文档资产，"固定"还是"流动"？

作者： wiss72E 480C 05FD4

     前几天，有朋友诉苦：文档是企业"固定"资产，却经常随员工"流动"，令人头痛又无奈！
    说到企业资产，可能大部分人无法立即联想到电子文档。事实上，随着网络经济时代的到来，包括信息在内的无形资产已成为企业一项最重要的资本。作为企业信息的载体，电子文档忠实记录了企业各种信息活动，并代表了企业知识经验的积累。毫不夸张地说，文档是企业最重要的智力资产形式。
    现代企业信息化程度在不断提高，无论是企业的战略规划、财务报表、薪资体系、培训材料、产品资料，还是客户资料、客户方案、价格体系、往来邮件，企业的各类资料均以电子文档的形式出现。机密资料的流失对企业的影响是巨大的，甚至是致命的。但同时，电子文档较之以往的纸质文档，有着无可比拟的"携带优势"：移动硬盘、U盘，或是E-Mail、QQ、MSN，都要移动手指，在短短的几分钟内就能轻松自如地将文档资料带走。
    这样的案例不胜枚举：2002年，富士通公司内部人员泄露了日本防卫厅的机密系统设计word文档，导致公司损失近5000万美元。据事后调查，泄密是因为富士通的工程师在做设计的时候，复制了共享的设计文档，通过移动硬盘带到了公司外部。
    2003年，国内知名的电信方案提供商亚信公司，其"中国网通运营维护支撑系统"、"北京电信公众IP网络集成工程规范书"等全部word文档成了盗版商的"产品"，这些文件分别有66页、31页、13页，每个项目都价值千万元以上。
    和亚信有同样遭遇的，还有IBM、思科、英特尔、华为等国内外大型IT企业，这些公司给客户提供的整体技术解决方案及技术文档被做成光盘打包在中关村和网络上热销。相关人士表示，这些有系统的、有组织的盗版，源头不排除公司内部和合作伙伴以及某些相应客户对文件的管理不慎。
    然而遗憾的是，虽然许多企业采取了严格的制度控制，但制度对企业内部的恶意泄密无能为力。而采用技术"硬屏蔽"的方法，既不能从根本上解决问题，也会严重影响员工的自尊和工作习惯。
    越来越多的企业开始意识到文档资产流失的严重性，也开始积极寻求管理方式与技术层面的改进，甚至呼吁相关法律法规对此提供保障。希望在不久的将来，我们能够找到文档资产的"保固"之道！
    关键词：文档协同 文档资产 文档管理软件
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