工具控| 个人信息管理之四：家庭无纸化办公

如果发生紧急情况，我只需带走「时间胶囊」和「一级文件袋」，即可保证所有重要资料的电子数据已安全备份在「时间胶囊」中，而所有重要的纸质文档已安全存放在「一级文件袋」中。当然，这并非「无纸化办公」的初衷。

我的PIM个人信息管理

此图为我个人的「信息管理」电子化流程图（请区分"KM知识管理"），其中右侧的「4.书籍/文档→扫描宝/涂书笔记→(Evernote)→DEVONthink」即为本文所涉及的部分： 无纸化办公。

目的

1. 实现所有文档资料电子化归档
2. 实现重要文档资料集中式存放

一、纸质文档分级

无纸化办公的第一步，是对纸质文档资料进行分级：根据纸质文档的类型、重要性、作用等的不同，分为不同等级，并采用不同的处理方式。

• 一级：(必须)保留纸质原件，并电子化归档。eg. 证件、证书、合同等
• 二级：(选择)保留纸质原件，并电子化归档。eg. 具有纪念意义的个人文档
• 三级：(暂时)保留纸质原件，并电子化归档。eg. 手绘思维导图、创作手稿等…
• 四级：不保留纸质原件，仅电子化归档。eg. 信息类文档如体检报告、工资单等

二、电子化归档工具

• 扫描工具
  实现「纸质文档→电子化文档」转换（此文仅讨论无需打印/扫描机的低成本方案）
  1. 扫描宝APP
  扫描宝为印象笔记配套的手机端电子扫描工具。
  2. 涂书笔记APP
  涂书笔记是通过对纸质图书拍照并进行OCR文字识别的手机端工具。
• 收集工具：印象笔记
  印象笔记是我手机移动端所有信息渠道的收集工具。手机端和电脑端可实现云同步。
• 存储&OCR工具：DEVONthink
  DEVONthink是我在桌面电脑端所有文档类信息的存储和加工中心（其实它是我整个PIM个人信息管理系统的中心枢纽）。目前DEVONthink的OCR功能对中文识别不友好。
  印象笔记中的文档会定期自动导入DEVONthink存档。而电脑中的所有信息（包括系统配置）都会通过「时间机器Time Machine」物理备份至「时间胶囊Time Capsule」中，DEVONthink的数据库文件自然如此；另，部分文档会选择性的进行云备份，即便时间胶囊和电脑同时坏掉(估计概率比中彩票头奖小），还有好几片"云朵"罩着呢！
  目前我使用的云服务：
  1. iCloud 50G：用于苹果自带App参数备份，iPhone、iPad系统备份，相册摄影等个人文档云备份。
  2. OneDrive 1T：用于常规文档云备份。
  3. Dropbox 22G：用于DEVONthink、Omnifocus等App在多终端间同步。

三、纸质文档存放

• 工具：透明塑料文件袋
  目前使用的是名创优品的文件袋，物美价优。
• 方法：按文档分级分别存放
  购买三个文件袋，分别贴上1️⃣、2️⃣、3️⃣，用于分别存放一级、二级、三级文档（文档分级方法见第一节）

P.S. 不幸中的万幸是，上个月我电脑坏的是主板，而不是硬盘。正是这次电脑硬件的奔溃，提醒了我这样一个事实：

所有硬件，包括存放你所有重要数据的硬盘，都是有寿命的；或许不是今天，但总有一天，它会坏掉！

届时，你愿意为找回电脑里几十年的数据，花多大的代价呢？

这是此文之所以成文的原因和初衷。