外贸跟单流程

一、客户询盘：

一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

二、报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，给客户做正式报价。

三、得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

四、下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

五、业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

六、下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产。

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

七、验货：

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

八、制备基本文件

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

九、商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

十、租船订仓：

如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。
如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

十一、安排拖柜：

货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：
- 定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，
- 拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
- 如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十二、委托报关：提供一份装柜资料

所装货物及数量，口岸，船公司，
定仓号，柜号，船开截关时间，
拖车公司，柜型及数量，
本公司的联系人和电话等。

十三、获得运输文件：

最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做。
督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。
及时支付运杂费，支付运费应做登记。

十四、准备其他文件

商业发票：
FORMA原产地证书
一般原产地证
装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。
装箱单显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

十五、交单

采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

十六、业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

十七、文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

[单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。]