我知道最惨痛的经历是邮件错发了客户，导致信息泄密，损失惨重。发邮件之前需要打开Excel去查找复制客户的邮箱或者手动输入，发错邮件的经历，相信你也一定遇到过以销售业务为例，市场上关于销售的书籍，大部分是讲销售的哲学， 技巧，心法，我就来讲讲一个销售应该有的IT技能。我见过绝大部分人对于OUTLOOK客户端的使用只局限于收发邮件，而更多有用的功能并未研究使用过。
从今天起，把所有用Excel保存的客户联系方式全部清理掉。目标：随时随地一秒钟内找到客户的全部联系方式
原因：
不抗灾：Excel是保存在本地的，电脑出现故障的时候数据丢失是比资产损坏更严重的损失
低效：Excel依赖于电脑来进行查阅和编辑，影响移动办公
客户体验不好：效率低的时候也必然影响客户体验。你不在公司，你又不知道客户邮箱，你只能等打开电脑才能转发邮件。客户给你打手机，你没有存客户的联系方式，还需要客户自报家门。而不是看到来电，王总您好！主动打招呼
解放你的大脑，把需要储存的东西交给工具，你的大脑是用来思考的。
工作的时间越长，联系人数量就越多，到底会有多少呢？我手机上现在有4000个联系人，随着联系人的增多，我们很难全部记住这些人的邮箱，电话，地址。有的客户可能认识两年之后联系你，而你不一定记得是谁。在外企工作的小伙伴基本都会有一个公司的邮箱，公司也会要求你用邮箱来传达信息，而不是QQ和微信。很多人抱怨，QQ多方便呀，但是为什么这么多大公司还是坚持用邮箱，他们集体犯傻么？显然不是，这其中的道理，我也是经历过排斥心理很久，用熟悉了才明白。QQ不是用来工作的，它和微信一样是个聊天社交软件，你使用它的时候，不在一个思考流的表达，是有一句没一句的扯淡。对于既往的工作既无法有效的留痕，追踪，更谈不上复盘。你可以轻松在QQ邮箱里面找到5年前的一封简单的问候邮件，却未必能想起三个月前热火朝天的一次聊天。聊天大都是漫无目的的开始，到深陷泥泞的无奈，使用时对对方的期待是一个及时回复，而没有允许对方有思考沉淀的时间，因为社交软件的不及时回复，会被理解为爱理不理，或者无礼貌。而邮件不存在这个问题。它期待的是一个有逻辑，有条理的交流和表达。
电话是把双方拉到同一个时间频率上；
社交软件是把双方拉到一个略有延迟的时间频率上；
邮件，对于时间没有要求，期待的是逻辑和内容。
明白了方式差距背后的意义，再来想想这个问题用什么方法。需要储存记忆的东西交给工具，那么联系人这个需要存储和记忆的东西能不能交给工具来做呢？
outlook contacts也就是我们常说的通讯录/联系人功能
客户信息录入的几个原则：准确，完整，完备，格式统一
所有出现在有过邮件来往的人，你们很大可能会发生后续的联系，因此我会确保所有在我又想出现过的联系人都会储存到我的通讯录里面，也就是信息记录的完备性。
几个要素
客户全名：客户可能会给你说我姓李，一定要问到全名，不然到最后你会出现一大堆李经理，王总之类的。做合同的时候，你还是需要再问一遍。
一定要问到中文全名：外资企业里面喜欢搞英文名，这个我就不在此吐槽了，参考之前的《闲话中国人的英文名》。你和公司的Sara关系很好，Sara换工作到另外一个单位了，你打电话说找Sara,前台说我们这没有Sara，只有翠花。
客户名称：录入客户的信息之前，一定要到国家企业信用信息网http://www.gsxt.gov.cn/index.html查询一下客户的完整名称，不要用百度，不要用百度，不要用百度，重要的事情说三遍。
不完整的麻烦：有一次一个客户签完合同，盖完章之后告诉我说，我们是福建省某某公司不是福建某某公司，少了一个省字。然后我还得费劲的去走一遍修改程序，费时费力做这些低效的工作。看起来多一个少一个字不是事，当你遇到了就是个事，所以这是准确的意义。
准确的意义：曾经新华社有业务往来，付完款，客户让开发票。开什么抬头呢？新华社，就三个字啊？太简单了吧！能不能用啊？新华通讯社？谨慎起见和客户确认了，就开新华社，这是我目前见到过最短，最完整的发票抬头。公司类的也有，很多人图省事，开个公司的简称，拿到财务那边交发票，严谨点的财务九成会给你打回来。我有一次交上去的发票，财务说不对，我说奇怪，哪里不对啦，打回来仔细看看才知道是最后两个字公司的最后一个字“司”没有打上去。
客户地址
很多人说，我不知道客户的地址，我要问一下。这实际上相当于在让客户做填空题，我的方法是让尽可能自己动手，让客户做选择题。这个能力要感谢信用卡的推销人员。参考前一篇一万块钱买回的客户通讯录和办信用卡的尴尬这里面的信息都是和客户的营业执照一致的。注册地址可能和办公地址不太一致，其他的都是绝对准确的。保存完客户的地址有什么好处？如果你是苹果的用户，你可以给Siri说，我要去找XXX，它就会自动启动地图导航到这个地址。如果你是安卓的用户，通讯录找到联系人，点击地址，会自动调用手机安装的地图软件，开启导航模式。就不用再打扰你的客户，我在哪里哪里，该怎么走呀？这种白痴的问路方法可以休矣。
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客户的手机号码
有时候客户用的是座机给你打的电话，后续你再联系的时候很可能联系不上。要手机号的时候也是有技巧的，我常用的方法是，方便留一个手机号么，我把我的联系方式发个短信给您。对，短信，微信是很方便，但是短信依然必须，因为可以确保在不是好友的情况下完成100%的信息送达。保存了客户的手机号之后，微信会提示你有新的联系人可以添加为好友，这样，我们可以主动添加客户好友，可以看看客户的朋友圈，有更多的维度来了解客户，服务才可以更贴心。
在outlook里面保存联系人之后，你再发邮件的时候，不用输入邮箱地址了，你直接输入这个人的名字就可以了，outlook会自动匹配
所以前面提到的记住联系人完整的名字很重要，如果你都是李经理，王总，你会check出来一大堆，你自己也搞糊涂了。
信息不完备导致的使用成本增加，远远大于你整理信息时偷懒节省的那点时间。
OUTLOOK的联系人是自动保存到云端的：信息录入完了之后，这些信息会自动同步到服务器。如果你换了电脑办公，登陆账号，就会自动同步过来。你也不用担心手机丢失，损坏，信息找不到的问题了。手机绑定邮箱，会自动同步到手机上，非常方便。
不要做一个信息社会的原始人：
有人会担心：我所有的信息都放在网上了，泄密了怎么办?所以我们之前多次给大家强调并分享信息安全的管理方法，提升信息安全的意识。同理，你的钱是放在银行安全呢，还是放在自己家里安全呢？关于保密的方法，我们后面有空再聊，技术的问题还是用技术解决，不倒退到能用飞鸽传书的方式来确保安全。
为什么要费时费力保存这么多信息呢？从认知心理学上来讲，不是你要记忆多少信息，而是对于一个信息你有多少条途径可以提取出来。提取的成本就是你的使用成本之一。
如何和机器打交道：
对于人，我们天生的会记住名字，如果你没有记住，那么请你花点时间好好训练一下，这是最基本的功夫。对于公司，我们会记住他们是做什么的，公司的简称，这个和记住人名是一样的，我们可以说出阿里，京东，腾讯，要你说出他们公司的全名，你恐怕说不上来。没关系，你能记住名字就有了一条提取的线索，我们也只需要对这一个线索有印象就可以。对于这些公司最核心的几个特点，我们应该用简洁的几个词汇来写在备注里面，简化你的内存。比如我给客户做介绍的时候，我会自己主动加个标签。原来我会说，我们是做第三方机构，是做检测的，后来我发现这些是专业术语，第三方机构在消费者中间还不是那么广泛认知。他的词典里面需要增加这个词，效果并不太好。我就改了一下，我是做食品安全服务的，也就容易理解的多。就像你们家的洗发水，一般不太可能有第二个牌子，信息过载的年代，占用一个标签位就可以了，把这一个标签巩固清楚就可以了，少即是多。
信息完备性的好处：
信息的记录完备了，这样你需要训练记住名字的能力，就可以了，剩下的所有信息，你通过习惯和工具来把他们存储起来，需要的时候，你搜索一下就可以了。记住名字从这个意义上来讲，解决的是你知道问机器什么问题。如果记不住，你连问什么问题都不会，那么机器的运算再快也帮不上你。你掌握了机器的工作方式，这个时候机器就是你的外挂。
方法工具没有好坏之分，但是一定有高下之别。
对于未知问题的思考
我遇到这些问题的时候有时候没有解决办法，也不知道解决办法是什么，但是我知道我不会是第一个遇到这个问题的人，我就在想，如果马化腾，雷军这些人遇到这个问题会怎么做？于是我就开始不断的去迭代我的问题，绝大部分情况下我都可以找到对应的工具和方法。如果没有，那么我会理解，这是一个创业机会，因为还会有很多人一样遇到这个问题，我帮他们用更快的方法解决了，节省的时间和成本，我就有了盈利的可能性。
个人大数据的另外一种可能
大数据这个词我们都不陌生了吧，那么有没有想过个人工作生活的大数据怎么建立？大数据有什么特性我们可以借鉴，其实我们刚才已经提到了，大数据的完备性。如果你所有的联系人信息都是完备的，以后你再出去约客户的时候，不用担心一天只能约到一家客户了，你搜索一下亮马桥就会出现一大堆，你在脑子里面怎么也想不出来的客户。
当你没有话题可以聊的时候，搜索一下去年的这个月你联系过哪些客户，以纪念日的方式联络一下，也会让你有意想不到的收获。这就是大数据在我们工作中的应用，不必有黑科技，不必高大上，只需要一点勤奋和用心，就能实实在在的为我们的工作生活提供更多的可能。
你对通讯录里面几千个人进行一下分类，就知道你的社交圈的组成，如果不出意外，大部分人的联系人数量应该在1000以下，大致分为：同事，客户，大学同学，高中同学，家人，朋友以及其他。如果你按照行业来分呢？你看看你生活在一个什么样的圈子里？如果你是一个销售，你知道金字塔模型，没有ERP,CRM这些系统的时候，你如何知道你的客户按照ABCD分级分别有多少呢？按照行业分类分别有多少呢？如果按照号码归属地来分呢？你去东北，西藏，云南旅游的时候，有没有可以约的小伙伴？相信会带给你一个不一样的视角。
希望Outlook Contact不只是帮你提高了效率。