理清思路 从容高效 ——读《搞定I》有感

我们单位举办了一个「金秋荐书读书活动」，每个党支部推荐一本书并阐述推荐理由，全机关每人在推荐书目中选择一本。主办方会按照大家的选择将这些书籍买回来派发，要求大家认真阅读，每个党支部推荐一篇读书心得参加评奖。
处长分派任务时，我主动包揽了推荐书以及写读书心得这两项，赢得领导一片表扬，弄得我都不好意思了——做自己擅长的事儿，还能为大家减轻压力，何乐而不为呢？
我推荐的是《搞定I：无压工作的艺术》，GTD时间管理系统的源头。在推荐书目的各种政治经济类书籍中，这本真有些独树一帜呀！好在这本书的实干风格很符合我们处室的特色，也还有人选择。

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之前初读这本书时，我写过一篇读书心得， 《培养项目管理思维》。
但机关的文风，你懂的，还得再重新写一篇。为了这篇正儿八经的读书心得，我把这本书重读了一遍，又有了新的收获。
先把准备提交的这篇心得贴出来，让大家体验一下机关的文风，嘿嘿~
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进入信息时代，跨领域跨部门的交流合作日益增多，互联网的普及也带来信息量的大增，我们常常要同时处理多个不同的工作。如果依然用旧的模式和习惯来应对工作，有时会感觉力不从心，特别是工作繁忙时，我们时常会觉得压力重重，太多事情都理不清头绪。
《搞定I：无压工作的艺术》这本书，就是基于这样的现状，提出一套系统的工作方法，帮助我们快速处理已经堆积或接踵而来的各种任务，头脑清醒、从容高效地完成工作。
书中提出了管理工作的五个步骤：

第一步，收集一切引起我们注意的事务和信息，把想法写在纸上。
第二步，对这些信息进行处理，决定下一步行动。
第三步，对这些行动进行有效的组织整理，归类到日程表、备忘录、“下一步行动”清单、“等待处理”清单等各种清单中。
第四步，回顾已整理好的清单，确定马上就做的下一步行动方案。
第五步，执行下一步行动方案。

读完对这些步骤的详细阐述后，我结合自己的工作，有以下几点收获：

一、要养成拆分项目的思考习惯

我们的工作任务，有的是项目，需要拆分为若干步骤来实施，比如下周三开办公会议，这就是一个项目，需要分解为草拟通知、订会议室、印发通知、落实名单、布置会场等一系列可执行的具体动作。
有的是行动，马上就可以去做并得到结果。认识到项目和行动的区别，养成拆分项目的思考习惯，有助于我们理清思路，避免畏难情绪。

当接受的任务是一个具体的项目，在实施之前就要思考如何将这个项目分解为一个个可执行的动作。养成行动前先思考的习惯，才能以清晰的思路来完成工作，从而提高工作效率，避免做无用功。

另一方面，我们对工作产生畏难情绪甚至推托，常常不是因为缺乏时间精力，而是没有养成将项目拆解为具体行动的思考习惯，一遇到项目类的任务，就觉得像一座山压过来，第一反应是能不能不做或是让别人做，而不是静下心来将这座大山分解为一座座小山，然后再将小山分解为一个个小土丘，最后各个击破。

饭要一口一口吃，路要一步一步走，工作也需要一个动作一个动作地完成。养成拆分项目的思考习惯，将看似复杂繁琐的项目分解为若干可以马上执行的动作，按照时间进度一一完成，就能从容不迫，从容高效。

二、要建立自己的清单系统

有句俗话说，好记性不如烂笔头。我们的大脑容量有限，存放在大脑中的待办事宜太多，就会干扰我们的思考和判断。有科学研究证明，大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。

使用各种清单，可以实现“小事记纸上，大事放脑中”，尽量减少大脑负担，释放大脑空间，使其有余力思考更重要的问题。这些清单，包括日程表、备忘录、“下一步行动”清单、“等待处理”清单等等。

建立自己的清单系统，就是根据自己的工作内容和工作习惯建立不同的清单，每个清单之间有一定的关联，将工作过程中产生的计划和想法记录在相应功能的清单中，每天和每周选取一个时间段，对清单系统的记录事项进行整理和回顾，依此制定出下一阶段的工作计划，避免工作的拖延和堆积，形成良性循环。

关于清单的设立，书中还建议将“下一步行动”按照情境分类，即按照完成该行动所需要的工具、地点或者相关人员来分类。书中认为，从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多，频繁地转换状态会造成巨大的浪费。按照情境将行动分类，可以充分利用所处的环境，有效发挥自己的能力，以提高工作效率。

三、要适应多线程的工作要求

“多线程”原本是计算机领域的专业术语，是指从软件或者硬件上实现多个线程并发执行的技术。具有多线程能力的计算机能够在同一时间执行多个线程，进而提升整体处理性能。

我所在的处室承担了上传下达、沟通协调等工作，处于机关运转的中枢位置，这就要求工作人员不能局限于完成一项工作任务后才能接受下一项任务，而是可以同时处理多个项目，适应多线程的工作要求。

我认为，实现多线程工作，需要我们综合考虑多项任务。同时处理多项工作时，可以将项目维度和时间维度相结合。
在项目维度上，将每项工作任务拆解为可以执行的一系列具体行动，对这些行动进行有效的组织整理，归类到日程表、备忘录、“下一步行动”清单、“等待处理”清单等各种清单中。
再按照时间维度，回顾已整理好的清单，结合各个步骤的时间安排和各种行动的情境要求，确定如何分批完成属于不同项目的各种行动。

如此思考，接下来需要做哪些工作就能一目了然，同时也能掌控各项目的实施过程，按照计划有条不紊地稳步推进，在保证工作质量的同时提高工作效率。

养成拆分项目的思考习惯，建立自己的清单系统，适应多线程的工作要求，可以让我们思路清晰、精力集中、事半功倍、效率提升，同时也减轻了精神上的压力，以积极向上的心态投入工作，将有高度的责任感、高效率开展工作、实行高水平服务的“三高”希望落到实处，为机关的高效有序运转做出贡献。
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在写这篇读书心得时，在微博上收到私信：

我最近有主题阅读《小强升职记》《记事本圆梦计划》，觉得方法论好多，突然不知道怎么用笔记本了，有趁早手册，也有A6活页，感觉脑子里东西都不知道怎么安放了～请问你就只如你之前文章里说的那样使用效率手册、便利贴一样工具？脑子里突然蹦出来的想法，想以后做的事，都怎么处理呢？读书笔记又怎么记呢？是否有必要每天总结如晨间日记之类，觉得日周月年都要计划总结要做的事好多，好乱呀……

其实以前也收到过很多类似的询问，我总是不厌其烦地在私信里一一回复，也正是因为这些询问，让我产生了开微信公众号的冲动——
在这个四处都是碎片化信息的时代，我们更需要的是建立自己的思维体系，在此基础上，将碎片归置到相应的位置，如此才能发挥信息的作用。否则，我们的大脑里就是一片浆糊、各种没用的碎片。

而《搞定I：无压工作的艺术》，正好为我们提供了这样一个系统。你可以不全盘照搬，但需要先按照书中所说的步骤建立一个雏形，然后再按照自己的需要做局部调整。
我对趁早效率手册的建议，很多就来自于这本书的理念，比如「日程表是圣地」。使用效率手册的方法，也源自这本书，比如将总体检视工作的「六层次法」用来作为使用效率手册的总体思路；周计划记项目，日计划记行动……
各种手册只是工具，我们按照自己所建立的系统来使用这些工具，而不能被这些工具牵着鼻子走。2015年的效率手册有一些模块太具体，不符合我的使用习惯，我直接做了改造。
所以，在询问如何使用手册之前，要先检查一下自己的时间管理模式是否已经建立，自己的清单系统有哪些需求，在此基础上，再去寻找合适的工具。

至于要做的事情太多怎么办，《搞定I：无压工作的艺术》中也有非常详细的指导，所以我建议这位朋友认真阅读这本书，希望她能从书中找到那些问题的答案。

开卷有益，特别是这种处于理论源头的书籍，更值得一读再读。