三节课后显慧：如何高效进行远程协同办公？
疫情之下，多数企业已开启远程办公一周，但远程协作成效却并不尽如人意。
如何保证员工的产出？远程的会议如何开得更有效？如何保证员工能用心思考？如何保证信息能同步成了管理者的挑战。
2月8日晚，小饭桌公益直播课第三讲开讲。我们邀请到了三节课创始人&CEO后显慧作为分享导师进行主题为“远程办公协同两大对策：管理方案和协同工具”的精彩分享。精彩观点如下：
1.对信息流、工作流、团队战斗力进行管理是企业面临的核心问题
2.远程协同中拆任务、定标准是关键 3.协同不等于用通讯工具聊天，更重要的是把重要信息沉淀下来
以下是后显慧老师分享实录，小饭桌作了不影响原意的整理，以飨读者。
远程开工第一周：普遍焦虑
脉脉最近做的2020年职场人士开工状态的调查，我从中挑选三个问题与大家分享。
第一，员工在家办公的时间区间？
调查显示只有27%的员工与以往办公时间相同，大部分人工作时间并不规律。
第二，员工在家办公需要克服的问题？
调查显示大部分人容易被其他事情打扰，缺乏工作氛围和动力，作息不规律。
第三，目前职场人最关心什么问题？
基层员工与中层管理员工最关心返工后的健康是否有保障，其次担心工作任务能否完成；而企业高管则最关心企业的生存和发展是否会受到影响，并担心所在行业是否会受到疫情的影响。
总体而言，现在的开工状态不容乐观，员工的工作效率参差不齐，大家普遍比较焦虑。从企业管理的角度来说，管理者所面临的挑战远大于执行者。
以我们的经验来看，企业目前主要有三个大的挑战。
第一个挑战是对信息流的管理。线上办公之后，很容易出现钉钉、企业微信等办公软件信息爆炸的情况，而且整个管理状态是离散的，信息的传递杂乱无章，员工很难寻找到核心的信息。
第二个挑战是对工作流的管理。由于工作系统有很多，员工很难清晰了解项目进展，且团队沟通成本也会变高。
第三个挑战是对团队战斗力的管理。缺乏集体办公的约束，家庭场景下，团队很难激发出较强的战斗力。
针对以上三个挑战，我们建议通过工具与规则相结合的方式积极应对，下面详细展开。
远程协同三要点：定规划，做计划，拆任务
在远程协同中，各层级角色不同，面临的核心挑战、难点与应该执行的任务也存在差异。
对于管理层来说需要考虑的是，团队成员处于离散式分布状态下，要如何保证信息通畅。
为了应对这种挑战，管理者的主要任务是定规划，做计划，拆任务。
定规划是对于一些基础但重要的事情。比如员工的到岗离岗时间；一些通讯机制与通讯礼仪；信息流发起与过程的监督；最后一定要设定紧急联系人，确保每个员工都可以被联系到。
做计划主要针对的是公司战略与人力。疫期公司线下的业务、线下活动的交付等都会受到影响，公司战略的优先级肯定需要重新思考讨论，这时需要管理团队做出最后的决定。另外，管理层还需要确认远程协同中的核心岗位，需要重点关注。最后，要对人力资源的缺口进行分析。现阶段情况下，有线下业务的公司可以适当将线下团队切一切。
拆任务是细化管理颗粒度的过程。管理层要定义好核心问题是什么，然后拆解关键指标，最后将每个指标落实到人。执行的过程中注意拆解关键指标时要做到尽可能细致，比如制定每周指标，甚至是每日指标。
对于中层员工而言，面临的最大挑战是怎样去建立团队的信心，这就要求中层员工需要对基层员工做远程赋能，帮助成员解决一些远程工作的效率问题。
在具体落实上，中层员工需要做到三点：拆任务要将关键目标拆解为具体工作，并将工作分配给团队中的每个人；做协调要根据团队中员工的状态做资源的调配，并对授权范围做一些重新调整；看进度要做到向上汇报，向下协同。
对于基层员工而言，最难的事情就是如何对抗干扰，对抗干扰的结果也决定了是否能获得领导的信任。
对此，基层工作人员需要管时间、做执行、常汇报。首先，员工需要在家中创造一个适合办公的场景，给自己一个相对独立的工作空间对抗干扰。其次，确定任务的优先级，把工作分成具体的动作，每一个节点的工作进度需要主动上报，每天做一次汇总。
找准OKR，切忌信息大爆炸
具体到实操环节，关于如何让远程会议如何开得更有效，如何保证员工能用心思考，如何保证信息能同步还要把控好五个要素：
第一，拆任务、定标准是关键。
管理者制定的团队目标和工作周计划，要以OKR（目标和关键成果）的方式来执行。让员工养成每日从“我的工作任务”开始工作，先组织自己的工作重点。具体拆任务、定标准的方式前文已经提到，不再赘述。
第二，建议每日远程开站会，团队成员开个短会，更新团队的进度。在让大家有开工仪式感的同时，把核心业务梳理清楚。
站会怎样开？有四个要点：
1. 领导主持或轮值主持；
2. 先回顾周、月目标，然后每个成员反馈完成情况和当天计划；
3. 重点记录项目状态，连接到相应文档中；
4. 每天站会都要记录。
如何做远程的项目讨论会？有以下五个流程：
1. 会议邀请，发出开会使用的全部资料；
2. 参会者提前出预览并提出问题；会议现场是讨论问题和达成共识的，而不是抛问题，问题要在看协同文档的时候就提出来；
3. 视频会议现场，参会人分享各自的观点后要产生共识；
4. 立即形成会议纪要和工作任务；
5. 及时跟进和确认产出（在日报中）。
总结一下，在项目会议上要减少工作群的碎片化沟通，慎重讨论效果更好；会议全过程都值得沉淀，在做项目的过程中就沉淀了知识。
第三，建立周报文化，并及时反馈。周报的基本逻辑是我的OKR是什么？包含本周完成的内容、本周的思考或疑问、下周的计划等内容。
对于周报中值得讨论的问题，需要得到更及时和高质量的反馈。在远程系统里面相互反馈更为重要，管理者更要重视员工的思考，除了反馈外，甚至要支持和激励。
第四，建立关键信息的唯一通道。团队内经常用的东西，要放到统一的地方，比如工作流程、岗位说明、SOP(工作准则）文档、各种制度等，更新完要迅速同步给受影响的人。
第五，消除信息的大爆炸。微信是信息流，核心是效率高，信息量大。沟通上使用的即时通讯软件比如钉钉、微信企业是工作流，能够把工具和IM结合起来。
总结一下，协同不等于用IM聊天，更重要的是把重要信息沉淀下来；选择能绑定IM的工具，独立的工具很容易成为孤岛。
远程协同的关键是信息沉淀
如何选择协同方案，有两大原则：
第一，短期过渡选择。短期方便优先，优先去选择现成的、顺手的，不需要很复杂学习的；建议使用企业IM+视频会议+文档工具即可。
第二，长期协同选择。宁缺毋滥，用几款产品解决几个典型问题，而不是听到好就试，要结合业务场景，你重视什么就选择这个领域最好的；协同不等于聊天，链条记录不等于沉淀，没有沉淀的东西难形成公司核心资产，不利于复制。
有哪些可供参考的协同工具：
l 解决沟通问题：钉钉、企业微信、飞书
l 解决见面问题：Zoom、钉钉视频会议、瞩目、飞书等等 l 解决文档协作：如石墨、腾讯文档、飞书等 l 解决项目管理：Teambition，Jira等 l 解决知识协同：TeamMark，IM+TM=协同效率和质量管理是根本，工具是辅助，沟通工具很多，远程协同的关键是信息沉淀。团队的能力，光凭沟通效率是不解决问题的，没有一款产品能解决所有问题，但选择后一定要坚持使用，而且需要去领导带头，全员才能用。
疫情是一次危机，能不能变成一次转机呢？我认为疫情之下，是提升公司整体的协同效率和管理能力的好时机。如果这些事情能够被沉淀下来，被延续下去，公司就从危机中获取了一些转机。
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