化工贸易行业的客户信用及应收账款管理解决方案

化工贸易行业的客户信用及应收账款管理解决方案

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1. 项目概述

1.1 项目目标

目前某大型化工企业拥有先进的ERP内部管理系统(SAP)。其客户、订单及应收账款管理在SAP中操作。但对信用管理而言，还主要以Notes，电子邮件，传真，Excel等Windows系统作为操作主体。由于各种信息未能实现有机整合，使得信用部门在进行信用审批和应收账款管理时，需要在多界面进行切换，无法对客户的多种相关信息进行全面的考虑；且由于手工操作，不但使效率低下，且准确性得不到保障。

本项目的主要目的是以某大型化工企业信用管理部门对系统的特殊需求为出发点，依托某大型化工企业现有的系统和流程，在客户关系信用功能的基础上加以一定的有针对性的二次开发，和某大型化工企业目前的SAP系统进行对接和数据交换，以实现在客户管理信用模块中实现信用管理的绝大部分操作。为信用管理等有关部门提供一个一体化的信用及应收账款解决方案。

1.2 项目范围

根据我们双方前期的需求讨论，本项目的范围包括指定的某大型化工企业股份公司下属的五个事业部（橡胶，化实，冶金，化工，物流），但不包括外地其它业务模块的各子公司：
(1) 根据某大型化工企业各业务部门市场的特定需求完善相关的信用及应收账款管理体系；
(2) 双方确认业务流程设计及系统功能设计；
(3) 整合有关信息资源，便于客户管理；
(4) 按照客户类型和产品线建立有效的信用评估体系；
(5) 实施安装客户管理信用模块，并与ERP连接，使之满足某大型化工企业信用管理的特殊需求，特别是可以在客户管理信用模块内完成订单信用审批，替代原有在ERP中的审批动作；
(6) 负责与产品实施相关数据的导入；
(7) 客户可自己在系统内自定义有关工作和审批流程及设定多组织架构情况下的逐级审批权限；
(8) 客户管理信用模块与ERP的接口可以做到正常无误的取数；
(9) 客户管理信用模块可满足某大型化工企业现有信用管理的全程监控功能，同时可查询到所有流程的信息，包括新客户申请、资信调查申请、归档、反馈销售、信用申请、信用评估、特殊订单审批、信用授信
(10) 客户管理信用模块为某大型化工企业设置的组织架构模式为公司－事业总部－事业部－利润中心－业务员－客户－订单
(11) 报表功能：为某大型化工企业设置的报表包括DSO报表、授信逾期报表、授信占用周（月季年）报表、授信占用跟踪表（每日自动导入数据库）、（授信发生总量报表、同比环比的报表（内容包括之前几大报表内的信息））、委托查询报表（信用报告）、授信客户明细列表、账龄表
(12) 培训相关人员,使新制度及系统得到充分而正确的执行
(13) 提供客户客户管理信用模块操作使用手册
(14) 实施监控和后续跟踪服务

其它相关内容将根据双方前期或项目实施过程中的沟通进行调整,本项目以最终满足某大型化工企业对信用管理的全面需求为目标。

2．客户管理信用模块功能介绍

信用评估功能:

2.1强大的客户资料数据库：可以与贵公司所用的ERP系统连接，实现信息共享。此外客户管理信用模块还可以保存以下信息以形成对每个客户完整的档案管理。

• 记录过往的交易记录、付款记录、账龄信息
• 与ERP系统一致的独一无二的客户编码
• 客户的财务报告和信用报告,并自动生成各种比率用作信用评估
• 与客户的往来信函及收款记录
• 过往的合同及订单
• 客户的营业执照复印件和税务登记证等文件
• 客户信息变更记录
• 其它有必要的客户信息
• 营业执照到期或年检到期日前自动提醒功能,以督促客户提供更新后的营业执照复印件
• 关联公司管理,避免潜在风险

2.2科学而高效的信用评估功能：您可以根据客户类型或交易方式等设计多套信用评分卡。销售人员可以在线填写信用申请表,然后系统将根据预设的审批流程自动评估客户并流转给相关审批人进行审批

• 系统自动将账龄信息等的有关付款信息换算成可量化的信用评估指标
• 科学而统一的信用评估方法将风险降至最低，并使整个公司的信用评估流程和原则保持高度一致
• 自动记录历史评估结果，客观跟踪客户的信用变化趋势
• 自动计算给客户的建议信用额度，并可不同的销售淡旺季节设定不同的信用额度及帐期
• 自动提醒信用额度余额—避免影响下订单和发货
• 系统可以帮助您分析客户的实际表现与评分结果，进而调整评分卡因素和权重
• 自动产生信函通知客户的信用额度和期限
• 根据审批权限自动流转,确保公司政策得到严格执行
• 及时将审批结果通知有关申请人,并可查询审批状态

2.3严格执行内部审批流程: 将有关的信用审核,坏帐申请,发货审核等流程输入系统,自动严格执行,使公司运作高效统一,避免产生内控风险.

• 自动将有关申请提交给相关的审批人
• 审批结果可及时通知申请人
• 审批人可基于科学的分析作出合理的决策

2.4 特殊订单审批功能: 对特殊订单或项目类订单可进行个性化管理,确保规避风险且抓住潜在交易机会.

• 对超过信用额度等特殊订单进行特殊审核,并执行相关审批流程,以确定该订单是否可以执行,避免潜在风险
• 与ERP系统实现无缝连接，实时察看审批被锁订单
• 申请人在线提交客户信息,并在系统内自动存储执行情况,为今后的信用评估作参考
• 系统自动生存客户有关的历史数据，包括每月的应收账款余额，超期应收账款的百分比，每月的应收账款周转天数（DSO），销售额等信息为决策者提供强有力的支持
• 根据审批的结果决定是否可以发货

应收账款管理功能:

2.5应收账款自动跟踪提醒功能：您可以将贵公司的收款制度和流程导入客户管理信用模块，由客户管理信用模块自动执行收款政策。确保所有客户和发票都被及时跟踪，避免产生逾期应收账款。

• 提醒收款人员每天该采取的所有收款行动,避免遗漏到期应收账款
• 实时记录并更新收款人员收款行动
• 自动发送催款函件 – 可以预先设计好不同口气的对账单、提示信、催款函和停货函等,根据客户的付款情况系统可自动发传真或电子邮件给客户
• 记录过往的收款信息 – 系统会自动记录过去收款人员对客户的评论,客户的态度,及每张发票的跟进状况等,以利于安排后面的行动计划
• 确保公司的收款制度得到高效一致的执行

2.6 应收账款争议跟踪及解决功能：争议是造成逾期应收账款的主要原因，若不能及时发现潜在争议并解决不但将造成账款无法及时回收而且会影响公司形象和客户关系。

• 及时发现争议 – 收款人员在收款过程中发现客户存在任何争议时,可在系统内标识有关发票和原因
• 争议解决 – 系统将自动通知电子邮件或手机短信的方式将有关的争议详情通知给相应的争议解决人员,由其负责在规定的时间内尽快解决争议
• 总结分析有关超期应收账款产生的原因，并及时改进相关流程,避免产生类似问题,进而改善公司内部管理

2.7坏账管理:

• 在线提交坏账申请,并自动执行有关内部审批流程,确保对坏帐进行严格管理
• 亦可对坏账产生的原因进行归类分析
• 诉讼管理－在线提交内部诉讼申请，并跟踪诉讼进度，成本费用等信息

2.8强大的报表生成及分析功能：可以灵活地设计多种信用及应收账款分析报告，通过深入的分析发现并解决潜在问题，规避风险。

• 方便快捷地生成账龄表、对账单状态等报表
• 综合分析不同风险等级客户的特征，以支持销售部门明确市场导向，包括企业性质、规模、行业及产品线等
• 分析逾期应收账款的原因，并改进相关流程
• 分析各业务部门和业务人员的应收账款业绩，可作为有关人员业绩考核的重要指标

项目实施后的信用及应收账款管理流程示意图: