让流程管理表格更好用

今天拿到一个流程管理的excel表格，第一反应就是——为什么不用 worktile?worktile可以管理每一个功能点，只需要建立流程分组：比如产品，设计，开发，产品完成的任务拖入设计的文件夹，设计 完成后把任务拖入开发文件夹，十分直观 。

但使用什么工具，是由团队决定的，我们使用的是SVN，也是很经典的一款版本控制器，所以依然要靠经典万能的excel来管理产品进度，我拿到的表格非常可怕。当然每个团队都有自己 的 工作方式，还有无数新产品可以尝试，但excel依然被许多小团队用作任务流程管理的主要工具，因此更好的优化表格，让每个使用的人都能高效直观的提取信息，是很有必有的。

如上图，这个表格真正的流程控制项只有“设计状态”“原型确认”“开发状态”三列，也就是图中带颜色的后面三列，其他都是需求的类型来源等等。

当我拿到这个表格时，我无从下手，说说他的问题。

1.直观感觉混乱，色彩丰富 却没有提示作用

2.既然是工作流程的表格，没有实现流程感，或者跟踪流程定位流程的目的，五个区块代表什么没有说明 ，他们的关系没有说明，是前后顺序的关系？还是并行内容展示的关系？

3.具体来看彩色区块内的文字，我们提炼出“评估结果”“设计状态”“原型确认”“开发状态”是一环紧扣一环的关系，也就是必须按照顺序进行，但是下面的状态 却让人头晕目眩“需要用户确认功能界面”“完成”“待确认”等等，在颜色的干扰下，很难找到自己需要做的任务。

我在很困难的提取自己的任务之前，我出于一个设计师的本能，开始不由自主地着手修改这个表格：

1.对于无意义的颜色，我询问了项目经理，他说颜色是希望不同角色的人可以通过颜色找到自己的“列”，但这个目的实现了吗？显然没有，因为流程阶段的名字首先就会让人失去方向感。

评估结果：这是需要技术来评估，新提出的需求是否需要功能设计，界面设计，还是可以在已有界面基础上调整开发

设计状态：我们的项目特殊，产品和设计由同一个人，同步进行

原型确认：这个就不是很专业的生活发，意义是让甲方确认功能和界面（我们是乙方，所以确认是很重要的环节）

开发状态：这个就容易理解了，不多说。

不同的团队可以给自己的表格起些更容易理解的名字，一定代表不同角色的使命（产品设计，UI设计，前端开发，后端开发等等通俗易懂的名字）

2.颜色怎么使用，有两种方法

第一种，就是去掉所有颜色，表格中只保留两种颜色：任务正在进行的颜色，和任务完全完成上线的颜色

两色标注示例

如图 示例，第一眼 看到的黄色，说明 正处于 UI设计状态，绿色的完成 ，标注了第一条内容被完成 的状态，一目了然

第二种，职能颜色使用。如果项目每个职能都有多人负责，可以给每个人一个颜色，一目了然每个职能的任务比例 和完成情况

职能颜色使用

这个表格中有四个颜色，张三-淡黄，李四-中黄，李大仁-淡蓝，李明-浅蓝。同样的只能用同一色系，和方法一的原则一样，首先职能和颜色对应，人数多可以在色系中做变化，但建议颜色明暗要明显，不然会起到反效果。

这个图可以直观的看出张三有一个设计任务，李四有一个设计任务，李大仁有一个前端任务，李明有两个前端任务，非常直观，进度，负责人，比例，都一目了然。

这是颜色的使用，比这个表格看起来还是有点复杂，还有没有更简练的显示方式？看第三点

3.更精简的任务状态

第一个混乱的表格中，无论任务处在什么状态，开始或者没开始，都显示了一个状态——“待开始”“进行中”“完成”等等，密密麻麻的文字真的可以起到好效果吗?本着少就是多的原则，其实完全可以去掉文字状态——点亮即进行！

最精炼方式

这是上一张图的简化版，可以看到我们一样可以看到第二第三条任务再由张三和李四在做设计，第四条任务再由李大仁做前端开发。

点亮即进行 的意思就是：任务流转到哪个职能，哪个职能便点亮，点亮的颜色对应人员。如果我是张三，我只需要打开表格，过滤掉所有淡黄色以外的内容，锁定这一条任务，当我完成以后，我就点亮下一个人，把自己改成白色，十分方便轻松。

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这种任务管理 方式的优点是灵活，高效，适合由多个职能组成的小团队。

缺点是它不是专业的流程管理软件，由人手动改动总会有一定的失误，而且不适合规模较大的团队，如果使用一个表格的人超过几十个，一定达不到任何高效的效果。

仅供参考，谢谢阅读。