最佳方法之一是避免使用无品牌或无特色的地址。

如果你代表公司，则应始终使用公司为你提供的电子邮件地址。这会立即让你看起来更加可信，并显着提高电子邮件的送达率。因此，请谨慎选择你的专业电子邮件地址。

但是，如果你使用私人电子邮件地址（无论你是自由职业者，还是只是喜欢使用它），你在选择用户名时应该非常小心。

如果你从事 B2B 营销，你的企业电子邮件地址应始终传达你的姓名，以便收件人知道邮件来自何处以及应该回复谁。

3. 应谨慎使用“全部回复”按钮

没有人喜欢打开或阅读与他们、他们的部门或他们的个人职责无关的电子邮件。

忽略不相关的电子邮件可能很困难，如果我们试图专注于其他任务，重复的警报可能会令人恼火。

避免点击“全部答复”，除非你知道列表中包含的每个人都确实需要收到答复。另外，在电子邮件中明智地使用抄送和密送，以避免对话混乱。

4. 添加专业的电子邮件签名

如果你参与营销活动，专业的电子邮件签名可以带来更高的投资回报率。向读者提供有关你或你公司的更多信息是有意义的。通常，电子邮件签名包括你的全名、职务、公司名称和联系信息。

你也可以添加一些宣传，但不要过度使用艺术品、链接、口号或引言。保持字体、字体大小和文本颜色与电子邮件的其余部分相同，以设定专业的基调。

5. 使用专业的问候语

在电子邮件礼仪方面，学习如何使用专业问候语非常重要。

使用“嘿那里”或“大家好”等随意的问候语时要小心。虽然随意、友好的问候语适用于许多类型的电子邮件，但请确保你知道你要针对的受众类型。

6. 警惕过多的感叹号

如果你有使用感叹号的习惯，请在表达热情或兴奋时小心限制它们。

有些人倾向于过度使用这个标点符号，最终在几句话中使用了几个感叹号。这可能会让作者听起来过于急切甚至不成熟。谨慎使用它们，并且仅在真正合适的时候使用它们。
 

7. 使用幽默时要小心

如果没有相应的面部表情或语气，电子邮件中使用的任何幽默都很容易在翻译中迷失。事实上，最好不要在专业电子邮件交流中使用任何形式的幽默，除非你非常了解收件人。

此外，你个人觉得有趣的事情对其他人来说可能一点也不有趣。在某些情况下，幽默甚至可能显得粗鲁或伤人，因此当有疑问时，最好将其排除在外。
 

8. 回复所有电子邮件

COVID-19 大流行后我们经历的巨大变化导致我们开展业务的方式发生了重大转变。我们的工作场所沟通正在发生巨大变化，我们如何使用电子邮件就是一个很好的例子。

回复你收到的每一封电子邮件是很困难的，但至少尝试一下是很好的电子邮件礼仪。这包括意外发送给你的电子邮件：回复不是强制性的，但始终是良好的电子邮件礼仪。

即使是简短的内容也足够了：“我知道你真的很忙，但我相信你错误地将这封电子邮件发送给我。我想让你知道，以便你可以将其发送给正确的人。”

9. 在按发送之前一定要校对

不要仅仅依赖于标准拼写检查器。你的电子邮件收件人可能会注意到错误，虽然每个人都偶尔会遇到拼写错误，但重复的错误和拼写错误可能会显得很草率。

就像自动更正一样，你不能总是信任拼写检查器。这就是为什么 Zoho 向你推荐我们的写作助理 Zia，她不仅会检查你的拼写，还会进行上下文更正。

10. 撰写邮件后添加电子邮件地址

想要避免在完成邮件输入和校对之前意外发送电子邮件吗？最好先输入你的电子邮件，然后在准备发送消息时添加收件人的电子邮件地址。

11. 仔细检查收件人地址

当你在“收件人”行中输入联系人列表中的姓名时，请尽量准确并特别注意。不幸的是，很容易选择错误的名称，这可能会让你和意外收到电子邮件的人感到尴尬。

12. 始终考虑文化差异如何影响你的沟通

电子邮件营销是覆盖广泛人群的最具成本效益的方式之一，而且易于设置。但由于文化差异，它很容易导致沟通不畅，尤其是当你的接收者看不到你的面部表情或肢体语言时。

如果可能的话，最好根据所选收件人的文化背景定制你的消息。

请记住，你可能还需要考虑时区差异，并在适当的时间发送电子邮件。

13. 保持字体简单经典

每种字体都有自己的地点和时间，但是当涉及到商务沟通时，最好保持你的字体及其相关尺寸和颜色简单而经典。

最重要的经验法则是你的消息必须易于阅读。通常最好选择 11 点或 12 点字体大小和易于阅读的无衬线字体，例如 Calibri、Helvetica 或 Arial。这可能看起来很无聊，但就颜色而言，黑色是最安全、最容易阅读的选择。尽量减少文本突出显示以及粗体、斜体和下划线的使用。这些效果可以帮助突出重要信息，但如果使用过于频繁，就会显得混乱。
 

14. 细分你的沟通

个性化通信的最佳方法之一就是首先对电子邮件列表进行细分。分段功能绝对是你使用的任何电子邮件营销工具都应该配备的功能。

对电子邮件列表进行细分可以让你更轻松地根据客户群体来定位营销活动，从而使你的邮件更加适合收件人。

15. 考虑你的语气

最后，正如幽默可能会被误解一样，如果没有从你的声音中获得的观点，你的写作语气也可能很容易被误解。因此，当你只是想直截了当时，很容易给人留下唐突的印象。

在发送之前大声朗读你的电子邮件。如果它给你留下负面或粗鲁的印象，读者肯定会这样认为。如果你想要积极的结果，请记住你的基本礼仪：说“请”和“谢谢”，并尽量不要使用过于消极或戏剧性的词语。

结论

尽管许多企业依靠多种不同的通信形式来有效协作，但电子邮件仍然是最有效和流行的通信方式之一。商业世界最近主要转向混合工作，这只会增加商业世界对电子邮件共享、组织和存储信息的依赖。事实上，由于我们每天阅读和撰写的电子邮件和文本数量巨大，我们可能更有可能犯下不必要的错误，甚至与合规性相关的错误，而这些错误可能会产生严重的职业后果。

Zoho Mail 等创新电子邮件平台提供比以往更多的特性和功能，但电子邮件礼仪的基本原则保持不变：礼貌、准确和专业。

我们希望这些提示对你有所帮助！如果你有兴趣详细了解 Zoho Mail 可以为你的企业做些什么，请查看 Mail 提供的强大协作功能，并立即注册 15 天免费试用！

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