创建并使用通讯组列表

通过outlook组的使用可以方便平时工作中的使用.

 

通讯组列表是联系人 （联系人：单位内部或外面的某个人，您可以保存关于他的多种信息，例如街道地址和电子邮件地址、电话和传真号码以及网页的 URL 等。） 的 集合。它提供了一种向一组人员发送邮件的简便方式。例如，如果您经常向营销团队发送邮件，则可以创建一个名为“营销团队”的通讯组列表并在其中包含营销团 队中所有成员的名称。向此通讯组列表发送的邮件将被送达给该通讯组列表中列出的所有收件人。您可以在邮件、任务要求、会议要求及其他通讯组列表中使用通讯 组列表。

默认情况下，通讯组列表存储在“联系人” 文件夹中。如果使用 Microsoft Exchange 帐户，则全球通讯簿 （全球通讯簿：包含您单位中所用用户、组以及通讯组列表电子邮件地址的通讯簿。管理员创建并维护该通讯簿。“全球通讯簿”还可以包含公用文件夹电子邮件地址。） 可能包含全球通讯组列表，使用该网络的所有用户都可以使用该列表。您在“联系人” 文件夹中创建的个人通讯组列表 （个人通讯组列表：您创建并作为电子邮件别名添加到“Outlook 通讯簿”中的电子邮件地址的集合。将邮件发送给通讯组列表时，邮件将发送到列表中的每个电子邮件地址。） 将仅供您自己使用，但您可以复制这些列表并将它们发送给他人，以此进行共享。

在通讯组列表中，您可以轻松地添加或删除名称，还可以打印或向他人发送通讯组列表。

您要做什么？

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• 创建通讯组列表

• 在通讯组列表中添加或删除名称

• 显示通讯组列表中的名称

• 向通讯组列表发送邮件

• 向通讯组列表的部分成员发送邮件

• 向通讯组列表的部分成员发送会议要求

• 从邮件中向“联系人”添加通讯组列表

• 打印通讯组列表

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创建通讯组列表

请执行下列操作之一：

• 通过使用通讯簿中的名称创建通讯组列表   
  1. 在“文件” 菜单上，指向“新建” ，然后单击“通讯组列表” 。
  2. 在“名称” 框中，键入一个名称。
  3. 在“通讯组列表” 选项卡上，单击“选择成员” 。
  4. 在“通讯簿” 下拉列表中，单击包含要添加到通讯组列表中的电子邮件地址的通讯簿。
  5. 在“搜索” 框中，键入要包括的名称。在下面的列表中，单击该名称，然后单击“成员” 。对于要添加到通讯组列表中的每个人，请重复此操作，然后单击“确定” 。

     如果要为通讯组列表提供较详细的说明，请在“通讯组列表” 选项卡上单击“附注” ，然后键入文本。

     通讯组列表将以您提供的名称保存在“联系人” 文件夹中。

• 通过复制电子邮件中的名称创建通讯组列表   
  1. 在要从中复制名称的电子邮件中，选择“收件人” 或“抄送” 框 （“收件人”、“抄送”和“密件抄送”按钮：邮件发送给“收件人”框中的收件人。“抄送”和“密件抄送”框中的收件人也会收到该邮件；但是，“密件抄送”框中的收件人的名称对其他收件人不可见。） 中的名称。
  2. 右键单击所选的名称，然后单击快捷菜单上的“复制” 。
  3. 单击“Office 按钮” ，然后在“新建 Outlook 项目” 下单击“通讯组列表” 。
  4. 在“通讯组列表” 选项卡上的“成员” 组中，单击“选择成员” 。
  5. 在“选择成员” 对话框底部的“成员” 框中单击右键，然后单击快捷菜单上的“粘贴” 。

      注释    要向通讯组列表中添加成员，不必先将其添加到通讯簿中。当您从原始电子邮件中进行复制和粘贴时，将包含该成员的名称和电子邮件地址。

  6. 单击“确定” 。
  7. 在“名称” 框中，键入通讯组列表的名称。
  8. 在“通讯组列表” 选项卡上的“动作” 组中，单击“保存并关闭” 。

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在通讯组列表中添加或删除名称

1. 在“联系人” 文件夹中，打开通讯组列表。

    注释    在列表视图中，通讯组列表用 标记。

2. 请执行下列一项或多项操作：
   • 添加通讯簿或联系人文件夹中的地址   
     1. 在“通讯组列表” 选项卡上，单击“选择成员” 。
     2. 在“通讯簿” 下拉列表中，单击包含要添加到通讯组列表中的电子邮件地址的通讯簿。
     3. 在“搜索” 框中，键入要包括的名称。
     4. 在“名称” 列表中，单击该名称，然后单击“成员” 。对于要添加到通讯组列表中的每个人，请重复此操作，然后单击“确定” 。

        为什么我在通讯簿中看不到“名称” 列表？

        可能是因为您在上次使用通讯簿时使用了“更多列” 搜索选项。要还原名称列表视图，请单击“搜索” 旁边的“仅名称” 。

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   • 添加不在联系人文件夹或通讯簿中的地址   
     1. 在“通讯组列表” 选项卡上，单击“新增” 。
     2. 键入该电子邮件地址的信息，然后单击“确定” 。
   • 删除名称   
     • 单击名称，然后单击“删除” 。

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显示通讯组列表中的名称

如果要在发送邮件之前检查通讯组列表中的成员，可以执行下列操作：

1. 在新邮件中，单击“收件人” 。
2. 在“通讯簿” 下拉列表中，单击包含要获取其相关信息的通讯组列表的通讯簿。
3. 在“搜索” 框中，键入通讯组列表的名称。
4. 在“名称” 列表中，右键单击通讯组列表，然后单击快捷菜单上的“属性” 。

   为什么我在通讯簿中看不到“名称” 列表？

   可能是因为您在上次使用通讯簿时使用了“更多列” 搜索选项。要还原名称列表视图，请单击“搜索” 旁边的“仅名称” 。

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 提示    要快速显示列表中的各人员的名称，可以在“收件人” 框中单击通讯组列表名称旁边的加号 (+)。在展开该列表后，可以删除部分名称，以便仅向通讯组列表的部分成员发送邮件或会议要求。列表在展开后不能再次折叠。不能展开联系人的“电子邮件” 字段中的通讯组列表。

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向通讯组列表发送邮件

1. 打开一封新邮件。
2. 单击“收件人” ，然后在“搜索” 框中键入通讯组列表的名称。
3. 在“名称” 列表中，单击该名称，单击“收件人” ，然后单击“确定” 。

   为什么我在通讯簿中看不到“名称” 列表？

   可能是因为您在上次使用通讯簿时使用了“更多列” 搜索选项。要还原名称列表视图，请单击“搜索” 旁边的“仅名称” 。

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 提示    您还可以将通讯组列表从“联系人” 拖动到邮件中。

4. 发送该邮件。

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向通讯组列表的部分成员发送邮件

1. 打开一封新邮件。
2. 单击“收件人” ，然后在“搜索” 框中键入通讯组列表的名称。
3. 在“名称” 列表中，单击该名称，单击“收件人” ，然后单击“确定” 。

   为什么我在通讯簿中看不到“名称” 列表？

   可能是因为您在上次使用通讯簿时使用了“更多列” 搜索选项。要还原名称列表视图，请单击“搜索” 旁边的“仅名称” 。

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4. 在邮件的“收件人” 框中，单击通讯组列表名称旁边的加号 (+) 以显示列表上的各个名称，然后删除不希望向其发送邮件的名称。

 注释    在展开通讯组列表后，通讯组列表名称将由列表上各个人员的名称替代。此时，您不能折叠这些名称以返回到通讯组列表名称。

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向通讯组列表的部分成员发送会议要求

1. 在新的“会议要求” 中的“调度助手” 中，单击“添加与会者” 。
2. 在“搜索” 框中，键入通讯组列表的名称。
3. 在下面的列表中，单击该名称，然后单击“必选” 。单击“确定” 。
4. 在“全部与会者” 列表中，单击通讯组列表名称旁边的加号 (+) 以显示列表上的各个名称。
5. 对于不希望向其发送会议要求的每个人员，请清除其名称旁边的复选标记。当您切换回“约会”视图后，只有未删除的名称会出现在“收件人” 框中。

 注释    在展开通讯组列表后，通讯组列表名称将由列表上各个人员的名称替代。此时，您不能折叠这些名称以返回到通讯组列表名称。

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从邮件中向“联系人”添加通讯组列表

1. 打开包含该通讯组列表的邮件。
2. 在邮件的标题中，右键单击该通讯组列表，然后单击快捷菜单上的“添加到 Outlook 联系人” 。

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打印通讯组列表

1. 单击“联系人” 。
2. 打开要打印的通讯组列表。
3. 单击“Office 按钮” ，然后单击“打印” 。
4. 选择任何其他打印选项，然后单击“确定” 。