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【摘要】正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。
【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照采购订单价格计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。
五、现举例说明如下(为账目清晰起见,以下事例均不考虑增值税)
标准成本价:20元/件(初始移动平均价:25元/件)
采购订单价:23元/件 发票价格:22元/件
初始库存数量:100件收货:100件 发货:120件
(一)GNB/标准成本价
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料成本差异 3×100=300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
(二)GNB/移动平均价/库存充足
收货时:
借:存货 23×100=2 300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
存货 1×100=100
(三)GNB/移动平均价/库存不足
收货时:
借:存货23×100=2 300
贷:GR/IR23×100=2 300
发货时的移动平均价为(25×100+2 300)/200=24元/件
借:成本或其他类科目24×120=2 880
贷:存货24×120=2 880
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
存货1×80=80
材料成本差异1×20=20
(四)BNG/标准成本价
收到发票校验时:
借:GR/IR 23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
材料成本差异 1×100=100
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料成本差异3×100=300
贷:GR/IR23×100=2 300
(五)BNG/移动平均价
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
收货时:
借:存货 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
贷:GR/IR23×100=2 300
每月末收货和发票校验完毕,会计人员通过执行SAP系统的事务码,可以按照系统后台配置对GR/IR科目自动进行评估结转,分别按照货到票未到或票到货未到的情况结转至应付账款暂估或在途物资。
如果考虑增值税发票,系统也可以通过配置税率及其运算参数,在发票校验过账时自动计算,并自动检查是否正确,予以提示性的警告信息,完全正确匹配后才可以过账生成会计凭证。
企业在实施ERP系统上线时,需要综合考虑本单位的采购管控需求,制订合理的配置方案,避免采购差异过大造成的未分摊或未分配过大,确保物料账运行平稳,系统运行的产品成本与实际成本趋于一致,为企业管理者提供决策支持。