【Uly】关于团队工作流程的反思

　　在经历了早期的项目阶段的这一个月，我们采用的是定期的例会、定期的团队博客写作、模版式的文档规则，以及严格的负责人审核机制。以上的这些，或多或少都是参考了前辈们各自的建议而实行的，从一些方面来说，这种严格的机制对于团队成员来说，能够起到一种规范的作用，而从另外一方面来说，也许，从最初的基本点开始，我就小看了其中的不良效果。而在此，我阅读了一些书籍和资料，在这些方面总结了一些信息：

 

　　事实上，项目团队中，人们最常被一下几种原因激怒：

1. 被认为自己是傻瓜：在被分配的职责下的工作，我应该有权限自己决定如何以最佳的方式完成，而非要听任其他人指手划脚，除非我自己发出请求，或者我被证明能力不足以完成这项任务。
2. 不被信任：在我职责范围内所做的决策，都被要求无止尽的汇报。
3. 浪费我的时间：团队工作的方式要求我们要无止尽的重复各种与我的职责无关的又不重要的事情。
4. 随意的应付：应该有人引导着我向着正确的成果为目标努力
5. 要我听或去做一些蠢事：要我去听一个人说，或者去做一些和我工作无关紧要且亦不重要的事情，越是逼迫我去做那些无关且次要的事情，我就越没有生产力。

　　无论如何，或多或少，你都能从上述几条中找到一两条适合自己的状态的，然而，上述的原因，就真的像说的那样振振有辞吗？实际上，人们厌恶工作流程是源于对任何将其所做的事系统化的恐惧，而实际上，这种恐惧，是没有根据的，因为，流程是人设定的，而流程设定的意义在于，使用这些流程来提高团队工作的效率，事实上，和看上去不同的是，一个聪明的流程设计者，应该能够让团队工作的流程能够有益于众人，且能够是众人在这个流程中良好的协作，从中受益。

　　一个良好的流程，应该能够从让团队有效率的工作和让团队有别于其他团队的交际中产生，一个有良好的流程应该满足一下几点：

1. 能加速事情的进展
2. 能预防问题
3. 能让重要行动可见、可测量
4. 包含修改或取消此流程的流程
5. 受影响的人会认同

 

会议：

　　会议的成本是高昂的，只有那些能够宣布决策和想法，并改变会后人们的行为的会议才是有价值的。典型的项目会议由三种：

• 高度互动的讨论：对焦点的问题的集中式讨论
• 报告或一般讨论：有人要进行主题发言，需要人们理解问题，目标是获得高层次的反馈或者分享知识
• 状态和项目查看：总结项目和整个团队的状态，

　　以上三种会议并无优劣之分，关键的问题在于，采用哪种会议是否与你的目标一致？

 

　　周期性会议的问题：在这些会议的价值已经消失后仍然持续下去。

　　一个好规则是所谓的机动性周期会议，会议仍然是周期性的安排，但是在会前，所有与会者要求查收会议议程，如果没有议程，就不开会。

 

　　实际上，当第一次阅读到这篇文章的时候，我还是不得不惊讶于我们所做的那么多能够惹人厌恶，浪费时间的事情。但是，当仔细思考的时候，我发现，面对这我们团队的特定情况，也有一些不得不采用的“烂招”，其实，就我们团队目前而言，存在的问题是，团队人员分处两地，沟通不良，因而，必须采取一套能够保持信息在团队中流畅传递的机制，所以，强制性的博客写作，以及定期的团队会议，就成为了最初被考虑的方案，而另一方面，反思我们这一个多月的活动，其实我们也有很多地方必须要改进了，在采用“成果、困难、创新”式的状态查看部分，我们虽然把焦点集中在了上周工作的总结上，然而，这里面也由于作为主持人的我没有能够很好的把握这个时间，而使得这个繁琐而糟糕的部分，变成了冗长的一段时间。而真正对于我们来说，会议重要的一部分――焦点问题讨论，却被打乱式的插入了会议的进程之中，结果，整个会议变成了冗长的状态查看会议。

　　在团队工作流程上，我们必须要能够处理两个方面的问题，第一：如何保持团队内信息的有效传递？第二：如何让团队的工作可追踪，可查阅？至少，目前我们使用的文档模板式管理还是符合项目初期的状态的，但是目前，我们也处于一个极易偏离的状态：要写某份文档，而非某份文档要写的原因是在于我们的活动需要由这份文档来指导。所以，对于我一直强调的是，调查策划应该言简意赅，能够让活动的执行可以使用文档来指导，而非像学生会的活动文档一样的撰写了大篇幅连故事都算不上的黑色方块。