用Keep替代OmniFocus作GTD时间管理

作者： markgloom / 产品观察家

We are the Droid. You Will be Assimilated. Resistance is Futile. Exterminate! The Fruit Must be Eaten!

[核心提示]OmniFocus 和 Keep 是两款设计目的不同的产品，但利用 Keep 的颜色功能也能实现 GTD 时间管理的作用。

OmniFocus 被称为 GTD 时间管理的神器，可惜除了昂贵的价格外，它只能在 Apple 的生态系统中工作。这里我们介绍使用 Google Keep 替代它的方法。

与其它时间管理的工具相比，Keep 更简单易入门，尤其是可以利用其颜色的功能来实现对各种事项的归类管理。

OmniFocus的GTD理念

OmniFocus 和 Keep 是两款设计目的不同的产品，所以替代并不是指功能上一一对应。但OmniFocus 是依照 GTD 的理念设计，所以我们探讨的是如何按照 GTD 的方法使用 Keep。

GTD 的主要原则是先将各种事项集中放在一个收件箱中。OmniFocus 的收件箱就是一个放置各种临时想起或接到的各种事项的地方，各种想到的杂事都可以往里面方。之后再从中筛选，将各种事项按照处理的时长、场景等因素分到不同的文件夹中，再对这些事项划分执行步骤。OmniFocus 的最大优势就是可以对事项进行无限层级，就像复杂的项目管理系统。

如何用Keep实现？

看到 OmniFocus 可以无限层级，就知道它可以处理多么复杂的项目。但我们使用 Keep 就可以满足多数个人时间管理的需求，主要就是通过它的颜色特点来实现 OmniFocus 的文件夹归类功能。

Keep 一共提供了八种颜色来标记，你可以自己按照需要定义每种颜色的含义，但这里我们以 Galácia 提供的选色方案为参考。

灰色：收件箱

就像 OmniFocus 的收件箱，放置那些孤立的、突发奇想的、暂时没有细分归类的以及各种临时性的事项。你也可以把各种随手记的图片、想法也放在灰色笔记中。

GTD 提倡每天检测自己的任务事项。在你自己习惯的回顾时间（想想 Any.do 的 Moment），思考灰色收件箱中哪些事项是可以归类细化的，哪些是可以在 2 分钟内立即完成的，哪些是可以留在以后参考的。

收件箱中内容是每天都必须清空的，要么移到其它颜色笔记中，要么就立即归档。

白色：立即执行

GTD 将 2 分钟作为事项的分水岭，建议 2 分钟内可以完成的任务要立即完成。白色笔记就是放置这些内容。可以是将灰色收件箱中事项移过来，也可以是接到任务后就知道 2 分钟内可以解决的事项直接创建。

这些事项可以以待办事项（to-do list）的形式放在一个笔记中，当合适的时机出现后就立即执行。笔记中的所有事项完成后立即归档。

蓝色系：复杂的项目

蓝色、绿色、 深青色（teal）是 Keep 中三个接近的颜色，用它们来标记需要 2 分钟以上时间执行的事项。它们可以分为以下三个类别，按自己的喜好选择对应的颜色吧：

• 今后某天事项：不需要立即执行的，没考虑清楚什么时候去做的，都可以放在其中。为了避免混乱，只能有一个这样的笔记，用待办事项的方式列出。

• 等待事项：这些事项不是你一个人可以控制的，需要等待其他人的合作，或某个特定的时机或条件。

• 项目：用 Keep 记录项目肯定不如 OmniFocus 强大，但每个项目一个笔记，用待办事项的功能来列出执行步骤，还是能满足基本的需求。

黄色：提醒

Keep 也有提醒功能，其实不是特别管用。如果你有什么日程安排，还是用谷歌日历更实在。但这个黄色提醒可以配合灰色的收件箱，临时放置没有放入日历的安排，或者那些需要在特定时间执行、但 2 分钟内就可以完成的事项。

橙色：其它

剩下橙色一种颜色了，按你自己的需要使用吧。可以做购物清单、阅读清单，或者辅助某些复杂、太需要多个层级细分的项目。在笔记标题中标记清楚就行了（ 见配图）。

后记

Keep 只是一个简单的便签笔记类产品，但灵活的利用颜色功能也能实现 GTD 时间管理的作用。不过和专门按 GTD 理念设计的 OmniFocus 相比，还是需要用户自己定义的成本。

但对于广大的 Android 用户而言，Keep 是替代 OmniFocus 的入门级 GTD 时间管理工具的不错选择。当然，如果今后 Keep 还能有标签的功能，才会更强大些。

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原文地址： http://www.geekpark.net/read/view/192390

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