简单的工具、有效的管理――个人日程在工作记录中的用法

市场部是信息流特别大的部门，传递信息是上班时间的主要工作，其他一些重要而必须的工作，就要事先安排好占住时间，不要被信息流冲走了。
我用iOffice.net的“我的日程”记录每件在做的事情，特别是网站更新项目，伴随提醒预约功能，可以通知产品经理和销售部门我更新的项目，同时，能及时恢复到任意时刻的网站信息。

一般我是利用上下班搭乘楼巴（1个小时左右），登录公司移动OA，写和整理当天的工作日程（日程只能向后填写，不能跨天先前），IPAD自动同步到GMAIL日程，这样，无论在公司还是差旅途中，工作不会乱，重要的不会被挤掉。

——可以说，把个人日程用好，基本上管理工作记录是没问题了

也许是老生常谈：从优秀到卓越，从管理自己和团队的时间开始！

2011年终总结时候，自审了一年来时间利用的效率，有得有失。计划执行过程中，有些还是妥协了，也耽误了些时间。

转：7条常见的时间管理错误及如何避免

 

当人们尝试改善生产率更好地管理时间时，最常见的错误有哪些呢？

这里有一些我经常一次又一次地犯下的重要错误。我认为其中的有一些其实并不适用于所有的人。但我觉得他们也是我们在某个时刻或是其他时候会面临的挑战。

 

1.承担过多 你可以提高你的能力，但是不要做得过火了。在某些时刻，也许你已经承担得过多了。这样会导致压力，并且会降低效率。

 

如果你觉得自己承担了太多任务，你至少能做些树状图类似的事情来帮助你：

学会说“不”。设定边界和限制。如果你不这么做的话，就要承担人们不断给你加工作的风险，因为他们会认为你有多余的时间和能量去完成这些。

寻求帮助。就像学会说“不”一样，这个也挺难的。但是如果你被埋在工作里，需求帮助就非常重要。

整理。或许你不必做完手头上的所有工作。运用80/20原则，找出你最重要的工作是什么。考虑多花些时间在这些事情上。而在那些不太重要的工作上就不要花那么过时间了。就像是当你整理你的衣橱一样，也这样整理你的任务清单，这样能为你腾出意想不到的大块空间。

2.在开始前未将事情考虑通透而且计划好 这样做会耗费你大量的时间和精力。拿出一张纸，或者在电脑生新建一个新文档，开始考虑你将要做什么，又要怎么做。

 

在网上做些调查或者通过书自学。亦或是询问那些已经在你想要探索的领域中有所为的人。

试着找出哪里可能出现绊脚石。在开始工作之前，花一个小时计划或者花一些时间发送电子邮件或者电话提问，这样可以为你节省无数时间和减少之后工作过程中的沮丧和问题。

事情可能也不会确确实实地按照你计划地进行，但是一些知识再加上一个计划，总是要比什么也没有要好得多。

3.过分复杂化时间管理系统 你可能有一个复杂的时间管理系统。如果它对你有效，那当然最好。如果不奏效，如果在完成工作的时候，你花了大量的时间维系或是进行你的这套系统，这时候也许是时候做改变了。

 

试着整理和简化事情。把工作归为基础层面，所以你就不必花一半的时间管理你的时间系统，试着用更多的工具优化它，当你不能够保持的时候通常感觉到挫败。简化一下，这样能为你节省很多精力，也不再担心和思绪混乱了。而且你可能还会以一种更愉快的方式完成这项工作。

一个简单的时间管理系统是Leo Babauta写的《简单做事》（也有电子版本）。另外一部是Scott H Young在《7个习惯》中第六天写的一篇文章。简单的时间管理意见也可以参考Tim Ferriss的作品《每周工作4小时》。

4.忙忙碌碌而不是高效率 你怎么样度过你的一天？你用每个小时都确实做了些什么？找到答案的一个最好方法是描述你的时间确切都花去了哪儿？

 

将自己投入到低优先事项中忙碌而又得不到很多报偿是个大问题。一个保持自身工作处于正规而且将注意力集中在重要任务上的方法是每天多向自己发问。我问自己：这样有用吗？如果我发现我做的事情没有用，之后我就会转去做些有用的事情。

但是如何记得向自己问上述一样的问题呢？写下来咯。把它当成屏幕保护或者写在一张纸上，然后放在你一天都可以看得到的地方。

有时候你仍需要做无聊的和低优先的事情。当你做的时候，试着将他们串联在一起。你也同样可以串联一些重要的任务，保持你任务推动的流畅，良好表现并且在较少的时间内完成更多的事情。

5.多重任务处理且高压低产出 我相信多重任务处理对一些人很有效，但是对我来说真的不行。这样只能让我会完成很少的任务，感觉压力更大，而且还会想拖延事情。

 

如果你也是相同的感受，那么试试单一任务处理。就只是一个时间内专注于一个任务。一直做直到完成。起初这样会挺难的，但是过段时间，就像其他技能一样，它变得简单多了，你也能够快速地完成任务。

我发现在单一任务处理中有一件听有用的事情就是在一个安静的地方工作。意思就是你创造一个有较少事情会让你分心的区域，或是不会让你偏题和拖延。所以，以我自己为例，把工作场所和书桌收拾干净。我又关上了门，拔下了不需要的插头，包括电话和网络。

然后我开始安静地工作了。

也不太可能将许多干扰从你工作的时候和地点中移除。但是你自己试试去改变，看看是不是可以改善你的注意力并且让思维清晰。你可以在本文中读到更多关于静区的信息。

6.不把每件事写下来 如果你的记忆和我的一样，那么就像一个漏桶。所以把事情写下来有很多重要的原因喽。

 

你可以挽救你的主意而非把它们在你思绪的最深处搞丢。如果你不把事情写下来的话，你会忘记许多很好很伟大的想法的。

你可以将思维空出来进行基于想法的分析和创造，而不是占用思维回忆事情。你这样就会很轻松而且更清晰地考虑想法和将要去做的事情。

正如第四条里提到的错误一样，你可以用纸或者屏保程序作为提示，保持自己在工作的正轨上，远离忙忙碌碌。

7.不休息 你不能一直不停地工作。当然了，你也可以，但是如果你果真这么做了，代价就是效率的下降。在一天结束的时候，你会让自己为低优先的事情忙碌着，而不是进行和完成最重要的那部分。

 

如果你累了或者是觉得状态下降了，可能就是到了你需要休息的时候了。用几分钟吃点东西，周围走走，呼吸些新鲜空气或单单是放松都会很不一样。给自己奖励已被冰激凌或是看一段Youtube上的搞笑视频亦或是沉思---我更喜欢有指导的那一种放松--这些都是能让我们重新振奋的好方法。

如何还有何时进行休息是需要你们自己实验来找到那个保持平衡和感觉的。

一些因素在你能完成多少工作和何时你需要休息一下的问题上影响非常大，那便是你的积极性和专注度。但是最最基本的事情，比如，睡眠时间，进食数量还有体型都会对这些有着很大的不同。