本文由视频公开课《PMP®备考宝典——PMBOK®框架下的PMP®备考策略及方法分享》(点击观看录播视频)课件整理而来,将以一个PMP考试学员及助教的视角,结合学员案例给大家分享实用的PMP备考策略及方法,助你快速高效取得PMP认证。
0 科学划分备考阶段
我们将PMP备考作为一个项目进行管理,参照PMBOK我们将整个过程划分为启动、计划、执行、监控、收尾5个过程组,请看示意图。
请注意我的表述——示意图。很多同学随着学习或应用的深入对PMBOK五大过程组、十大知识领域、49个管理过程的划分会感到很疑惑,发现很多内容是你中有我,我中有你,藕断丝连。其实,这再正常不过。PMBOK对于过程组、知识领域或者管理过程的定义或划分只不过是围绕主题的一种知识架构方式,是为了方便讨论和学习。我总结为:一二三四五,入门不辛苦。TIPS:五大过程组的理论基础是著名的“计划—实施—检查—行动”循环,也称为“戴明环” 。
所以很多PMP考试参考书或培训课程中都会反复强调:过程组、知识领域或者管理过程间不是简单的线性有序连接,而是嵌套、往复、甚至是循环。而PMBOK中的整合管理,无疑是这一精髓的最好体现。
同时,PMBOK也一直强调要根据实际情况因地制宜的、有针对性的对项目过程组、知识领域进行裁切,甚至包括对于裁剪工具的裁剪。在学习应用PMBOK时,当你体会、意识到这一点时,恭喜你,开始“神形兼备”了。此所谓:外化于形,先入门;内化于心,终有神。
1启动-先立一个flag
启动阶段其实我们只做一件事,什么事呢?定目标,也就是Target。用现在比较流行的说法就是:立一个flag!通俗的讲,定目标就是要完成或达到什么?
那么如何科学的确定呢?这种就要应用到SMART原则。也就是说,科学的目标应该是综合考虑相关因素,在限定时间内可达到、可衡量并且内容是具体的。
那我们PMP备考项目的科学目标是什么呢?比如:2019年12月,一次PASS。
我们衡量的标准是量化的,一次通过,因为一次把事情做对成本最低。与之对应,就要求我们通过200小时左右的学习并且模拟考试的分数要在130以上。为此,你要去协调、处理与该目标相关的内外部关系。所以,能否通过,肯定还是取决于你是否有决心。
2计划-凡事豫则立,不豫则废
光有目标还是不行滴,怎么才能达成呢?这就需要通过计划来进一步分解目标,丰富内容,为我们提供行动路径,让我们知道如何去达成目标。
凡事豫则立,不豫则废。这句话我相信大家并不会陌生,说的是做任何事情,事前有计划和准备就可能成功,否则就会失败。这充分说明计划对于最终目标达成的重要性。
计划的制定有一些小的技巧,我总结为“四要”。
1要“实事求是”
每个人都是这个世界的only one,小到我们每天的生活作息、大到个人的成长经历更别说认知模式,也就是说每个人备考PMP这个项目的事业环境因素和组织过程资产是千差万别的。因此,唯有实事求是才能认识、接受这个世界,甚至接受自己,只有这样才能定制适合自己的可以落实的计划。
2要“渐近明细”
主要体现在计划内容的层次上。通过重要的里程碑事件来划分主要阶段,再根据时间区间和阶段内容细化“先紧后松”的分解任务至每天。大家注意,“先紧后松”可以为项目建立应急储备,也就为后续调整留有余地。
3要“跟踪调整”
我们经常说计划赶不上变化!这一方面说明变化无处不在,另一方面也说明计划相对于变化是滞后的。怎么办?计划与变化同步调整就行了啊。通过监督执行的情况并与计划比对及时动态调整计划内容,这样计划就和变化同步了。
4要“劳逸结合”
学习从来不是一件轻松的事儿,因此个人不建议熬夜看书,毕竟这有违自然规律。同时,每次持续学习的时间不宜超过一个半小时并适当娱乐,比如玩一玩有体力或时间限制的小游戏。劳逸结合,方能事半功倍。
3执行-按部就班,锲而不舍
有了计划我们就有了达成目标的路径,接下来就需要我们“脚踏实地”、“按部就班”的执行了。
PMP考试内容虽然会因为教材或考纲更新而发生变化,但它仍然遵循所有考试“万变不离其宗”这一基本原则,而PMP考试这个“宗”当然就是官方教材——PMBOK了。因此我们想要顺利通过PMP,最高效也是最基本的方法当然就是围绕PMBOK的内容,偱序渐进的进行学习。
首先,构建框架——听视频不求甚解,鸟瞰全局,建立总体框架。
可以1.5倍或2倍听王安老师的视频课程2-3遍,这个阶段可以不求甚解,主要熟悉PMBOK术语,对PMBOK知识体系有一个模糊的认识就可以了。
接下来是添砖加瓦——分章学习扣字眼,锱铢必较,丰富知识细节。
结合汪博士同步、对照分章学习,理解记忆五大过程组、十大知识领域、49个活动的输入、工具方法、输出。本阶段可谓“遍地开花”,内容繁多、容易混淆,应特别注重知识脉络的梳理和归纳总结,以便加深记忆。根据个人情况,建议通读2-3遍。
然后,装修清洁——用模考量化考核,复盘思辩,扫清认知盲点。
PMP试题多为场景题,强调基础知识与场景的结合和综合应用,这意味着使用“题海战术”,也就是我们常说的“刷题”这一方法就想通过PMP考试也就几乎不可能了。不建议要一遍PMBOK教材都未学习的情况下直接闯关模考,因为那样做模考成绩80%会重创你学习的积极性和信心。所以,请以临考心态认真对待每一次模拟考试。模考,可以量化考核你当前的学习成果,更是一种“查漏”的有效手段。你可以通过对错题的复盘学习持续改进、提升,从而有针对性的“补缺”。
最后,喜提PMP——冲刺树必过信心,不畏浮云,通过考试认证。
通过前三个阶段的学习,成绩基本已比较稳定,如果四模、五模分数能在130以上通过PMP考试应该不会有问题。当然,如果你想以5A成绩PASS,那模考分数当然越高越好。只是个人觉得,5A,是实力加运气的结果。因此,冲刺阶段就不要因群中讨论或刷题时偶发错误率过高而“患得患失”。当前阶段,调整好心态,保持适度紧张,PMP证书正在向你招手。
整个备考阶段,正常情况下你都是“七上八下”、很忐忑。无论是从学习曲线还是从情绪心理来说都再正常不过。所以,过程中放手去做——JUST DO IT,按计划去落实,那么结果肯定不差。当然,我们也要注重学习的方式和方法。比如,“把书读薄”的方式也是“八仙过海,各显神通”:
比如:稳扎稳打、同步跟进的学习笔记
或用不同颜色来勾画、突出重点内容或分类标识
框架性、系统性的知识梳理,推荐使用思维导图
这些都是常用的很好的方法,但个人强烈推荐使用“撕书大法”,主要有“三式”。
第一式——分册装订常在手,方便携带易吸收。
将PMBOK的PDF以“A4小册子”打印,然后用裁刀一分为二,每章或每100页装订为一册。这除了可以解决官方版PMBOK纸质教材太大、太厚不方便携带的问题外,还有一个好处:可以让你更有学习的获得感。怎么讲?扛着PMBOK开始每天学习时,你是不是感觉都要从第一页开始?学70页,总体进度虽然已有10%,但对厚重PMBOK而言,你是不是总感觉有点“沧海一粟”?而分册就可以解决这些问题。当然,还是推荐大家购买一本官方版PMBOK纸质教材,可以作为一本工具书,“温故而知新”。
第二式——吹响错题集结号,细嚼慢咽好提高。
每模考一次,将模拟考试错题对应知识点页数从分册中撕下重新装订,集结成了我个人的错题知识集,方便复盘和巩固提高。
第三式——消化教材练内功,体系框架在心中。
终极阶段,完全“扔掉”教材,因为对于PMBOK体系框架已了然于胸,甚至能在PMBOK中快速检索、定位试题相关知识点,你就是一“行走的PMBOK”。
大家可以看到,“撕书大法”贯穿了整个学习过程,自始至终。同时,他其实也是前面介绍多种方法的整合应用。条条大路通罗马,适合自己的才是最好的。
4监控-动态跟踪,适时调整
各个执行阶段进度如何?质量怎么样?哪些方面可以改进?如何改进?这些问题都只有伴随执行进行定期或不定期的监控来解答。
监控是计划执行的重要一环,通过将进度与计划进行对照而暴露存在的偏差,并进一步分析原因从而找到补救的措施或方法,在此基础上适时动态调整后续计划内容,从而为进度或整体提升提供路径。
首先是计划提醒。只有思想上重视,行动上才能落实。因此,建议大家使用手机或微信日程等技术手段将每日学习计划、里程碑事件时间节点、考试倒计时等每天定时提醒两次,明确计划基准,营造必要的紧张度和紧迫感。
其次是对进度跟踪,跟踪的目的只有一个——找到偏差。可以使用EXCEL每天记录并通过公式对照每天、每周、每月计划自动生成完成情况,以便及时发现偏差。
接下来当然就是原因分析了,无论是对于造成进度偏差的原因或是质量偏差(错太多,正确率太低)的原因都要思想上都要严肃对待,只有抽丝剥茧、自我解剖,才有改进或提升的可能性。进度落后,是每天学习时间不够,还是学习方法需要改进?成绩不理想,那就根据错题解析中的PMBOK页码累积统计错题知识点分布,让自己做到心中有数,从而有的放矢,各个击破。
最后,当然还是执行。不执行,不落实,等于〇。
这样提升的路径自然就有了,我们要做的就是不停的去迭代,也就是重复路径就行了。
TIPS提升的路径不可能一马平川。结合本阶段的心理特征,我特地给出以下提示:
首先,要增加每个阶段的获得感。每个人都是厌恶失去的,所以不要去看还剩多少,而是直接用已完成也就是挣得进度来度量进度完成的情况,可以把每页教材换算成人民币。比如PMP考试综合成本7000左右,分摊到PMBOK每页教材,每页也就10块。进而得到挣得值,看着越来越大的数字,你是不是感觉信心倍增,获得感爆棚啊。
其次,引入奖惩机制。可以根据你的个人喜好来设置奖惩措施。比如可以将一定数量的挣得值用于兑换食物(一顿火锅?)或娱乐项目(看场电影)。当然,如果滞后也要有相应惩罚(比如一天不准玩手机)。从而建立正向激励,实现良性循环。
最后如果你自控力差自律性不强,不妨引入外部监督。恳请室友、男或女朋友、爱人来监督检查和执行奖惩措施。
5收尾-新的征程,扬帆起航
项目是一临时性的活动,我们的PMP备考这个项目当然也不例外。考试结束也意味着项目进入了收尾阶段,除了关注查询成绩外,建议大家将自己的备考过程进行梳理、组织过程资产,总结经验教训。
如果可能,通过网络等方式分享、传播。不但可以帮助别人,还能提升自己的理论认识,可谓“利己利人”。
同时,PMP备考的结束也意识着你已是一个PMP,你将依仗PMBOK框架踏上新的征程,可以将PMBOK综合运用到你所能及的工作、生活、学习中的方方面面。万物皆项目,进无止境,精进不止。
最后,希望本课程能对你的PMP备考有所帮助。本课程虽然只是PMBOK框架在PMP备考这一场景的一个具体应用,事实上它适用常见的认证考试。