《搞定I》读书笔记

（短期内不会更新，等结完婚再回来填坑）

---

分类

这是一本实用型的书籍。

---

简述

通过GTD管理系统，对生活、工作上的所有事务进行有效管理，以提高工作效率和生活质量。

---

大纲

Xmind文件下载
PDF文件下载

---

基本的问题

本书在说什么？

能大幅提高工作效率的一套系统和工具——GTD系统。

具体说了些什么？

为什么要高效的工作？

需求的增加：“知识工作”没有明确的界定，导致交流沟通方面的工作量增加；随着市场经济的不断变化，为了适应市场的发展，各类机构内部的工作职责在不断的变化，同时专业人士具有了更强的独立性和自由度。
资源的匮乏：旧模式只是针对部分事务的管理，无法满足现有的需求，同时缺少一套系统和工具（能从大局着眼、小处入入手、有机结合的，管理多个层面，容易坚持下来，易于维护，化繁为简的）。
资源与需求的矛盾：匮乏的资源和日益增加的需求之间的矛盾，让我在繁忙的工作中难以集中精力处理当前的工作，导致工作效率的下降，而工作效率的下降又导致大量的工作的积压……如此的恶性循环让我们总觉得工作上有做不完的事情，而由此产生消极的情绪，也即是常说的“拖延症”——反正做不完，那就以后再说。

怎样才能保证高效的工作？

达到“心如止水”的境界，作者通过空手道黑带高手出手前一瞬间的心理状态来形容这种状态，即面对再多的工作也能将其抛在一边而集中精力面对眼前的事务，但又不能将这些工作完全抛在脑后彻底遗忘掉，我们还需要在适当的时候回忆起这些工作。本书宗旨就是为了让我们能达到这样一种境界。
但是，因为没有明确认定预期结果和确定下一步行动，并将其纳入一个稳定可靠的系统中，这些事务总是萦绕在我们心头。同时，一般人选择将这些事务放在自己的大脑中，但我们的大脑并不总是那么管用，大量事务的积压让其总是出现这样那样的问题。所以我们总是无法有效的处理内心地各种承诺，反而被大量的无法被有效处理的内心承诺所占据。

如何有效的处理内心的承诺？

将任何未完成的事情（材料）都置于工作篮内，随后明确“材料”的工作内容和采取的行动。当最终的行动方案确定后，就将其纳入一个管理体系中。

什么是“材料”？

任何进入你的精神世界或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。

采用什么样的管理系统？

纵向管理

收集（Collect）：

1. 收集一切“未尽事宜”。

• 控制收集工具的数量。
• 定期清空

处理（Process）：

1. 组织整理的对象是具体的“下一步行动”。

• 无用的垃圾就扔掉。
• 日后处理的放入“将来/也许”清单或备忘录。
• 需要一系列行动（超过2步以上）的就是项目，纳入“项目”清单。
• 指派他人的行动纳入“等待”清单。
• 需要指定时间完成的纳入日程表。
• 需要尽快完成的纳入“下一步行动”清单

关于日程表的注意事项

你的日程表上只标注3种情况：

• 需要在指定时间执行的行动。
• 需要在指定日期执行的行动。
• 需要在指定日期获取的信息。

组织整理（Organize）：

1. 项目辅助资料按照主题、题目或项目名称组织整理起来（建议保存在视线之外的地方）。

• 下一步行动必须是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。
• 需要酝酿的资料（无须立即投入行动，但仍希望保存这些材料）纳入“将来/也许”清单（可在主清单下再设立几个子清单）或备忘录。
• 参考资料（并不要求采取任何行动，但都具有重要价值的信息）按照特定主题或领域分类储存。
• 一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常成为整个系统的最大瓶颈。

什么是一般性参考资料归档系统？

是将资料保存在粗手可及的地方，用于收集那些没有指定类别的信息。

回顾（Review）：

1. 回顾的主要内容：项目清单、日程表（最频繁）、“下一步行动”清单、“等待处理”清单。

• 每周定期进行回顾（彻底、清楚、实时、完整）。

行动（Do）：

1）确定某一时刻具体行动的四标准法（情境、时间、精力、重要性）
2）评估每日工作的三分类法（执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作）
3）总体检视工作的六层次法（人生、3_{5年的展望、1}2年的目标、责任范围、当前的项目/目标、目前的行动）

横向管理

针对每个具体的主题或项目进行思考（自然式计划模式）。

什么是“项目”？

任何一个需要多步骤才能完成的任务。

定义目标和原则：

1. 有助于界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动力、阐明重点、拓宽选择。

• 思考“什么样的行为可能会损害我正在进行的工作？我怎样才能防止这类情况的发生？”

展望结果：

1. 超前预想工作情况；

• 想象“大获成功”的景象；
• 捕捉预想中有助于成功的各种特点、各个方面和各种品质。

头脑风暴/集思广益：

1. 不判断、不质疑、不评估、不批判

• 追求数量、不求质量
• 把分析组织工作位于次要的地位

组织整理：

1. 明确事件的重要组成部分；

• 根据构成因素、先后顺序、重要程度、足够详细的描述进行整理分类。

明确下一步行动：

1. 针对当前这项工作每一个进程中的环节，确定下一步行动；

• 如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案；
• 总能找到唯一的“下一步行动”，而这个行动正是其他行动的关键条件。
• 根据工作的六个层次，“向上”思考，让事务更加清楚；“向下”思考，确定是否采取更多的行动。

怎样实现这样的管理体系？

准备工作：确定时间、空间和工具

时间：

安排出两天的空闲时间，不受任何事务的打扰。

空间：

一个独立的工作区（书桌）和若干工作篮，同时准备一个移动工作区（因成书年代的问题，作者在此处提议的是PDA，但就现在的情况来看，最好的选择应该是一部智能手）。

工具：

基本的管理工具

• 资料存放托盘（至少3个）

• 一叠白纸
• 一只钢笔
• 即时贴
• 回形针
• 活页夹
• 订书机和订书钉
• 透明胶带
• 橡皮筋
• 自动打签机
• 若干文件夹
• 一个日程表
• 废纸篓

构建归档系统的关键要素：

• 伸手可及

• 字母（拼音）排序
• 足够多的空文件夹
• 抽屉中的资料少于3/4
• 不使用悬挂文件夹
• 至少一年整理一次

收集阶段：归拢材料

外在的收集工作

不用动的东西

• 日用品

• 参考资料
• 装饰品
• 办公设备

可能遇到的问题

• 收集内容过多，工作篮不够用。

  • 如果某个东西放不到工作篮中，那么就把信息写到白纸上，作为替代物放到工作篮中。

  • 工作篮的容量不够，就把这些资料堆在工作篮周围好了，或者干脆放在旁边的地板上。
  • 如果某些物品你一眼就能分辨出是无用的垃圾，立刻扔掉好了。

• 偏离到清理和整理的环节中。

除非有足够的时间，否则立刻中止这种状况，把打扫的愿望当成一个需要完成的任务，写在纸条上放入工作篮。

• 碰到以前收集和整理过的东西。

当作需要处理的东西，放在工作篮里。

• 碰上一些紧急的事情。

确认这些事是否必须在完成系统的启动工作前解决掉。

收集的流程

• 办公桌

• 办公桌的抽屉
• 柜子、台子的表面
• 柜子、台子的内部
• 地板、墙壁和书架
• 设备、家具和房间设施
• 其他地方

内在的收集工作

收集原则

• 只重数量

这些事情的出现往往带有很强的随意性，没有任何特定的次序可依。

• 立刻记录

一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。

“引子”清单

作者在此罗列了关于内在收集工作的“引子”清单，因为内容繁多，在此就不一一罗列了。

处理阶段：清空工作篮

要达到的最终结果

• 丢弃不再需要的一切

• 完成所有不用2分钟就能完成的事务
• 把可以委托他人处理的事情委派出去
• 为所有需要2分钟以上时间的行动注明提示信息
• 根据获取的信息，明确目前较为重要的工作和任务

指导方法

• 从工作篮的“最上面”开始

• 一次只处理一件事情
• 从工作篮中拿出的事情不要再放回去。

关键问题：

“下一步行动”必须是可执行的具体行动

组织整理：建立好清单

清单的基本类型

“项目”清单

• 使用一张清单是最佳选择
• 可根据实际情况建立子清单

项目的辅助资料归档系统

• 不要作为项目提示信息
• 记录对项目的想法

日程表

• 提醒自己落实某个项目。
• 可能想要参加的活动。
• 提醒自己做出决定。

“下一步行动”清单

• 根据完成该行动需要的工具、地点、人员分类
• 根据行动的情境进行分类
• 常见的分类方式

• 电话

• 电脑
• 外出事宜
• 在办公室时
• 在家时
• 议事日程（按人员或者会议分类）
• 阅读/回顾（按其内容分类）

“等待”清单

• 需要由别人完成的行动提示信息

参考资料归档系统

• 除非是明确属于某一特定类别，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。
• 建立某种程度的统一标准（图书馆/档案馆式的归档系统）。

“将来/也许”清单

• 来源于富有创造性的想象力
• 来源于目前正在执行的项目清单
• 处于“参考资料”和“将来/也许”的交叉区域。

提示信息的管理

• 原始的提示信息在经过处理之后就没有用了
• 纸质提示信息的管理

• 某些事物本身就是其工作的最佳提示。

• 特殊的工作性质、信息的输入方式等可能会让其他形式的纸质资料也成为有效的行动提示。
  -考虑后勤方面的问题。

• 电子邮件类提示信息

• 其本身就是最好的行动信息。

• 为那些“需要超过2分钟的行动”的邮件建立一个单独的文件夹。

• 清空电子邮件收件箱。

• 把所有信息置于视线之内，同时确认所有提示信息都已经妥善保管。

“核查”清单

• 做到对项目和行动心中有数。
• 规划工作和责任范畴内的关键性区域
• 情况越异常，控制力越应加强
• 作者在书中提供的他自己的“核查”清单

• 个人主张

• 工作责任范畴
• 旅行核查清单
• 每周回顾
• 培训计划的组成要素
• 客户
• 会议核查清单
• 焦点区域
• 生活/工作中的关键人物
• 组织结构图
• 个人发展

检查回顾：保障系统的有效运行

（待补充）

执行阶段：选择最合适的行动

（待补充）

学会控制项目

（待补充）

执行GTD管理体系时有哪些注意事项？

养成收集的习惯

（待补充）

确定“下一步行动”

（待补充）

学会关注结果

（待补充）

作者说的这些有道理吗？

（待补充）

这些东西跟对我有什么用？

（待补充）