从读者角度呈现信息

*节选自 Developing Quality Technical Information, A Handbook for Writers and Editors, 2nd Edition *

从读者角度呈现信息很容易把读者带入“故事”，读者容易想象你所描述的任务的执行过程。

这种写作方式有以下特点：

• 明确的指向性，多以第二人称（you）为主语。
• 使用主动语态，使用不同动词，区分读者要进行的动作与产品本身进行的动作。
• 给出动作的原因。

以下通过几个示例进行说明。

示例一

image.png

评析：
修改前：使用了被动语态，动作主体及原因均不明确。

修改后：修订版本中，将读者作为动作参与者，“you might lose data” 也阐述了该动作的理由，与读者联系起来——“他们不想丢失数据”。

示例二

image.png

评析：
修改前：读者并不能十分清楚原稿中信息与他们有何关联。

修改后：在修改后的版本中，将读者纳入到“故事”中，解释说明了他们为什么要使用这个功能。

提供一个任务帮助时，你十分清楚读者当前所在的界面位置，因而也十分清楚进行任务的哪一部分读者会需要帮助。这一优势能帮助你很好地从读者的角度组织针对性的主题信息。

示例三
以下是个帮助信息，假定读者需要获取Create Table向导的Primary Key 页面（一个第三方页面）的帮助信息。

image.png

image.png

评析：
修改前：若读者已完成了了“Creating a table” 任务的大部分步骤，仅仅需要知道如何指定primary key的一些信息，即creating table的子步骤。修改前的版本成功地“浪费”了读者的时间，提供了很多已经完成的步骤。

修改后：从读者当前可能的位置出发，组织任务信息，同时还提供了primary key概念的链接，以防有些读者在开始任务之前需要了解这些背景信息和概念。

一旦理解了读者的角度，你就可以写出基于任务的主题信息，以帮助读者顺利完成任务。