Excel常用函数扫盲

这一篇是扫盲用的，主要讲解了几个最常用的函数IF、AND、OR、COUNT、COUNTA、COUNTIF和SUM，会用的同学就可以跳过了。以后会逐渐讲解其他函数的应用。

1. 逻辑判断

逻辑判断所用的函数不多，IF、AND、OR三个就足以应付日常工作了。

IF函数可以用来转换值，如将1和0转换为OK和NG：

=IF(A1=1,"OK","NG")

与AND和OR组合使用可以判断多个条件，如判断是否是周末：

=IF(OR(WEEKDAY(A1)=0, WEEKDAY(A1)=6),"周末","工作日")

2. 统计数量的COUNT、COUNTA、COUNTIF

COUNT和COUNTA统计对象不同，COUNTA统计所有非空单元格的数量（包括出错的单元格）， COUNT仅统计看起来像数字的单元格。

COUNTIF则可以添加搜索条件，这个特性可以用来做统计。如

=COUNTIF(F:F,"OK")     统计F列中OK的个数
=COUNTIF(F:F,"NG")     统计F列中NG的个数

3. 求和的SUM

这个函数简单得不能再简单了：

=SUM(A10:A254)         对A10～A254的范围求和

没了。别看Excel函数成百上千，常用的就这几个。充其量再加上其他几个信息函数，如求日期的DATE、YEAR、MONTH、DAY、NOW、WEEKDAY，数值计算的FLOOR、INT、MOD、ROUND，字符串操作的CHAR、LEFT、RIGHT、MID（具体使用方法参见帮助），几乎可以应付全部的日常应用。

下面举几个例子来说明这些函数的应用。

1. 测试用例。一般测试用例的表格会是这样：

	A	B	C	D	E	F
1	编号	类别	测试内容	确认内容	结果	测试时间
2	1	界面	单击新建按钮	建立新文档	OK	8/27
3	2	界面	单击保存按钮	保存文档	OK	8/27
3	2	界面	单击另存为钮	打开保存对话框	NG	8/27

那么统计OK和NG的个数就分别用

=COUNTIF(E:E,"OK")     统计OK个数
=COUNTIF(E:E,"NG")     统计NG个数

如果测试用例分成好几个工作表，那么可以在最前面加一个统计用的工作表，并用SUM求出所有用例的状况。

2. 日历。这个日历是用在项目进度管理上的，格式类似于下面这种横向的日历。

8月
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
三	四	五	六	日	一	二	三	四	五	六

可按以下格式输入：

	A	B	C	D	E	F	G
1	8/1	=A1+1	=B1+1	...	...	...	...
2	=MONTH(A1)	=IF(MONTH(B1)=MONTH(A1), "",MONTH(B1)	...	...	...	...	...
3	=DAY(A1)	=DAY(B1)	...	...	...	...	...
4	=MID("日一二三四五六",WEEKDAY(A1),1)	...	...	...	...	...	...

然后隐藏掉第一行即可。

2008-2-14更新 回答读者妮妮的问题，讲解一下VLOOKUP函数的用法。

VLOOKUP用于查找信息，更确切地说，它用来“翻译”信息。比如员工名单上有员工号和姓名的对应关系，那么给出一个员工号的列表，就可以通过VLOOKUP将其“翻译”成姓名列表。先来看个例子：

	A	B	C	D
1	排行	姓名	排行	姓名
2	1	柯镇恶	3	=VLOOKUP(C2,$A$2:$B$8,2)
3	2	朱聪	3	=VLOOKUP(C3,$A$2:$B$8,2)
4	3	韩宝驹	4	=VLOOKUP(C4,$A$2:$B$8,2)
5	4	南希仁	7	=VLOOKUP(C5,$A$2:$B$8,2)
6	5	张阿生
7	6	全金发
8	7	韩小莹

这个表的$A$2:$B$8区域为参考数据（原始对应关系），C列为需要翻译的原始数据，D列为翻译结果。具体的结果大家可以实际放到Excel里面执行一下。

VLOOKUP有三个参数，分别如下：

VLOOKUP(原始数据, 参考数据, 搜索结果在参考数据中的列位置)

Excel会在参考数据的第一列中搜索原始数据（上例中，在$A$2:$B$8的第一列即$A$2:$A$8中搜索原始数据C2），找到后，返回第三个参数——列位置所对应的数据（上例中，在$A$2:$A$8中找到与C2相等的3之后，返回3所对应的第2列——韩宝驹，这个“第2列”即为第三个参数）。

那么找不到时怎么办？其实VLOOKUP还有第四个参数，值为TRUE或FALSE，默认为TRUE。取值TRUE时，VLOOKUP会返回不大于原始数据的最小值所对应的结果，例如=VLOOKUP(2.5,$A$2:$B$8,2,TRUE)会返回“朱聪” （朱聪的“2”为不大于2.5的最大值）。取值为FALSE时，VLOOKUP会返回#N/A。

通常在处理字符串时，大多情况下希望在找不到时返回错误或空串。这时可以为VLOOKUP加上第四个参数FALSE，再用ISNA函数将#N/A转换为空串。如：

[D2]=VLOOKUP(C2,$A$2:$B$8,2,FALSE)
[D3]=IF(ISNA(D2),"",D2)