线下活动策划组织步骤浅析

如何组织线下活动。

其实只要确定一点就行：细节。方法，即：使用第四维度空间思考方法。

第4维度空间

什么是第四维度空间？

我们现实所处的环境是三维空间，有人说我们在做梦的时候，梦境所处的就是第四维度空间。

如何用到活动策划呢？其实，就是在你的大脑中建立线下活动模型，然后对其一遍又一遍的进行演练，以一个第四位空间的人物来演练活动中的每一个细节。

从活动当天天气去考虑，比如，重庆，一个多变的天气，当降温时如何采取措施？当活动场地燥热怎么采取措施？

以电影镜头的模式在大脑中演讲活动场景：一位嘉宾从场外进来，到签到，签到时签到台物品摆放、来宾拍照，礼物赠送等；再到进入活动场地，在这个段路途中，活动气氛怎么带入，接引该如何接引？如果来宾要在这个时候上厕所，厕所又该如何指引等；再到安排座位，如果是重要嘉宾位置如何安排？一般嘉宾位置如何安排？在这之前如何培训引导员；来宾突然有不舒服又该怎么处理？是接待人员处理还是安排谁来帮忙？这个时候就好考虑到机动人员等等这也叫：过流程，但是这个流程要一遍又一遍的过，每当你过一遍的时候，在手边方一张白色A4纸，记录下场景中需要注意的点。就比如以上我举例的，你就应该记下：签到台摆设、礼物、拍照人、相机、厕所、引导员、机动人员等等，每演练一次，对你的记录进行一次优化。

规划

一场线下活动，大体可以分为四个阶段（4个步骤）：

活动策划阶段 、 活动筹备阶段  、活动执行阶段  、活动后期复盘阶段。

就以这四个阶段来简单分享，如何组织策划一场线下活动。

一：策划阶段

策划阶段主要是明白我们要做什么，以及该如何做的大方向。

首先，要明确组织这场活动的目的是什么：爱心捐款？品牌宣传？还是知识分享？还是粉丝维护？（明确活动目标）其次，活动开展的形式是什么：嘉宾分享型（要考虑嘉宾邀请）；座谈分享型（要考虑主题）、观影型（要考虑视频质量）；歌舞型（要把握节奏和带入）；吃喝型（要考虑食材、人群）；还是运动型（要考虑强度）等等。接下来，就是场地方面的要求，根据活动形式寻找符合要求的场地，场地的考虑也要根据目标来考虑，比如你要做一个知识分享活动，就不建议找吵闹鼓舞环境来开展，可以考虑工作室，咖啡吧等。

二：准备阶段

准备阶段，根据不同的活动又有不同的准备，以嘉宾分享型活动来说，目标是100人来参加活动。

嘉宾的要求，是谁邀请？如何邀请？根据嘉宾的情况，以什么形式来开展活动，以及要求嘉宾如何准备（注：嘉宾的分享一定要能掌控，不然你的宣传和嘉宾分享牛头不对马嘴，最简单的就是有一个人来对接分享内容，时刻跟进，之后获取嘉宾分享PPT或者演讲稿）。宣传方面，包括文案怎么写（主题亮点？还是嘉宾卖点？）；引导报名流程怎么引导（是用微信，还是报告工具，比如孤鹿、活动吧、QQ群）；还有最重要的是是否有人对接活动咨询，充当客服（其实每个人都可以是客服）等等。物料筹备，这里的物料就是整个活动所涉及需要的所有物料，包括但是不限制于，海报、展架、嘉宾PPT、音响效果、茶点、礼物等等。这些需要你在一次次进行第4维度空间演练时所记录下来的东西。场地方面方面，线下互动一定一定要对场地有十足的把控和掌握，有一个本能的点就是，这个场地附近最近有几个厕所，分别在哪？有多远？

三：活动执行阶段

活动执行这是检验整场互动策划和组织时刻，也是最关键时刻，在这个时刻你需要把控每一个环节，这就是考验你第4维度空间的演练熟悉程度了，筹备的越细致，出问题也就越容易应对，这才能打胜仗，就像《孙子兵法》所说的未战以先胜。大体也可以在分为三个方面：

活动开始前，活动开始中ing，活动结束时

还是那句话，只要第4维度演练的够细致，出再多问题都能应对！再此，期间更多的注意事项，根据策划的目标和预期来把控。

四：活动后期复盘阶段

活动复盘，这是很多人会忽视的，都认为活动结束了。其实不然，活动结束了，这才是刚刚开始。

预期目标达到了吗？如果没有，是什么原因？那一环节出了问题？在各个环节我们的准备充足吗？有哪些是好的？哪些是不好的？该如何优化，保证下次更好，或者是避免错误。如何在此基础上，对下一次互动做借鉴指导。

如何复盘？商业大佬柳传志曾经分享过复盘的四步骤：

第一个步骤、回顾目标：当初的目的或期望是什么；第二个步骤、评估结果：和原定目标相比有哪些亮点和不足；第三个步骤、分析原因：事情成功和失败的根本原因，包括主观和客观两方面；第四个步骤、总结经验：需要实施哪些新举措，需要继续哪些措施，需要叫停哪些项目。

运用第四维度空间，将这四个阶段做的完美，就能成功举报一场线下活动，而不会留下太多遗憾了。