文档、文案与知识管理文章

本文为文档排版与文案设计（20160331）讲座讲义。
致谢声明： 本教程中LaTeX部分参考了LaTeX Notes (2nd)和thulib-latex-talk相关内容，在此向原作者表示感谢 :)
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排版软件概述

Word

• 图形化界面
  • 所见即所得（What you see is what you get）
• 日常办公、学习中应用广泛

LaTeX

• 编译型排版系统
• TeX
  • Donald E. Knuth, 1978
  • TeX 3.14159265
• LaTeX
  • Leslie Lamport

Word/LaTeX 对比

Microsoft® Word	LaTeX
字处理工具	专业排版软件
容易上手，简单直观	门槛稍高，上手后容易
所见即所得	所想即所得
高级功能不易掌握	进阶难，但一般用不到
处理长文档需要丰富经验	和短文档处理基本无异
同时关注内容和格式	仅关注内容即可
公式排版差强人意	尤其擅长公式排版
二进制格式	文本文件+编译
付费商业许可	自由免费试用

Word的使用

Word基础操作

• 基本设置、自定义选项卡
  • 标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏
  • Ribbon界面（固定/悬浮）
  • 选项卡可以定制，但一般不太需要
  • 键盘/鼠标快捷操作（如全选、行选、矩形框选择）
  • 复制、粘贴（各种粘贴模式）
• 视图模式
  • 页面视图、大纲视图（显示文章真正的内容，去掉格式的影响）
  • 阅读视图（个人喜好）
  • 拆分视图功能很常用（需要同时阅读文档的两个不同部分）
• 导航、搜索、查找与替换
  • 建议打开导航窗格（新版本的Word把简单的搜索也加入导航窗格）
  • 搜索、查找、替换（重视高级功能，如正则匹配，加快效率）
• 段落、段落设置
  • 排版中段的概念（新起一行 != 新的一段）
  • 段落缩进的概念
  • 硬回车(Enter)与软回车(Shift+Enter)
  • 区分：段落缩进 & TAB & 空格（大纲视图里查看区别）
  • 有些设置是段落意义上的，比如缩进、行间距等（段落选项卡）
• 项目符号与编号
  • 不同级别的项目内部是依靠缩进实现的
  • 可以设置缩进间距等参数（右键——调整列表缩进）
  • 项目的自动编号（与样式配合使用）
• 页面版式、布局
  • 可以调节页边距、横版竖版、分栏等
  • 如何局部分栏（配合分节查看结果）
• 分页与分节
  • 分页是物理意义上的，分节是排版意义上的
  • 分页：软分页、硬分页（Ctrl+Enter）
  • 分节：有些概念是针对节的，节是Word管理不同章节结构的重要机制
  • 以页码为例介绍分节，如何设置不同的页码格式

Word图表使用

Word里的图形

• 简单图形绘制（插入——形状，复杂组合图案注意“新建绘图画布”）
• SmartArt（简单版本的Visio）
• 不要再用Word的艺术字了，真的很丑。。。
• 插入外源图片
• 图片的简单处理
  • 压缩！裁剪、简单扣除背景（可替代简单的PS操作）
  • 区分：背景白/无背景
• 辅助软件
  • PowerPoint、Visio、Photoshop
• 矢量图与点阵图

Word里的表格

• 表格样式、对齐
• 绘图，注意区分
  • 区分：无边框/白色边框/擦除边框
• 重复标题行（属性）、从文字新建表格（快捷）
• Excel——实现更为复杂的功能
• 表格的巧用——文字对齐（做封面等）

Word图表使用原则

• 样式统一
• 自动索引（演示）
  • 自动更新（本质上是更新域的值）
  • 删除——“错误！未找到引用源”（类比指针的概念，失去指向的对象）
  • 自动目录
• 自定义标签（表格 -> 案例）

Word结构化排版

• 结构化排版的意识！
  • 文章的逻辑结构（篇、章、节）
  • 与LaTeX中的section概念类比
• 级别设置（默认的太丑）
  • 自动编号
  • 导航窗格（可以拖拽，整体移动）
  • 自定义不同级别格式 -> 个人模板
  • 自动索引/目录（TOC标题、目录1、目录2经常有bug…）
  • 转pdf时会自动输出“书签”
  • 同一级别的也有两种样式！（如带编号、不带编号）
  • 更多操作：自己多动手试试！

PowerPoint/Excel的使用

PowerPoint/Excel略讲，基本原理与Word类似。

PowerPoint的使用

• PowerPoint到底可以做什么？
  • 展示（汇报、答辩、宣传）、海报、视频
  • some PowerPoint, no Power, also no Point...
• PPT只是你的表达的辅助，不宜过多文字，更忌念PPT的行为
• 不要滥用分级（超过3级听众便已很难follow）
• 重视幻灯片母版
• demo

Excel的使用

• 想清楚你的使用目的（展示？数据统计？）
• 数据统计
  • 按照关系型数据库的思维建立表格
• 函数使用：SUM, AVERAGE, COUNTIF, RANK, VLOOKUP
• 单元格的相对引用(E3)与绝对引用($E$3)
• Misc:
  • 冻结首行，视图
  • 文本格式与分列（避免手机号等显示时被保留截断，注意仅更改单元格格式并不起作用）

More about MS Office: VBA编程，自定义个人需求

LaTeX的使用

LaTeX简介

• LaTeX是一种文字排版系统，基于TeX排版系统并由此发展而来。
• LaTeX简史

时间	关键词
1976-1978	Donald E. Knuth, The Art of Programming, TeX
1982	AMS-TeX, AMSFonts
1984	Plain TeX
1984-1985	Leslie Lamport, LaTeX
1989	Mittelbach, LaTeX3
1991-1993	Comprehensive TeX Archive Network (CTAN)
1994	LaTeX2e
2007	XeTeX, XeLaTeX

如果将LaTeX比作一个宏伟的建筑，TeX就是它的基础，所有的TeX基本命令和扩展命令都是构成LaTeX的基础。

• 从排版的角度看待LaTeX（TeX是一种语言也是一个排版引擎）
  • 图像数据（RIP）
  • 页面描述语言（DVI、PS、PDF）
  • 标记语言（troff、SGML、TeX系列）
• 软件准备
  • 遵照TeX的规范将一套实用程序打包集成在一起，形成发行版（distribution）

操作系统	发行版	编辑器
通用	TeX Live	TeXworks
Windows	MikTeX	TeXstudio
Mac OS	MacTeX	TeXShop

LaTeX功能演示

• 演示TeX系统针对不同格式和引擎组合，提供了一系列命令行程序，完成不同的编译和转换功能。
  • LaTeX
  • XeLaTeX (+ utf-8) 中文支持最好
• 文章的结构
  • part, chapter
  • section, subsection, subsubsection
  • paragraph, subparagraph
• 各种功能演示
  • 文本、公式、字体、版面、表格、插图
• 幻灯片制作
  • \documentclass{beamer}
• 再谈结构化与模板
  • 模板：已经设计好的格式框架
  • 使用户专注于内容
• MS Word
  • 很少有人有意识地在Word中使用模板
  • 自定义、自动化
  • 学习LaTeX能够帮助自己更科学地使用Word

LaTeX学习资料

• 学习资料推荐
  • CTAN HomePage
  • CTeX HomePage
  • The Not So Short Introduction to LaTeX2e (lshort) [home] [lshort-en.pdf] [lshort-zh-cn.pdf]
  • LaTeX Notes (2nd) [pdf] [src]
  • LaTeX入门, 刘海洋(milksea)
  • 利用好各种文档
• 常见问题
  • 编译不通过 缺少必要宏包，命令拼写错误，括号未配对等
  • 表格图片乱跑 LaTeX自身的浮动定位算法
  • 段落间距变大 LaTeX排版算法

文案与知识管理

有道无术，术尚可求；有术无道，则止于术。

“道”——文案设计的原则

• 形式
  • 结构化排版
  • 模板、文档规范
  • 简洁大方（不使用过于复杂的格式）
  • 尽量使用文字大小区别级别，避免过多字体
  • 空行与段间距（避免手工）
• 内容
  • 书面语言，注意用语正式（场合）
  • 话说到刚刚好，不假不空不啰嗦
  • 言简、意赅、理明
  • 换位思考，文案面向的对象
  • 语言是否合适，表述是否有歧义（审阅）
• 再谈Word/LaTeX
  • 设计理念：内容与格式分离，编辑与编译分离
  • 软件：最大内聚，最小耦合——一个程序只需要做好一件事
  • 好的排版软件应当让用户专注于内容，而非格式
  • 推荐关注Markdown

个人知识管理

• 软件协作
  • 文档：Word, LaTeX, Markdown
  • 公式：LaTeX, MathType
  • 绘图：PowerPoint, Excel, Visio, Adobe Ps
  • 数据：Excel, Access, MySQL
  • 展示：PowerPoint, Prezi
  • 设计：PowerPoint, Adobe Ps/Pr/Ae/Au
  • 文献：NoteExpress, EndNote
• 知识管理
  • 备份意识：网盘, Git/SVN
  • 你真的一定需要文档么？
    • 笔记：Evernote, Youdao, OneNote
    • 导图：MindManager
• 再谈软件与工具
  • 精益求精
  • 知识再整合带来的效益
  • 工具永远只是工具，不要被工具反束缚