文档管理系统解决方案

在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中，一般存在大量的工程与技术文档，人工管理及检索这些文档工作量非常大，极大地影响了工作效率；同时由于某些文件通常存在多个版本，如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问题。

为了解决上述问题，必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征：

• 适用于工程与技术文档的全部生命周期，即从创建文件到评审、批准、进入受控状态，在经历管理、修改、再修改等过程。
• 必须支持网络，支持大型团队协同使用。
• 具备自动化办公的功能，如电子邮件、支持公文等。

软件概述

传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。

由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。

本软件是基于C/S结构的局域网软件系统，以微软的Windows为运行平台，使用了微软的Exchange Server 2000的Active Directory目录服务，与Windows操作系统高效结合，提高了系统的稳定性与易用性，具体表现在以下几个方面：

• 本软件的邮件服务器使用Exchange Server 2000；
• 本软件的邮件客户端使用了Exchange Server的客户端软件Outlook；
• 本软件的用户管理使用了Exchange Server的Active Directory目录服务的用户管理部分，使软件用户与Active Directory用户结合；
• 本软件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客户端软件Outlook为信息通道，实现了公告、通知提示的实时、快捷性。

软件功能（模块）

• 文档生成模块
  包括文档建立、审批流程、批准、进入受控状态，本模块保存文档建立整个过程信息，例如流程、审批意见等。
• 文档管理模块
  包括分类保存、查询、报表、修改、保存修改过程信息。文档管理是文件的受控过程。
• 电子通知
  电子通知借助电子邮件功能向指定人员发送特定信息，并能跟踪信息的流向以及反馈信息。发送者可以看到通知接收人是否看过该通知。
• 电子公告
  向全体人员发送特定信息，但不要求有反馈信息。
• 电子邮件
  电子邮件是信息传送的通道，同时有利于办公自动化更好的实现。
• 文件服务器模块
  文件服务器是一个具有客户端与服务器端的软件模块，它具备分布式网络文件系统的功能，同时还具有自动增量备份的功能。文件服务器的服务器端软件运行在文件服务器计算机上，文件服务器的客户端模块嵌入到文档管理系统的客户端软件中。
• 数据库服务器
  数据库服务器保存处理系统信息。
• 流程定制模块
  用于定制、管理文件生成流程。增加以下模块：技术状态管理模块、网络会议
• 用户管理器
  分级用户管理，管理用户的信息，定义用户的权限。
• 上下文管理器
  管理本系统所应用的上下文信息，例如当前用户信息，用户的状态、应用程序的状态等。上下文管理器是各个模块间信息流通的通道。
• 通行证管理器
  根据当前用户的信息及权限定义检查操作是否可进行，防止非法用户入侵系统。

成功案例介绍

背景情况
航天工程对科研管理的规范性要求极高，工程技术文档的更改控制比较严格，在人工操作的状态下会耗费大量的人力和物力且很难保证工程技术文档在技术人员手中的版本的一致性，影响工作效率的提高。

业务实施的过程
空间中心《工程管理自动化信息系统》是瑞软文档管理系统的一个典型应用。空间中心作为航天科学的研究机构，每年都会产生很多工程文档与公文，过去整个研发系统各个研究室计算机未能全部连网，各种文档有专门的人进行管理，耗费了大量人力，且纸印文件必须提供文件柜来存储，很浪费空间。通过使用《工程管理自动化信息系统》，大大改善了科研环境。

系统网络图

系统功能图