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一个文档管理系统是否好用，不是简单数据安全、界面好看以及功能强大，还要考虑它的使用群体，对于中小型企业和个人而言，系统的安装和维护也将会是非常重要的因素。一个系统的安装和维护是否简单，主要是看系统对于第三方软件（系统、服务）的依赖程度，以及是否具备日常维护功能。对于文件管理系统而言，最难实现的功能主要是关于文件管理（包括文件节点和电子书内容管理）、历史版本管理、Office文件编辑和预览、全文搜索