影响网络OA系统成功运行的非技术因素浅析
平凡一豆
摘 要 网络的普及对企事业单位的日常工作带来了强烈的冲击，采用信息化技术，实施办公自动化系统成了大家的当务之急。然而网络OA系统的低成功率又让许多单位犹豫不决，一直徘徊不定。本文通过对OA系统实施过程中的多个非技术因素的分析，指出在做好充分准备的情况下，成功实施OA系统还是有很大把握的。
关键词 网络办公 OA系统 项目实施
中图分类号 TP317.1；TP393 文献标识码 B 文章编号 4703
Successful Operation of the Network Office Automation System of Non-technical Factors Analysis
Ping Fan Yi Dou
Abstract Internet penetration has strong impact on enterprises in every business day. Using IT and OA system in work is very urgent .The low success rate of OAS project implementation makes them hesitate.This article based on some successful operation of the network office automation system of non-technical factors analysis.There have a great probability of successful operation of the network office automation system in case of fully prepared.
Keywords Network office Office automation system Project implementation
随着我国信息化进程的不断加快，电子产品成本与售价的不断下降，计算机、网络设备以及相关周边设备不断在各种家庭与办公场所普及开来。加之近年来国家大力推行电子政务系统建设，“政府信息公开条例”等法律条例的制定、执行与完善，各行各业的信息化工程如火如荼地进行，新的协同办公理念的提出与软件开发新思想的普及实施使协同OA系统日趋成熟完善。在这一系列政策导向法律约束和大势所趋的环境影响下，哪个单位不想搭乘信息化这趟高速列车呢？！
然而，纵观我国信息化建设的历程，真正能够成功引入并实际融会贯通产生很好收益的却并不多。尤其是在现代管理状况下的协同OA系统的成功引入就更是不多。那么，除了OA系统自身的技术问题外，还有哪些因素在影响着我国OA系统的成功运行呢？下面我们就从如下几个方面进行一下分析。
一、系统实际需求是否存在
如前所述，在这个信息化的大潮下，各行各业都在开展自己的信息化建设。我们是否认真的问过自己：本单位需要OA系统吗？现有的办公模式合理么？如果使用OA系统，对现有的办公模式冲击大么？工作流程重组是否需低于40%？与OA系统相关的部门MIS系统是否存在？其兼容性、开放性、可扩展性如何？需求真的很强烈么？等等问题。如果这些问题均为很确定的答案，那么就可以考虑进行OA系统的建设了。当然，在实际的系统需求分析中还需要进行更多更详细的调查与数据采集。
二、领导意志所在
任何信息化项目的建设均是一项系统工程，OA系统的建设也不例外。大到国家小到家庭作坊式的企业，如果领导者都没有对信息化建设这个问题考虑过，那么一切都是不可能的。一个需要花费时间、人力、物力、财力的项目，如果没有决策者领导者的大力支持，根本就不可能启动。即使勉强启动，也会因为领导者意志的转移与不坚定而功亏一篑，前功尽弃，平白增加社会资源的浪费。那么，是不是领导者的意志坚定，意识清晰，政策支持就一定能成功呢？也不一定，一个成功的OA系统的建设与运行还有许多其它因素在左右。但是，领导者坚定的意志一定是一个OA系统成功建设并运行的前提。
三、资金保障
经济决定政治。再好的政策，如果没有资金的支持，一切都是镜中花水中月。一个OA系统的建设与运行需要前期的需求分析，做出可行性计划报告，然后是概要设计、详细设计，组织人力进行系统编码，而系统审查与测试工作均需贯穿整个系统开发的全过程。在系统开发完成后就需要进行全面的调试与测试，并初步投入实际运行，以进行系统测试。在系统投入正式运行后，需要进行大规模的使用培训，同时还需要对重点人员进行系统维护培训、简单系统扩展与二次开发培训。系统在运行一定时间段后将会产生一定规模的数据，这些数据的安全与使用方便性也就成了问题，同时也会遇到病毒侵袭、******、系统故障等各种问题，而这些问题的解决无一不需要相应资金的投入。除此之外，数据的维护，系统的维护，都要有相应的人员进行工作，这些人员的工资支出也是一项长期的资金投入。
对于大部分没有开发能力的企事业单位，购买到一套适合、具有高性价比的协同OA系统也是很重要的事情，选型与购买的费用也是一笔不小的开支。而系统运行的硬件平台，网络设备的投入，系统的培训费用，数据的维护费用，新进专业人员的人工工资或内部培训后专职人员的专业岗位工资，数据的安全投入等均是一笔不小的资金投入。如果一个单位在实施OA系统项目之前能有一个清醒的认识，并制定出一套分期分批逐步实现的长期计划，并在实施的过程中严格遵照执行，那么，成功实施OA项目还是有很大的比率的。
四、地理环境影响
在客观条件中，地理环境的影响也是比较大的。在这里所说的地理环境包括单位所处的城市，在城市中的地段，单位的占地面积，单位的建筑结构等方面元素。
1、单位所处的城市。单位在大中型城市，由于这种类型城市的电信基础设施比较好，网络服务商相对竞争较充分，所以其服务也相对要好很多。单位实施信息化的过程中会有很多种选择，同时也有不少成功或失败的案例可供参考。对于在小型城市或县级以下城市的单位，由于缺乏电信运营商的有力支持，加之所处城市信息流通不畅，软硬件选择范围受限，售后服务延时或根本没有，这些因素都大大影响了一个单位的信息化进程。处于沿海开放城市的单位与处于西部山区边远城市的单位就在这些基础设备设施方面有天壤之别。
2、单位在同一个城市中所处的地段。就算是同城，在市中心附近的单位其所能享受到的市政基础设施资源就相对要完备的多，处于郊区的单位在不少城市甚至都无法接通电话，用水用电也都有一定的困难，电信服务商的光纤就更是无法接入了，这和处在不同类型的两年城市间的单位的差别几乎没有什么两样。
3、单位的占地面积。对于办公在一栋楼（在3到8层之间）内的单位，相互通讯只要在走廊喊一声或一个内部电话即可解决问题的，基本上其信息化的程度不高。对于办公地点分散在多个楼之间，甚至在同一城市的不同地段或不同城市之间的，相互之间的通讯仅依靠电话来维持远不能满足自身业务运行世发展的，其信息化的程度与使用网络OA系统的层次与深度均较高。对处于这两者之间规模的单位，其OA系统的使用程度就决定了这个城市办公信息化系统的平均程度。当然，占地面积越大，在信息化进程中所需花费的成本也越高，对软硬件的要求也就越高，总体应用水平也相应会高一些。
4、单位的建筑结构。若是单位的楼宇之间距离均在 100米 范围内，则单位内部网络布线就比较容易，基本上是楼内走超5类双绞线+交换机，楼与楼之间使用架空屏蔽线即可连通，只要选择好网络中心路由器与交换机所在位置即可。这种方式目前采用的最多，基本上属于极成熟技术，其施工成本处于中偏下层次。若是楼宇间距离过大，则楼内均需架设服务器，楼间可用×××或无线AP点来进行无线网络系统的架设。这种方式也可在小模式的单位内采用，主要适用于施工不便的单位。其成本属于中等或偏上，技术属于我国目前成熟与普及程度。或是在整个工作园区内均采用光纤进楼，可以整体上提高整个工作园区的网络基础设施环境，对于未来的高级网络应用也有极高的支持效果，对于实施网络OA系统及高效运行则更是不成问题。当然，这种网络在线的方式自然是成本最高的，效果也是最好的。
五、技术人才储备
人才是最根本的劳动力，一切工具设备均是由人来用为人服务的，没有人或无人用，再好的设备与设施都是聋子的耳朵----摆设。尤其是面对信息设备，面对计算机及周边设备，本身这些设备的使用就对人有很高的素质要求，如果一个单位不能拥有这样的人才，不能使这些人才持续地保持其技术先进性，那么后果将会不堪设想。一般来说，一个实施信息化的单位需要拥有三种层次的人才：一种是高级设计开发人员；一种是中级维护人员；一种是初级应用人员。在我国目前的情况下，大多数单位都拥有的是后两种人才，而且不少中级维护人员在能力不断的提高过程中达到第一类人才时就会跳槽，新进的人员又不能马上接手工作，在一定时间段造成单位的经济损失。
现代社会，对于人才的使用，堵不是办法，只有不断提高基础应用人员的水平，加大外部培训与内部培训的力度，使其不断有人能达到中级维护人员的能力，同时还可适时引进中高级人才，使人员的知识技术层次构成金字塔型，并保持一定的流动性即可维持一定的人员工作活力。针对培训，有人会以为这样要增加大量的培训成本，其实不然。只需要对一部分中级人员轮流进行外部培训，并由这些人员负责内部其他员工的技术培训，这样就能有效提高所有员工的应用能力，并相应减少大量培训成本。
六、使用意识与技能培训
有了设备，不会用，不知道用，那么我们的投资就白费了。要让员工有主动使用的意识就必须先培训，使其会用。只有切身体会到了使用OA系统的方便、快捷、高效，体会到了信息系统对自身工作的巨大帮助，大家才会愿意去用，主动去用。当然，只有基层员工会用还是远远不够的。单位领导的身体力行，主动使用也对信息化是一个很重要推动力。有了领导的榜样，再加上大多数中层领导的积极使用和广大职工的主动参与，网络OA系统的成功实施与运行就有了极大的把握。如果再制定相应的激励措施，大力提高职工们对使用信息系统的积极性则效果会更好。
七、成本效益显著
前面已经明确指出信息系统工程是需要大量资金支持的项目。投入大量的资金之后能否收到相关的效益，提高工作的效率，便利性，减少工作过程中的失误，增加工作的透明度，对管理工作能否提供必要的参考数据，提高各工作流程中的信息流通效率，提高人员之间的沟通率等等问题均是需要时刻关注和考虑的。如果上面提到的这些问题都不能有一个明显的好转或提高，那么这只能说明我们系统实施的失败。
要想达到我们实施信息化工程的效果，需要做的一项工作就是在项目进行需求分析时就把这些预备达到的目标尽量进行量化，并制定出一个合理的评价标准，同时在系统实施的过程中定期用这些量化过的评价指标进行测试与评估，以使工程的每一个阶段性工作均达到我们指定的效果，这样才有可能保证系统的最终实施效果能够达到我们的需求。
在项目的确立论证阶段就需要专业人员注意所采用的各种硬件设备采购成本，软件平台采购与开发成本，系统施工标准与难度成本，系统的后期运行维护成本，项目开发所采用的技术成熟度成本等问题。只有这些成本均控制在合理的范围内，并且在施工过程中严格执行，才会使成本效益达到一个合理的配比。成本降下来，效益效果升上去，才能保证OA系统的长期、有效、健康的运行下去。
八、人员心理因素
信息化项目的实施实际是一个单位的工作环境与工作方式的改变。这些改变一般都是不会受到员工们欢迎的，人的主观意愿都是希望自己的工作环境能够轻松、舒适、稳定，人对不确定不熟悉的事物都有怀疑性与不信任感。因此，在推广网络OA系统实施之前必须要对职工进行充分的思想引导与培训。同时还要制定相应的激励机制以鼓励职工积极参与，并给予一定的精神或物质奖励。一个没有参与者的IT项目是永远都不会成功的，更不用说长期运行下去了。
九、结束语
现代协同OA系统在我国的成功实施还有很多问题需要解决，只有解决好了这些问题，再配合我国OA系统开发商的不断努力，大力提高协同OA系统的质量，相信我国的信息化进程必定会坚实而稳健地前进。