文/明道副总裁、《转折点》作者许维
明道大会胜利落幕了，我作为亲历整个明道大会筹备过程的内部人，给大家详细解密一下这场千人大会从一个idea到成为一个事实，到底经历了哪些不为人知的细节。
我始终固执的认为，所谓一个公司的核心竞争力，就是我告诉你我是怎么做的，但是你仍然做不到。所以，我保证我在这里写的文字都是真实可信的，我不怕泄露什么商业机密。
让我们首先来复盘一场大会最重要的四个环节——主题策划、嘉宾邀请、媒体合作和观众招募。
主题策划
我第一次听到“明道大会”这四个字是在2013年12月的一天，我们CEO任向晖像一个小孩子一样兴奋的跑到我的办公室，跟我说：“我决定要搞一场1000人的科技大会，这不是一场明道用户大会，我们不宣传自己的产品，我们要像腾讯WE大会那样，做一场高大上的大会。”
我第一反应是：“老大又开始异想天开了，估计过几天就会改主意吧。”要知道，在2013年12月那个时间点上，整个明道团队加起来还不到50个人，我们从任何角度来看，都是一个小屌丝公司，没有任何媒体属性，但是老板竟然要开一场千人大会，他一定是疯了。
思前想后，我跟老板提出两个建议：第一，这个会如果由我们主办，可能缺乏一个有说服力的理由，所以我建议最好找一个媒体机构来联合主办。第二，这个会叫“明道大会”可能会显得像一个明道用户大会，所以我建议也像腾讯WE大会那样，再想一个独立品牌，这样显得更中立。
这个时候任向晖同学身上那种乔布斯一样的现实扭曲力场出现了，他说：“如果不叫明道大会，那我们为什么要办这个活动？放心吧，咱们能做到的。梅花网已经做了很多次MEXPO大会了，做这种千人大会我们有经验也有团队。”
在那一刻，我突然感觉心头涌起一种激情：“万一真做成了，那我们不就牛逼了吗！”我是白羊座，冲动是骨子里带来的，那一瞬间我的各种担心消失得无影无踪了。
几天以后，任向晖把明道大会的主题策划PPT做好了，他选择了科技行业最热门的6大主题——云计算、大数据、健康医疗、互联网金融、新材料和先进制造、O2O和零售科技。从主题来看，这怎么都应该是一个高端科技媒体搞的会，而不应该是一个软件公司所为。
为什么不在议程当中植入产品演示或者新品发布的环节？我们其实也纠结过。我们的广告公司曾经一度强烈的建议把产品演示加入到大会议程，认为那不会影响整个大会的观众体验。但最终，老板没有同意这个建议。“我们已经叫明道大会了，这就够了。装逼，就装到底吧。”
从现场和会后的反应来看，这次大会的主题策划是极为成功的，媒体和观众满意度都出奇的高，大家普遍认为收获很大。如果加入明道产品演示会怎么样？其实我也无法判断，历史不给我们重来一次的机会。
成功，只属于那些胆子大的人。
演讲嘉宾邀请
对于一场千人大会来说，演讲嘉宾是最最重要的环节，也是最考验一个活动执行团队的环节，这里面自然有很多know how，下面慢慢道来。
演讲嘉宾大致可以被分为三种类型：专家型嘉宾、明星嘉宾、赞助嘉宾。专家型嘉宾一般是企业家或者专家，在自己的行业或者领域具有垂直影响力，大部分嘉宾属于这一类型。明星嘉宾是那些具有大众影响力的嘉宾，他们属于名人行列。赞助嘉宾顾名思义，就是来自赞助商的嘉宾，他们的演讲带有营销成分，但是这部分嘉宾也很重要，如果没有他们的商业赞助，举办活动的资金就无从筹集，大会可能就办不起来。
对于一场大会来说，明星嘉宾无疑至关重要，他们是给会议的级别定调子的人。明道大会有幸请到吴晓波和刘慈欣两位明星，这让我们在进行后期的媒体合作、赞助商招募和观众招募上非常顺利。
那明星嘉宾要怎么才能邀请到呢？第一要靠运气，第二要靠人品，第三要支付一定的出场费。请到刘慈欣靠的就是运气，我在3月份翻看一本杂志的时候，发现了一篇刘慈欣的文章，正巧这个杂志的编辑是我的好友，于是我马上联系了他，请他从中介绍。有了这个好友的背书，大刘很快接受了我们的邀请。
请到吴晓波则主要是靠人品。吴晓波算是我的学长，我此前也在自媒体里推荐过他的文章和书籍，因此对我印象算是不错。今年1月份我约他在杭州见了一面，跟他详细介绍了关于大会的思路以及我们公司所做的事情，他觉得我们挺靠谱的，于是就答应了。
这里不得不提到一个不小的遗憾，其实本来我们还可以邀请到凯文·凯利出席的，一直到4月份我们从他经纪人那里得到的信息都是他将会出席并演讲，还特意跟我们要了演讲主题，我帮他提出的演讲题目是《从技术到商品——技术价值到商业价值的转化之路》。结果就在我们将要签订演讲合同的时候，经纪人突然告诉我们，因为6月10几号KK还要来中国参加一个活动，所以他可能无法出席我们的活动了。之后我们直接给KK发邮件，仍然没有扳回局面，最后只能作罢。
这里我们要吸取一个教训，对于关键的演讲嘉宾，一定要第一时间把协议签署好，这样可以锁定后期突然发生变化的风险。假如KK也能出席的话，那明道大会的影响力可能还会再上一个台阶。
这次我们一共邀请到了40位嘉宾，我显然不可能认识所有这些嘉宾，那我们是如何请到这么多嘉宾的呢？很简单，先找到在某个圈子当中人脉比较广的核心人物，然后通过他来邀请相关领域的嘉宾。这次我们请到了数位美国大数据领域的顶级专家，靠的就是一位麻省理工毕业的好友，她的穿针引线起到了关键作用。
当然，最后不得不提一下老板任向晖和我自己，我们人脉也算比较广，否则嘉宾邀请这件事情不会这么顺利，这应该算是我们的一项无法被复制的核心竞争力吧。
媒体合作
这次大会我们一共邀请到接近30家媒体合作。事后回顾，其实我们还有可能做得更好，我发现有些媒体本来是有合作意向的，只是因为团队事情实在太多，没有有力的跟进，所以导致合作没有最终达成。
媒体合作当中有一些know how是值得特意说明的，比如说独立媒体和门户在洽谈时候就有明显的不同。对于独立媒体的合作，最佳的路径就是直接找到一把手，然后和一把手达成意向以后，由下面的负责人推进执行，这样效率最高。比如说这次的合作媒体当中，爱范儿、钛媒体、派代网、商业评论就是这样谈成的。
而对于门户来说，媒体合作就复杂一些。我们能提供的资源主要是大会嘉宾的采访机会、媒体logo的展示，我们想要的资源是媒体报道和banner广告位，对于独立媒体来说这是一个对等的置换，而对于门户来说，由于内容和广告掌握在两个不同的部门手里，置换就变得比较难操作，所以我们基本上没有从门户网站置换到广告位资源，只是邀请到记者进行采访报道。
在进行媒体合作时，一定要有一个核心合作伙伴，比如这次的腾讯科技。我们和腾讯科技的合作是非常深入的，腾讯科技专门为明道大会建立了一个专题页面，我们也在明道大会现场给腾讯科技提供了微信大屏幕资源。从会后的传播来看，腾讯科技的报道确实是力度最大的。
在传播的内容方面，最好的素材肯定是嘉宾演讲实录。吴晓波和李天田（就是脱不花妹妹）的演讲都获得了非常好的传播，大会那两天朋友圈被他们刷爆了，很多媒体都进行了转发。这也再次证明了明星嘉宾的价值。
观众招募
观众招募是整个大会组织过程当中难度最高、最不可控的一个环节，嘉宾邀约和媒体合作都可以通过点对点的方式解决，而观众邀请只能通过点对面的方式解决。观众在哪儿？这是最要命的问题。
刚开始的时候，我们设置了early bird阶梯定价，4月份购买门票1999元，5月份2499元，活动当天2999元。刚开始的时候，售票速度很慢，每天可能也就售出十多张票子。究其原因，一来是媒体资源还没有得到落实，宣传推广力度不够，二来是大会的详细议程没有确定，很少有人愿意为一个演讲嘉宾和主题尚未明确的活动付费。所以，后来我们不得不改变策略，没有坚持阶梯定价，而是一直维持了1999元的价格。
以往活动的经验告诉我们，活动报名人数最好要超出现场座位数30%以上才能确保活动的出席率。因此，我们现场本来是800人的位子，接受的报名人数在1100人以上，在达到了这个数字以后，我们关闭了报名系统。从当天的出席率来看，我们的预估基本上是准确的，座位都坐满了，还有一些观众是站着听的。
报名的大幅度增加是在5月份，这时我们的媒体合作资源大量上线了，大会的详细议程也更新到了官网，对于观众的吸引力增强了很多。我想我也不用遮着掩着的，如实的告诉大家，付费观众和免费赠票观众的数量大概是一半一半。
免费赠票主要有这样几个渠道：一是明道付费客户，每个公司会获得一张免费赠票；二是媒体合作伙伴，他们一般会把门票作为读者福利，通过抽奖的方式发出去；三是老板和我的私人好友，当然这些好友一般都是企业家，是我们的目标客户。连卖带送，我们终于把1100多个观众给凑齐了。
在检视报名表格时我们发现，观众当中C level（就是CEO、总经理、总裁、创始人之类）的人占了差不多一半，这可能有两个原因吧，一是票价比较高，不是C level的人估计难以承担这个价格，二是我们在赠票的时候做了筛选，只针对企业家人群进行了赠送（因为他们是我们的目标客户）。
这里顺道给合作伙伴做个小广告，我们大会报名是采用了会鸽的系统，这是一个非常专业的会务报名平台，用会鸽的好处是后期做通知很方便，可以给观众发提醒邮件和提醒短信，客户体验不错。
上面说的四点是一次大会最最关键的部分，我们基本上已经复盘完毕了。接下来要说一些琐碎的细节，想到哪里就说到哪里吧。
1、会议场地一定要早订，最起码提前半年。我们要做的是千人大会，这样体量的场地选择余地其实并不算大，场地方是比较强势的，反正你不订总归有人订。考虑到我们要做一场2天的大会，所以最好选择五星级酒店来做，这样餐饮、住宿问题比较容易解决，如果找展览馆的话，场地费用可能低一些，但是来回的交通接送、餐饮的安排都比较让人头疼。五星级酒店上海只有屈指可数的几家能做，我基本上都到现场看过场地，最好的是静安香格里拉，其次是陆家嘴香格里拉和浦东的嘉里大酒店，但他们都有一个致命的缺点——太贵！我们作为一家小公司，虽然喜欢，却实在负担不起。最后，我们选择了场地面积稍微小一点，但是性价比不错的利思卡尔顿，它的品牌一点不比香格里拉差哦。
2、观众区和舞台最好呈扇形排列，这样更利于演讲嘉宾的发挥，他无论面对那个方向，都能够和观众近距离互动。如果把会场布置成一个长方形，虽然能够容纳的观众会多一些，但是场地过于纵深，会让演讲者感觉不舒服。
3、大会官网的搭建是逐步完成的。最初的时候，官网只有logo和6大议题，因为演讲嘉宾邀约还没有确定下来，所以内容比较少。随着邀约逐步完成，官网的内容会越来越详尽。不要希望一步到位，活动的官网都是一点一点搭建起来的。
4、用微信群、微信群发助手做嘉宾的通知工作，事半功倍。给所有嘉宾建立微信群这个很容易理解，群发助手大家可能平时用的比较少，这是微信的一个隐藏比较深的功能，它可以允许你向不超过200位好友群发信息，做通知特别高效。
5、工作协同至关重要。搞活动是一件对协同要求极高的工作，决策者和执行者之间、不同岗位角色之间的信息共享至关重要，如果信息不同步，就非常容易出现乌龙。
好在我们有明道的任务系统，我们先把整个筹备任务拆分成了8个大的子任务，分别指定了负责人，然后子任务下面还可以再拆分子任务，这样一来，整个筹备任务变得条理非常清晰。
6、嘉宾出场顺序安排有讲究，我们把最重量级的嘉宾分别安排在第一天上午和第二天下午，为什么这么安排？开场要有开门红，一个好的开场等于成功了一半，所以第一天上午一定要有重量级人物压阵。另一个重量级嘉宾要放到大会最后，这样可以防止一些冲着明星嘉宾来的观众过早离场。
7、筹备这样一场大会需要多少个人？各人之间如何分工？我们全程参与的核心筹备组只有7个人，前期主要负责嘉宾邀请、媒体合作方面的事情，在后期又有2人加入，负责场地搭建和现场总控，活动当天有20名左右的志愿者，负责现场的各项接待工作，其中2人负责微博、微信等媒体的现场转播。这就是整个活动我们的人力投入。
8、钱都花在哪里了？最大头的支出是在场地上面，酒店的活动场地、酒店房间、茶歇这些大概占了全部预算的70%吧，场地搭建大概占10%，嘉宾的路费大概占10%，物料和其他杂费支出大概占10%。
在文章的最后，我们再来思考这样一个问题：做一场千人大会的意义到底是什么？毫无疑问，我们的目标决不是简单的针对到场的这1000多观众进行营销，如果那样的话我们的成本就太高了。我想，一场千人大会的价值主要就是以下几个方面吧：
1、这是一个跟各方面合作伙伴建立联系的最佳理由。一场大会办下来，我们邀请到40位有影响力的意见领袖，这些人都是有很强的话语权、有丰富的社交网络的人，他们的口碑对明道至关重要。我们邀请到30家左右的媒体，如果没有明道大会，我们是很难找到理由接触这些媒体的。
2、通过现场观众，进行强有力的社会化传播。到场的虽然只有1000多人，但是这1000多人大部分都会发布微博、朋友圈分享大会的内容，他们的朋友当中有很多人也是我们的目标客户，按照每个人能够通过社交媒体影响100人来粗略估算，知道这次明道大会的人可能在10万人左右。
3、显示公司的气场，提升明道的品牌价值感。还记得当年雷军第一次模仿苹果开小米发布会吗？一个卖便宜手机的公司为什么要开一场那么高大上的发布会？所谓建立品牌，其实就是在客户心智当中建立起一种联想关系，当客户看到小米这个品牌的时候，联想到那样一场发布会，客户就会觉得小米是个有牌子的手机，它和山寨货不一样。我们做明道大会也是一样，当客户看到明道这个品牌时，联想到2014年那一场众星云集的科技大会，联想到吴晓波、刘慈欣，联想到顶级的丽思卡尔顿，那客户就会觉得明道是一个很有腔调的公司。
4、一场成功的大会可以提振整个团队的信心，带来非常强烈的荣誉感。这次大会结束之后，我明显感觉到不仅是承担大会筹备任务的市场团队的信心在提升，销售团队、技术团队、代理商的信心都得到了明显的提升，大家都为我们能做出这么牛逼的一件事情感到特别的自豪。
所以，你们说办这样一场大会值不值得呢？复盘就到这里吧，期待2015年明道大会再见。