XXX管理平台系统――会议管理

XXX管理平台系统会议管 理

 

关于项目中的会议管理，其实并无定数可言，与个人的爱好、管理风格、沟通能力、团队组织、项目规模、甚至公司的 IT 管理风格息息相关。

在 H公司 工作的时候，我的 department manager 喜欢把所有的员工召集起来一起进行月度会议，传达公司的规 章制度、部门的最新成果和项目分享。各个项目也有不同的会议组织方式，因为项目一般比较少，通常会发邮件邀请部门中的各位成员进行项目案例的分享；当然项 目的启动会、项目中的重要风标就是项目内部成员的封闭会议了。

在 i公司 工 作的时候，我的 program manager 喜欢把项目中 20 多位成员集中在一起，然后请项目中的重要 角色进行项目阶段汇报 ( 语言当然用英文了 ) ，项目会议时间往往要 2 个小时。我所带的子 team 有 5~8 个人，因项目本身的任务和需求比较明确，每天我都会用半小时的时间去思考和评估本项目中的进度以及所 遇到的问题，然后在第二天早上进行项目会议，会议的目的很明确，确定前个工作日的工作进展、了解其中的问题然后分配当日的工作任务，周而复始。

在本项目中，因为系统本身比较复杂，包含了系统集成和不同的子项目，团队成员又比较多，还包含很多非 现场支持成员；因此我更喜欢进行每周 3~5 人的会议，即把各个子项目经理和关键成员聚集在一起进行会议沟通，了解各子项目进展，一起评估项目中 遇到的问题，然后一起进行解决方案的探讨，并不断进行评估和修正项目进度，对于项目的具体技 术实现和技术问题，我并不参与，关于项目的进度和实现情况，由项目测 试人员进行测试。在项目会议之后各项目内部再进行项目内部会议。

这样做的好处是：减少无效的被动沟通，因为会议中大多数人可能处于被动接受状态，无法参与到决策和沟 通过程中；提高项目中各子项目经理和关键成员的积极主动性。缺点是无法了解每个成员的具体情况和工作态度。

为了避免这一点，作为必要的辅助，我会不定期的与项目组各个成员进行一对一的沟通，沟通场所会发生在 抽烟的时间、运动的时候或者偶尔聊天的时候，尽量在一种比较轻松宽松的环境中创造一种比较平等的氛围，以了解每个成员切实关心的生活问题、技术问题等等， 并给出相应的建议和必要的帮助。

全体会议通常发生在公司领导到来的时候或是 项目中重要的事情发生的时候，主要是为了传达某种任务、制度和情绪。