日常工作中，写邮件在所难免。尤其是对于项目经理来说，协调，沟通占据了绝大多数情况，这要是整个项目组都在同一个地方还好，如果项目组跨地域还有时差影响的情况，邮件的作用就更为明显了。
好的邮件让你一看到就知道要做什么。反之，可能让人产生歧义，造成团队隔阂。
那么写邮件有哪些不成文的规则呢？
一、 发送与抄送
对于发送者，一般就是需要参与到事件里的人。
对于抄送者，意思是有这样一件事情，要你知晓。
不论是发送邮件还是抄送邮件的人，都应该仔细斟酌发送列表和抄送列表。
发送邮件时，需要想清楚哪些人是参与到事件里的，要问问题也好，等回答也好，都在发送列表里。而哪些是希望告知有这样一个事情的，都在抄送列表里。
收到邮件时，第一先看自己在哪个列表里，如果是发送列表，那是需要自己回答的或者follow的。如果是在抄送列表里的，那是希望自己知道有这么一件事情。
这样做有一个好处，控制一定的参与人员。设想一下，假如是当面交流，人一多，就可能抢话或者分不清楚最终的结论。同理，邮件因为不是当面聊天，更容易出现这样的场景。如何控制邮件的参与人数，使得需要参与的都能够参与到，体现的是项目经理考虑问题的全面性能力以及处理问题的效率能力。
二、 对内和对外
平时工作的时候，经常会碰到一封邮件在团队内往返几次之后发送给了客户。而问题是，这些讨论不应该让客户知道。
这就是平时团队经常犯的一个错误。没有分清对内和对外。
其实只要掌握一个规则就可以避免此类事情的发生。那就是每个邮件主题只能在对内和对外之间选择一个。
邮件发起者第一次发送邮件的时候就已经定下了这个邮件主题的受众基调，对内的邮件还是对外的邮件。这可以从发送和抄送人员的名单中得知。
如果名单里有客户，那是对外的。如果名单里是团队成员，那就是对内的。
一旦第一份邮件中确认是对内对外的基调，后续回复也好，转发也好，都要遵从这个基调，对内的，统统对内使用，对外的，统统对外使用。
如果邮件起先是内部讨论（对内），最终得出结论了。要发送给客户了（对外）。此时应该另起一封邮件，将结论告知客户。而这另起的一封邮件的基调就是对外邮件。
三、推进还是质疑
篮球场上有一句话叫做防守和犯规只隔着一层纸。那么这句话摆到日常沟通中，同样适用，推进和质疑其实也只是隔着一层纸。还是一张透明的纸。
为什么说是透明的纸？因为如果写的不清楚，推进被理解成质疑，那么后果可想而知。此时如果及时发现那还好，如果发邮件的还后知后觉，那团队的隔阂就慢慢变大。如此的沟通，就事半功倍了。
那么要怎么办呢？也许有人要说，我本意是推荐问题的解决，对方理解成了质疑，我也没办法啊。其实这可以通过一定的方法避免的：
a。对事不对人
在沟通邮件的过程中，将事情说清楚，把问题的焦点放在事情上，而不是人上。
一般情况询问事情的进展会比较多的产生歧义，被读邮件的人觉得是在指责自己在这件事情上没有产出。那么在这类问题上，发邮件的人就要注意了，对事不对人，问事情的进展，开门见山，“各位，如下事情已经过了一个星期了，请相关人员更新下进展。以方便后续团队跟进。”
注意，上面没有人，如果是群发的，并没有推到某一个人身上，而是一个比较开放式的问法。那么读邮件的人自然也不会觉得是在质疑自己动作慢。
b。邮件过后电话确认在做解释
如果邮件上没有办法避免，或者在发了邮件之后，觉得对方可能存在误解，把自己的推进理解成了质疑，那么不妨大家把话说清楚，打个电话澄清下自己的目的不失为一个好办法。把话说清楚总比闷在肚子里瞎猜要好的多。不是吗？
四、不要显得自己太tough
什么叫太tough，就是一封邮件把别人逼到了墙角，没有了余地，把话给说死了。这类邮件看着给了对方二选一的机会，实际上两个选择再对方看来都不是好选项。换句话说，对面没得选。
这类问题多数出现在和钱有关的问题上。之前有举过小伟的例子：
小伟手上有个项目，根据客户在生产线上需要的支持时间收取客户费用。但是最近发现客户报上来的都是测试线上的问题。为了避免歧义，小伟发了一封邮件和客户确认这部分工作是否算到当前合同里。内容如下:
小李你好，最近我们收到一些测试线上的支持请求。此类请求实际应该在上上个时间节点全部完成，所以如今不应计算在当前项目中，属于维护类项目范畴。我们初步估算了下，如果需要同时支持测试线问题，估计每周需要1到2人天的时间。在此，想和您确认下，我们是否能把此类的时间花销计算在此项目中。请确认。 -- 小伟
结果不巧最近客户正面临全公司审计。账户预算拨款处于敏感期。于是带着非常不满的语调回复小伟并且抄送给了小伟上级，支持部经理小张以及自己的上级：
这明显不应该是这个合同的工作内容，不应该计入到本合同的花销中。此类问题，如果需要得到解决，请找支持部的小张确认。
看着好像是让小李二选一，Yes or No的问题。而且小伟作为一个项目经理，在项目范围不清晰，又牵涉到项目预算的时候，在产生金额之前通过邮件的正当途径，和客户进行沟通，避免最后花了时间又不赚钱的情况发生。这点作为一个项目经理做的非常的棒。
但是作为小李收到这样的一封邮件，又是在审计期间，是一个两难的选择，回答“是”，就是胡乱花钱，把不属于项目的花销记录进了项目；回答“否”，言下之意就是自己被其他组占了便宜，这个锅他不背。这要是两人私交好还好，私交不好，会借着审计的由头引发更大的冲突。（大公司经常通过审计的由头清除异己）。这也是小李如此愤怒的回复的原因。
那么如果你是小伟，你该怎么做呢？仔细分析下，小伟主要问题有两个：
a。 小伟没有考虑到当前客户正在审计期，对于和钱相关的事情相对敏感，如果不是直接一封邮件给客户，而是先线下交换下意见，最后发一封邮件确认，对于客户会委婉很多。
b。 把最后一句话换成开放性问题，如“请问，遇到此类请求我们应该怎么处理？”客户听起来就委婉许多，虽然说结果可能和之前一样，但是此类开放性问题没有站队的意思。不会让客户觉得棘手。
所以，总结下，怎么不让自己太过tough？
在项目中,牵涉到钱，人，资源的对话，为了给双方后续对话留有余地，建议使用开放性问题。这样不至于把对方逼到自己的对立面去。
写邮件的几个小技巧，你都学会了吗？