如何有效地沟沟沟沟沟沟沟通……｜红杉汇内参

原文：
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[ 编者按 ] 一切管理问题，其实都是沟通问题。
因为我们不是中世纪的工匠，可以一个人孤独地打磨艺术品。现代企业管理需要的是大规模协作，信息的传递需要高保真、高效率，还要保持双向。这真是一件令人头疼的事。它不仅是情商的问题，甚至是高情商的人也可能在不知不觉中犯下某些失误——在委婉的表达中反而让主要信息变得模糊不清。可谨记以下原则：
● 领导者时时刻刻都在传递信息。
● 无论使用何种媒介，你所发送的任何信息几乎都会被立即曲解。
● 如何防止信息被稀释呢？只能一遍又一遍地不断重复。
● 只说好事并不是好事，要敢于说出坏消息。
● 沉默本身就是一种信息，且人们会自动填补沉默带来的空白并向他人转述。
● 办公桌是降低沟通效率的一大障碍。
● 不要使用“三明治技巧”来传达批评意见。
● 如果沟通局限于工作任务，你很难建立起同事友谊。每期监测和精编中文视野之外的全球高价值情报，为你提供先人一步洞察机会的新鲜资讯，为你提供升级思维方式的深度内容。

如何有效沟通？

作者 /Joseph Gefroh

编译 / 洪杉

为何这么多受过良好教育、才能出众的人会忽视沟通？原因很简单：领导们没察觉到当前的沟通不畅，所以便认为自己的团队没有沟通问题。领导者所处的地位使他们不仅能看到公司的长期愿景和高层运作，还能清楚地看见公司的其他方面。然而，他们忘记了这种全面视角是来自于自己所处的地位，其他人并没有这种有利视角。看见的越多，看不见的也越多，这一颇具讽刺性的盲点便是他们所处的地位所造成的。想想看，你是否曾听过这种说法：领导与团队“脱节”，不知道“实际情况”，或是“痴心妄想”。其实这是许多团队和组织中都存在的问题。问题是如何发生的？领导者不是故意不了解团队的内部工作情况，只是在不知不觉与团队脱节。对于此类盲点，只有真正积极主动的领导者才能有所识别并加以避免。

理解沟通的真谛

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领导者时时刻刻都在传递信息。领导者总是受人关注。你说的每一句话，你与他人的每一次互动，你做的每一个面部表情，都将被人仔细观察，并在脑海中重演。人们会观察领导者的反应——赞成或不赞成——然后根据这些反应调整自己的行为。你需要认识到这一情况，确保传递出你想要传递的信息，因为在他人眼中，你时时刻刻都在传递信息。你可通过在日常沟通方式中稍显差异来强调特定的消息。例如，如果你平日总是轻声细语，有一天却生气大叫，人们肯定会记住。行为不一、反复无常的领导者则会传递出不一致的信息，平添不必要的摩擦和混乱。沉稳持重的领导者则通过每个动作传递出一致的消息，以此强化自己的团队共识，只在极少数情况下一反常态，着重强调某一点信息。

你传达的信息会很快被曲解

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无论使用何种媒介，你所发送的任何信息几乎都会被立即曲解。因为这个过程受到太多因素的干扰，如你的语调、对方的心情、你使用的词汇、你的面部表情、肢体语言、你与对方的过往等等。这还只是与一个人沟通，想想每天有千千万万的人与他人沟通千千万万次。当你表达的信息在公司中传递时，各种因素将导致它变得模糊不清，直到它变得不同于你原本表达的意图或信息。就像多人参与的传声筒游戏一样。因此，理解并接受信息被稀释的过程至关重要。

避免信息被稀释

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如何防止信息被稀释呢？****只能一遍又一遍地不断重复。这是提高信噪比最有效的方法。人们每天都会收到很多信息，想想任何一个工作日中的所有电子邮件、聊天消息、广告、面对面聊天便可知道。信息太多，人们无法集中注意力，便会将信息遗忘在日常忙碌中。唯一能被人们注意到的信息便是他们认为重要的信息，即不可忽视的信息。不断重复信息的领导者就像扬声器一般，暗示着人们他的信息值得留意。人们需要被提醒。如果他们看到一条消息一次又一次地出现，他们便会注意到它。换言之，他们更有可能记住重复的消息。重复消息可能看起来是过度沟通，但它有助于澄清情况、减少错误的理解。

创造出一些令人难忘的词句和团队“梗”

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起初，这些短语或许看起来像是笨拙或虚伪的陈词滥调，但很快你会发现，它们变成了团队的口头禅和指导原则。这些短语将被你的团队和其他人接纳，并成为他们的常用语。由此，他人开始重复，自然而然地进一步强化了信息。

使用多种媒介

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如果你与他人当面讨论了某一事情，记得补发一份邮件给他，并在邮件中重述同样的信息。发送邮件后，再请他们重复自己对信息的理解，如要求他们向他人进行重述或解释。如果信息不一致，你便有机会澄清误解。

信息须明确

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误解往往起源于消息接受者的理解与发送者的想法不同。当信息不完整时，人们会根据自己的理解、经验和偏见来填补空白。由于每个人都不同，这种不一致的理解便非常容易导致信息被错误传达。通过使用精确的词汇和语言，便可避免这种情况发生。所以，信息须明确。笼统的语言有太多解读和误解的空间。例如，针对一个糟糕的采购决定，不要只简单地说它是个“差劲的决定”，而应当说“决定购买这个是不明智的，因为这并不符合我们当前的预算”。第一个说法会让人对糟糕的原因浮想联翩，而第二个说法则具体说明了原因，且避免了他人在将来继续犯同样的错误。

只说好事并不是好事

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要敢于说出坏消息。有时候，由于你将表达的信息会让他人失望，所以你感到难以启齿。软弱的领导者会对这些问题避而不谈，希望能不了了之。他们担心任何一丁点消极的思维和想法都会伤害团队，所以极力避免这种问题。他们往往不会直接说出坏消息，而是试图成为大家的开心果，对负面信息轻描淡写，最终都无法坦率直言。这是不对的：问题不会因为你不解决它而消失。相反，有时候你能做的最积极的事情就是直接说出负面问题。

沉默非金

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沉默本身就是一种信息，且人们会自动填补沉默带来的空白并向他人转述，由此便会导致沟通不畅。我相信你也曾散播未经证实的传言，想知道潜在的变化可能是什么——是裁员？或是重组？而这些传言会损害组织的效率。当详细而明确的信息缺失，就必然会发生无效的沟通。想要阻止传言，禁止人们谈论传言是没用的，只能尽快正视并解决人们正在议论的问题。记得重复地明确传达你想传达的信息，如果出现问题，一定要在传言四起之前尽快解决。时间拖得越久，沟通越有可能更无效。

别做三明治

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人们常用一种名为“三明治技巧”的方法来传达管理层和他人提出的批评意见。即先说正面反馈信息，然后传达负面反馈，最后以一些正面反馈结尾。这一做法的目的是减弱负面反馈带来的打击，让负面信息更容易被接受。千万不要这样做。自相矛盾的说法会被人误解，因为它分散了信息接受者的注意力，使他们不能集中关注原本想要传达的信息。许多人在被解雇时感到非常吃惊，除非他们早就知道自己表现不佳。问题就出在经验不足的管理者身上。他们常用“三明治技巧”来告知员工的不良表现，因此，员工以为不是大问题的问题却成了压死骆驼的最后一根稻草。在这种情况下，人们只会关注正面的消息，因为他们认为在正面反馈面前，负面反馈并不重要。三明治技巧还滥用了人的记忆规律，因为人总是更容易记住接收到的第一条信息和最近接收到的信息。消极反馈被放在中间，则会让人从心理上很难记住，因为人的大脑天生如此。因此，要直接一致地传递出详细明确的信息，不要做三明治。

克服沟通障碍

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即使你认为你与某人关系要好，但碍于你的权威，他所说的观点总会有所保留。与领导者沟通本来就十分困难，所以不要人为地让沟通变得更难。通过以下几个方法，你能减缓与你交流的人所感到的冲突。设立开放政策。在公开和私下场合告诉大家，你希望人们接近你并主动提出一些反馈，或去你的办公室和你聊天。认识到开放政策的不足。出于各种原因，如害羞、忙碌，很多人根本就不会主动找你。所以除了开放政策外，还要安排一个特定的时间来听听别人的想法和意见。在推动沟通上，你千万不可消极应付，开放政策只是你最低限度能做到的事情罢了。去除物理障碍。在员工愿意走进你的办公室之后，办公桌是降低沟通效率的第二大障碍。一般典型的办公室都是这样布局的：中央摆着一张桌子，靠门一侧放着一把客用椅子。这种布局在你和对方之间制造了一个真实存在的物理障碍，且桌上的其他物件——通常是显示器——还会进一步强化这个障碍。因此你需要打破这个障碍。将你的桌子靠墙摆放，下次进你办公室的人便可坐在你面前与你沟通。同时，记得把咖啡杯放在一旁。走出办公室。人们一般将他人的办公室视为对方领土，心理上不愿跨过门框这个分界点，仿佛就像进了虎穴一样。在办公室内，主人拥有明显的权威，沟通就像隔了一层透明的玻璃，只能勉强进行。因此，你不太可能在办公室内与他人有效沟通。如何解决这一问题呢？只能是走出办公室，去对方的办公室谈话，或者与他们一起喝咖啡、吃午饭。直接与对方沟通。如果你想听某人的观点，直接明确地去问他们本人就好。可以定期通过不同的方式询问，如当面聊天或邮件等。每个人使用每个沟通媒介都有一个舒适度，找到对他来说最好的舒适度即可。建立亲密关系。当与你沟通的人感到舒适、安全时，你更容易收到诚实的反馈和可靠的信息。如果你们的沟通局限于工作任务，你很难建立起这种安全感和同事友谊。通过和同事寒暄、询问他们的工作进展，或是他们在周末干了什么，和他们建立友谊，甚至不是自己部门的同事都可以。避免各自为政。现在有这样一种情况：许多小组以隐私、安全或其它因素的名义，开始各自为政，隔绝他人的关注和联系。在很多情况下，这样做是有充分理由的，然而，这样容易形成一个具有排他性的小圈子或发展成一个小型王国。渐渐地，这些小团体开始独立运作，造成沟通不畅，使得高效运作的组织更难传达准确的信息。有效沟通纵然难以实现，但绝非不可能实现。领导者通过稍微改变自己的行为和整个环境，便可逐渐形成巨大的影响力。