Javelin 非常实用的企业电子文档管理系统

Javelin 企业电子文档管理系统 EDM

简述
    自全球化以来随着企业 竞争加剧，用户的个性 化需求越来越多，我们 从原先的以产品为中心 的模式，逐渐转变为以 客户为中心。也就是说 企业需要去满足用户不 断变化的个性化、多元 化的消费需求。这样企 业就必须具备快速、持 续创新的研发能力。( 我们需要 电子文档管理系统 EDM)
    而要做到快速，可以持 续的研发能力必须先对 企业内原有的产品数据 进行整理与归类管理。 这样我们才能对历史数 据进行最大的利用，才 能做到快速设计与创新 设计。（只有文档管理 系统 EDM 才能实现我们的需求）

目前企业存在的普遍现 象如下：
   a) 电子文档放散存 在各个用户的个人电脑 中（查找困难）
   b) 计算机的普及软件技术 （CAD等）的运用， 产生大量的电子文档
   c) 各文档容易形成 数据“孤岛”（数据相 关性差）
   d) 电子文档的修改方便性 ，使得文档版本的随意 增加（更改混乱，版本 混乱）
   e) 传统管理模式不适合电 子文档的管理（安全性 存在问题）

系统特点
 将分散在各部门、各工 程师机器中零散存储的 文件集成到本系统，进 行 统一管理
 系统中提供完善的权限 及日志管理，保证了文 档的完全性
 提供按部门、产品、项 目、生成日期、文件名 、编制者和版本号等途 径的快速查找
 系统提供流程管理、更 改管理及版本管理保证 数据的正确性
 项目论坛及项目权限设 置，解决项目内的沟通 与协同
 可以将归档文档以产品 或项目等方式备份到光 盘并建立索引
 系统采用B/S结构， 体现了先进性

电子文档管理系统 EDM 说明
 实施周期
       企业文档管理软件简单 易用，经过一个详细培 训，用户都能熟练掌握 。周期：为一周

 适用用户
       企事业单位对电子文档 管理系统有要求的企业

 功能模块

 

运行环境
服务器：
    Winows 2000/2003 Server
    SQLServer 2000/2005
    .NET 环境（NetFram eWork）
客户端：
    IE 6.0

功能介绍
组织机构及用户的维护
   可以进行用户及组织机 构的创建及相关权限的 设置

系统维护
1）视图设置
    视图是文档的组织方式 ，恒创文档管理系统j avelin支持多种 文档组织方式。
        部门视图 / 产品视图 / 项目视图等

    部门视图：就是按照部 门来组织文档

    产品视图：就是按产品 的装配层次关系来组织 文档

    项目视图：就是按项目 方式来组织文档

    系统对文档的组织是多 样性的
2）文件类型设置
    文档有不同种类的划分 ，我们可以定义好用户 的文档类型，在文件上 传是可以快速来设置。
3）文件备份
    文件备份是一个非常重 要的工作，文档存储到 系统后，其实会在服务 器存储大量企业定版的 数据文件，这些文件对 用户来说是非常重要的 。系统提供了一个非常 方便的备份功能，可以 为某个产品或某一个项 目将已经存在的文件， 导出到光盘上，并为这 些文件自动创建索引。
4）存储空间设置
   我们允许用户在 设置存储空间的时候， 可以临时来变化；
5）论坛权限设置文件 编制者转移
    文档编制者系统默认为 文件的上传者，而这个 人对该文件具有 Owner 的修改权限。但这个人 若离职后，我们就需要 将该设置改变，将编制 者转到另外一个继认者 身上。
6）查看日志
    可以通过查看日志，了 解系统中各个使用者的 一些基本操作过程。可 以提供系统的安全性

7)）管理员笔记
    为系统管理员提供了一 个可以记录本系统维护 的一些相关事务，便要 以后查询。

文档上传
 审批文件上传

  
 

审批文件：审批文件上 传需要审批认证，审批 流程为由编制者设定， 当审批流程通过后，文 件才会放入相关的视图 下。
审批文件的审批阶段： 审批、会签、批准、发 放四个阶段。其中第四 个阶段是自选的，其它 为必选。
审批文件的视图：产品 视图、部门视图、国际 标准

文件上传后，相关的审 批人员会收到相关的审 核任务
该上传的文件，只有经 过全部的审批同意后， 才能成为企业级的文档 。这样别的用户才能查 找到。有权力的用户才 能进行下载利用。

文档定版的过程图
     

文档查找、下载与修改
 文件的查找修改

  

这个查找界面，非常类 似windows的查 找界面。应该比较容易 让使用者掌握。
找到的文件有权限的可 以进行下载。
若是文件的编制者，可 以进行版本的更换等操 作

大概界面如下：

 
文件版本的修改

版本变更的处理过程
 

操作者：文件的编制者
文件的状态：定版文件
功能：文件版本的修改 与文件的种类有关系。
1）项目文件：项目文 件可以直接由文件编制 者上传新版本的文件， 上传新版本文件时默认 的属性与老版本文件一 样，但也允许上传者进 行修改，并将新上传的 文件为当前版本，将老 文件设为历史版本。
2）审批文件：审批文 件需要编制者设定文件 修改审批流程，审批流 程通过后通文件记上修 改记号，文件处于修改 中状态。由修改文件的 编制者上传新版本的文 件，新版本的文件上传 ，并通过审核后（与审 批文件上传审批流程一 样）将新上传的文件为 当前版本，将旧文件为 历史版本。

任务管理
1）任务签收
    所有的审批申请清单都 会列出，处理者可以对 这些审批进行处理。一 个文档只有全部的审批 都通过后，才能定版

 

2）签收任务的消息提 醒
    文件管理的任务与Ac tiveMessag e集成，做到只要开着 ActiveMess age就能即时的收到 来自文档管理系统的文 件上传通知或任务通知 。用户登录文档管理系 统的首页上中就有显示 当前任务数，点击进入 我的任务的任务签收页 面或者点击菜单我的任 务到任务签收页。选择 要签收的文件就可以写 处理意见并对文件进行 同意或不同意的处理。

 

3）草稿箱
    项目文件和审批文件上 传时可以直接上传或先 放入草搞箱。以便以后 修改上传。
4）我的申请
    我的申请主要是为了对 自己的一些申请情况进 行方便的查看。

5）可以修改的文件
    审批文件版本修改申请 通过后，发送到编制者 的我的任务->可以修 改的文件中，通知编制 者上传新的版本。

6）正在处理中的修改 文件
    列出修改版本文件申请 流程未开始或正在处理 中的文件。

7）未通过上传的文件
    列出审批文件上传申请 未通过的文件。

8）未通过修改的文件
    列出修改版本申请未通 过的文件。

9）任务授权
    在一段时间里某人不能 处理些系统的任务时， 可以将这段时间内的任 务转交给其它人来处理

总体来说，Javel in 可以提供企业一个非常 实用的文档管理平台， 实现对已有知识的整理 与利用