开刊：第1篇 我的办公工具&习惯分享

开刊词

小城小进是我很早起的一个网名，意思是我在小小的城市，我不断的取得小小的进步，一个自我激励的网名吧。去年baby出生时我注册了同名公众号，原本想放些baby日常记录并分享给内部家庭成员的，但因觉得公众号不够隐私而一直没动笔。最近在看一个很有想法的人写的软文，于是产生了自己写点东西的念头。

我只是个小城市里的普通人，没啥深邃的思想，也没很好的文笔，自知没法写出惊世骇俗的文章。所以发挥理工男优势，写些切合小城小进主题的文章介绍，都是日常的胡思乱想，对内自勉，对外对身边朋友或不认识的人有个参考，若能有帮助，也是件开心的事。

若写得不好或不对的地方，希望读者见谅，并诚恳读者的批评指正。同时我也希望能借此获得交流与提升，若读者有好的想法和经验，欢迎能留言给我，我会记录下来，并会抽空整理发表出来。

让我们共同进步！

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第1篇 我的办公工具&习惯分享

这几年的上班中自己摸索了些好的工具使用，或好的办公习惯，极大的提升了办公效率，在此写出来与大家分享交流。我相信每个人都有或多或少的很好的经验，希望你能留言给我，共同学习。

一，foxmail标签的使用

公司内部同事都习惯使用foxmail，我也是，其他公司（特别是外企）很多则习惯使用outlook，谁好谁坏不做评论，个人根据习惯自行选择吧，而这里则分享一个foxmail的使用经验，个人觉得能很好的提升工作效率。

由于个人工作需要，日常需要处理大量邮件，长年累月，邮件堆积得非常杂乱，而我们忙于日常也懒得去整理，于是邮件也越积越多，恶性循坏。我无意中发现foxmail里有个标签工具非常好用，能很好的标记邮件类型或邮件处理状态，长期使用能极大的提升工作效率，且当看到井井有条的邮件标签时，也能在烦闷的工作中愉快一下心情

foxmail自从被腾讯收购后也升级了几个版本，而我最喜欢的是foxmail7.0版本，因为这个版本的标签显示效果是做得最棒的，而且该版本整体不花俏运行速度很快。foxmail7.0过后的7.1和7.2版本可能涉及到重做内核竟然把我最爱的标签显示效果改了，我为此写封反馈邮件给foxmail的技术大哥（我身边某微信小妹的口头禅，在此引用一下），不过并没有收到优化的回复。你们别误会，这三个版本的标签功能都是有的，都能用，只是改了显示效果而已。下面用foxmail7.0做功能演示，并与7.2做显示效果的对比。

1-标签

上图中可以看到，foxmail中每封邮件的开头附近都有个空白的小方框 口 ，这个就是标签，鼠标移动过去并点击右键，找到标签管理，可以设置几个常用的标签(7.2版默认隐藏标签框，需要手工设置显示，不显示也不要紧，点击任意邮件并鼠标右键，找到标签设置即可)。我个人的标签设置是：

• 快捷键1--->红色--->重要
• 快捷键2--->绿色--->待处理
• 快捷键3--->灰色--->已处理
• 快捷键4--->深蓝--->群发、传达（说明：发件箱涉及群发的通报邮件的标记）
• 快捷键5、6、7等--->略过不说了，每个人根据自身使用习惯进行设置吧

2-标签设置

于是我会将收到的邮件，根据邮件的类型及处理情况，对它进行标签标记，我习惯用快捷键操作，直接按数字1、2、3或4就可以快速设置了，设置后如下图，井井有条，而且非常直观，你的眼睛不再受繁杂邮件的杂乱冲击，可以快速的将目光定位到红色重要邮件和绿色待处理邮件，而略过灰色已处理的邮件

3-标签演示

长期按标签设置的习惯处理邮件，工作效率真的会提升很多，看着邮件井然有序，你的心情也会非常愉快

最后，我们来对比一下foxmail7.2的标签显示效果吧，你们会发现7.2版的整个邮件标题名称的颜色不会跟随标签改变，我个人觉得没有7.0来得直观，当然标签功能都能用，看个人喜好吧。

4-foxmail7.2标签显示

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二、有道云笔记的使用

工作中是需要一款好用的电子笔记/日志软件的，我曾经用一款叫 eDiary(电子日志本) 的软件，非常简洁且时间轴归类做得很好，而它的缺点是没有云同步到手机、快速收藏文章、markdown支持等功能，于是我逐步切换到有道云笔记。下图仅纪念一下我用了9年的eDiary

5-eDiary纪念

简说一下目前几款主流的笔记软件吧：

1. 先单独说一下Microsoft的OneNote，我发现有好几个同事在用，且是重度使用者，我曾经尝试过一段时间，它的文件夹归类功能设计得很独特，也很高效，整体看上去非常美观，由于一直不习惯所以换回了eDiary，我没试过它的云同步功能（按道理它应该有这个功能），而我也没发现身边同事有使用云功能。我不了解它就不讨论它了。
2. 目前国内最流行的云笔记，就数： 有道云笔记、为知笔记和印象笔记 。a、印象笔记是鼻祖，是国外的，优秀就不说了，但免费版功能很局限，局限到你不理解，而穷屌丝的我对付费是很谨慎的，so，呵呵；b、为知笔记在功能上非常专业，评价也很高的，是超过有道云的，很多高级工程师或高级职场精英都用它，年费在三款中最便宜，但是，但是，它只提供60天的免费试用期，接下来就要收费（可能在未来的某一天我有可能试用它吧，看机缘吧）；c、有道云笔记，网易公司出品的，更新很快，目前免费版的功能在我看来已经很好用了，也够用了（我有发现一些小缺点，不是太要紧，看以后更新能否解决），而付费版会解锁更多姿势，看个人需要吧。

说了那么多废话，总之每个人根据自己喜好和习惯，选择一款适合自己的笔记软件，最好是有云同步和手机侧APP的，对工作是很好帮助的

本段重点来了，分享一下有道云笔记对我工作和生活很有帮助的、几个好用的功能：

• 工作规划和总结：这个大家都清楚，保持用文字记录下工作规划和总结的习惯对工作很有帮助的。而这里就只简单说一下 待办框功能，将待办事项用待办框标签后，如果完成的就打钩，软件自动用删除线给予标记，详见下图所示：

6-代办事项

• 重要记录、会议纪要等信息保存 ：举两个例子：

1. 偶尔工作外出需要开票，而开票需要出示公司全称、税号、地址等信息，我将该信息保存在有道云笔记，需要的话直接手机APP查看，很方便；
2. 有次A领导让我总结个信息（就一大段文字而已），我在电脑的有道云笔记上拟稿，然后突然接到B领导交代办个紧急的事，并外出办事，结果A领导来问信息写好没，此时我人在高速上了，我赶紧打开手机APP，发现那段文字自动云同步过来了，于是复制出来发给领导，happy^^

• 快速保存文章：这个对学习和生活很有帮助，我经常看些软文，遇到好的软文想收藏，微信的收藏功能不能归类也不方便电脑查看，用有道云则很方便，微信软文转发给有道云笔记便捷模块（关注有道云公众号后，会有快捷操作的模块）就实现上传云同步了，电脑马上可以二次查看，归类或编辑。电脑网页要保存在操作上也很方便，具体各位有使用的话可以看看官方的简易教程，很简单易懂，这里就不具体演示了。

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三、说说两个文件保存的习惯

（一）excel文件保存类型 ：现在办公软件基本上都是装office2007及以上版本了，但有时会遇到公司服务器系统导出的数据是旧版的.xls格式文件，当数据量多时你会发现很占存储空间，我个人习惯是若遇到旧版.xls格式文件，会花个小几十秒时间将其转换成新版.xlsx格式文件，会比较节省存储空间，且需要邮件发送时也比较便捷。（插一句话：我发现office2010会比office2007稳定，如果你使用office2007处理数据并经常遇到崩溃的话，不妨切换成office2010试试）
（二）图片批量瘦身 ：我们经常遇到需要将大几十张活动照片或者大几十份合同扫描件，打包发送邮件或上传系统，此时你会发现这个照片文档动不动就上百或几百M，（现在好点的手机随便拍个照都是3-5M/张的），邮件发送是如此的乌龟，系统上传是如此的蜗牛。如果你所在的行业不需要保存高质量的原图，只需基本清晰即可，那建议对图片进行批量瘦身，我日常工作遇到的图片瘦身成300-500K基本就够用了，重点来了，介绍个快速图片批量瘦身的方法。软件工具有很多，我习惯使用QQ影像，请自行到腾讯官网下载。

使用方法：打开QQ影像软件-->右边文件夹列表，找要处理图片的文件夹-->对要瘦身的图片进行全选-->软件中下方找到批量处理--图片批量瘦身，如下图所示：

7-QQ影像的批量瘦身

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四、其他软件简说

• 百度网盘：也是我常用的，这个不重点说了，有很多同类软件
• ATnotes简易桌面便签：非常简易而好看，很早之前用过，后来决定强迫自己将所有代办事项都记在笔记软件里，故就没在用了，但对它印象很好，故写上，有兴趣可以去试试
• 为了补充这篇文章，我特意在一个全国性的群里问了他们常用的工作软件，发言的有国内人士、台湾人士、海外工作人士，总结了一下，除了上面文章提到的软件工具，还有：dropbox、onenote或evernote、wunderlist奇妙清单、锤子便签、2Do、番茄钟、Everything、markdown等，上述这几个各位有兴趣可以试试，我暂时没时间尝试，先记下来以后再说吧

我对markdown已经了解学习一段时间了，你们在看的这篇文章就是我尝试用markdown写的，第一次写，排版效果不是太好。markdown将是我第2篇文章的主题

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好不容易码字结束，这已经是我这个普通职工+理工男+可爱baby爸爸的近10年工作效率总结了，肚子已经没其他货了，so，真的很希望能对你有所帮助，也欢迎批评和指正，并希望读者们能把你们日常工作中总结的或多或少的工作经验或习惯，发留言给我，让我也学习一下，我也会抽空整理发表出来

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