Microsoft Teams全生命周期会议-04如何提高会议体验

初看这篇文章的标题可能会觉得很诧异：召开Teams会议不是在线会议吗？结合前面几篇文章进行各种优化和资源准备不就能很好的开一场会议吗？同时在开会准备这方面微软也很人性化帮我们设计了两个场景：

在团队中一键开会MeetingUp功能即可实现

预约Teams会议到点点击加入即可

在确定这篇文章标题的时候我是很纠结的，如上所述如何召开Team会议已经描述的非常详细了，无非就是立即开会和预约型会议，但我认为开会前不止有前面3篇文章中提到的会前网络准备，确定会议类型，准备会议室资源还有最重要的一点：预约！在整个开会过程中预约与通知是占了非常大的比重，所以我想来想去还是将此文标题定为：如何提高Teams会议体验。

移动办公或工位临时讨论则可直接跳过本文，使用以上两种方法随时随地召开Teams会议体验棒棒哒，这篇文章针对的还是会议室级别的正式会议，这里借用华为任总的一句话：会议室即作战室！从会议室输出的每一个结果都是一项军令！但是纵观现有的各大企业开会前（无论是Offline还是Online会议）总是会存在：会议室争夺大战！华为也不例外，不过很有幸从2016年底我就参与到华为全球标准化会议室改造项目前期试点，并在2018年我司与华为直接签订了全球超1W间会议室的标准化改造合同。有点扯远了，不过我想表达的是会议室标准化，在前面的文章中我已经提到了开会过程中的两块屏：显示屏+桌面控制屏，那么我今天就借助Teams会议系列博客为大家介绍第三款屏：会议室门口状态屏

小伙伴肯定就会有疑问了：这不是分享Teams开会前的预约部分，分享如何提高Teams会议体验的吗？怎么扯到会议室标准化以及三块屏上去了？试想一下这样的场景：

你的老板正在出差，而你和你的团队这个月的工作以及下个月的计划需要跟老板汇报，这时候使用Teams进行远程会议在工位上已经不太现实毕竟涉及太多部门隐私内容，那么此时你需要打开Outlook然后去预订一间带有Teams Rooms设备的会议室（回想一下上一篇文章有介绍哦），当你预约好了会议室正准备带领所有部门同事去该会议室开会的时候你可能会遇到以下几种情况：

有人在会议室里面办公------而你就不得不将别人劝离，最终导致开会时间后延；

上一场会议还没有开完------而你就只能在会议室门口等着，最终导致开会时间后延；

开会开到一半有人敲门进来要用会议室------而你又要和别人争抢会议室，导致开会体验极差；

老板临时有事需要延后半小时开会------而你因为没有去会议室占座被别人把会议室占用又要去争抢会议室，导致开会体验极差；

以上只是列举了个别案例，在我们平时工作中我相信不止才这么一点状况发生吧！那么还是上面的场景，设想以下是以下的开会体验是不是感觉更好：

打开Outlook\微信小程序\APP\传统的其他预约平台（如OA）去预约一个带有Teams Rooms的Teams在线会议，预约完成后会议室门口挂了一个日程状态显示屏会同步显示谁什么时候预约了多长时间的会议，会议室里面Teams Rooms设备上也显示出了相同的日程信息，而预约人会收到解锁会议室的随机PIN码（或者所有参与者到会议室门口屏进行刷工卡\扫二维码\人脸识别，上一篇文章的小彩蛋在这里能找到哦），解锁会议室之后进入会议室一键入会，并且此时门口屏幕的灯带自动变成红色来告诉其他人这间会议室里面正在开会，需要延长或提前结束会议时间（在允许范围内）在门口屏或微信小程序中简单操作即可将会议时间同步到门口屏上。开完会后门口屏幕自动变成绿色以表示会议室有空。

这就是我们所推崇的标准化会议室，也是华为全球会议室标准化方案。甚至可以在会议室天花板上加装红外传感器来实时监测会议室中是否有人并将状态通过门口屏的灯来告诉给所有人，此类适合于洽谈室。

文字描述的有点多，我给大家分享一张拓扑图一看就明白：

关于门口屏也可以分享一些图片给大家：

这套系统（UC Space）是由我司自行研发，作为Office365的增值应用，也就是说如果您目前使用Office365，那么可以使用我们的UC Space来管理公司里面的物理会议室，再结合我上一篇文字分享的Teams Rooms会议室资源来实现标准化会议室。当然统计分析也是必须有的，不然会议室管理部门怎么知道会议室资源够不够，后期应当扩建哪些类型会议室呢？

案例场景分享

在微软北上广MTC里面我们也有放哦（已与微软门禁系统集成）

当然如果不是使用Office365，也没关系相信您从上面的案例已经看出来咱们可以实现100%定制化！不为别的只有一个目的：会议室标准化，更高效能的产出，更好的开会体验！