使用sharepoint2010 分组日历制作会议室预订系统

    近期由于会议较多，各部门之间使用会议室时间冲突频繁发生，使沟通成本明显增加。为了规范

化管理会议室资源，提高会议效率，降低沟通成本，上线一套会议室管理系统势在必行。

      现有生产环境中，拥有微软的sharepoint系统，而sharepoint 2010的分组日历功能支持用户预订会

议室和视听设备等资源。所以最先考虑使用sharepoint的内在资源预订功能。其他开源软件系统诸如

mrbs等暂不考虑，之后可以考虑部署mrbs和sharepoint两套系统对比一下。

 

配置sharepoint 资源预订的过程，大致上可以分为三步:

1.  启用日历的资源预订功能

2.  添加资源到资源列表中

3.  建立事件，即预约会议和资源

 

一、为日历启用资源预订

1. 若要使日历能够支持资源预订,必须激活sharepoint站点的"组工作列表"功能, "组工作列表"功能提供

具有额外功能的日历供小组和资源调度.

启用"组工作列表"功能的步骤如下: 

用网站管理员权限的账号登陆sharepoint站点，【网站操作】->【网站设置】->【管理网站功能】，然

后激活"组工作列表"功能，默认站点不激活此功能.详细如下:

点击"激活"，成功激活后会有"活动"标识，如下所示:

 

2.  配置日历启用资源预订

 

点击 【网站操作】->【查看所有网站内容】，如图示

 

在"列表"部分，单击"日历":

 

进入日历配置界面,切换到"日历"选项卡:

这里我先修改下日历试图，此步为可选，非必须，可根据个人习惯修改，这里我修改为周试图

 

点击【修改视图】:

选择"周":

日历视图变成如下所示(非必须):

点击"列表设置":

在常规设置部分，点击"标题、说明和导航" 链接:

按照如下配置为"是"，然后"保存"。

 

注意:

 

如果列表部分，没有"日历"列表，则点击左上角的"新建"按钮，如图示:

在"跟踪"一列选择"日历"来新建一个日历:

然后在名称部分，为日历输入名称，

是否使用此日历共享成员的日程?  设置为"是"

使用此日历进行资源预订? 设置为"是"

点击创建就完成日历的创建了,接着进行配置就可以了.

二、添加资源到资源列表

为日历开启了资源预订后，就可以配置资源了，配置资源的过程很简单,如下所述:

 

【网站操作】->【查看所有网站内容】，列表部分，点击【资源】，如下图示

切换到"项目"选项卡, 【新建项目】->【资源】

设置好资源名称和说明，保存，资源就创建好了。重复此步骤，创建多个资源。

如图示，我创建了三个资源.这样我们的会议室预订系统就可以投入使用了。

 

三、建立会议预约

 

这里以两个会议预订为例:

会议标题分别为: 预约会议01(日期:5月10日 10:00-12:00)、预约会议02(日期:5月10日 14:00-16:00);

会议室都使用: 1102主会议室;

会议预订者都是itshi;

shizhenning只受邀参加预约会议01，不参加预约会议02.

 

itshi发起会议预约:

 

登陆进入会议室预订系统,在对应的横纵坐标处或者随意空白处单击，打开预订界面:

预订界面如图示:

输入会议相关信息，保存

 

可以看到，在创建预约会议02时，会发现1102主会议室 在时间区间10:00-12:00之间为蓝色，

意味着这个时间段资源位忙状态，不可以在预订，如下图示:

 

两个会议预订完毕后，itshi登陆预定系统后，会看到如下所示的与自己相关的会议为2个:

 

而shizhenning登陆预订系统后，只能看到与自己相关的会议，为1个:

 

可见: sharepoint提供的资源预订只能显示与自己相关的预订，其他用户预订的信息在自己的登陆界面

是看不到的；同时资源的使用和预订情况，也只能在预订时查看时间区间才能看到资源使用情况.

 

可能会有人觉得预订会议的信息怎么只显示会议主题和地点呢，不能显示预订人和预订时间呢?

其实，这里是可以自定义的.也是在【修改视图】中自定义. 如下图:

在"日历栏"中，针对不同视图进行修改. 

 

比如： 我将周视图改为会议创建者，如图示，点击"确定"保存

 

回到itshi用户的会议室预订界面，可以看到预订信息由之前的会议标题"会议预订01"和"会议预订02"

都变为"itshi"了。

 

 这样，一个简单的会议室预订系统就可以正式投入使用了.