分享疫情期间，想天软件如何实现全员高效居家办公，工具选用干货分享

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本文旨在给广大的客户、用户朋友们分享一下我们公司的协作办公模式。从我们部署疫情期间工作合作模式入手。分析和总结我们的思考。

先说回春节假期延期

由于疫情发展迅速，国务院迅速做出了反应，延长了春节假期。我们公司部门经理在延长假期期间紧急开会沟通，确定了几条部署。

  1. 疫情情况不明朗，暂时不考虑回公司办公，出了问题无法兜底。

  2. 每个部门在制定办公指南，于2月1日（延长假期第二天）发布通知，告知员工2月3日在家开工，留足准备时间。

  3. 统计全员办公和开工条件，由于大多数员工是本地员工，有居家办公设备的，可以自行解决。如无设备，2月2日可以申请去公司搬运工作电脑。

  4. 明确采用什么软件进行办公协作。

由于我们公司是一家从事互联网在线社区产品研发的公司，本身就采用了一些协作办公的产品和工具。在疫情期间，我们沿用了一些原有的系统工具，同时增加了几个特殊的工具。下面是一张表格。

工具

用途

重要程度

用途

收费情况

Nas公司网盘

群晖nas服务器1台

分享公司文件，分权、结构化存储公司内的各种档案

非常重要

保障员工在家一样可以正常读写公司文件，不至于出现老的文件无法打开无法追溯过往工作成果

硬件收费，没有后续费用

聊天软件

钉钉

企业级办公软件

重要

内部沟通+通知送达+考勤签到

免费

在线语音

YY手游助手

实时在线的多人语音聊天软件

非常重要

居家办公期间，无法做到面对面，沟通效率低，文字又无法准确表达与高效互动

这是我们主要的沟通途径

每天语音晨会，实时办公室模式

免费

业务流程软件

轻流BPM系统

改善内部流程

审批、业务流转

重要

多部门多单位协作的时候，信息的跨部门传递是关键

软件收费，有免费版

其他的业务系统

Oa、项目管理、代码管理、crm等等

保障各项业务正常有序进行

非常重要

各种系统是各部门单位正常开展工作的基础，篇幅有限，不做展开

内部搭建，都是开源免费的

接下来详细展开各个软件的用途

①．Nas网盘-群晖nas

Nas网盘一直以来是我们公司提升员工互通效率的法宝之一。很多企业会通过百度网盘、网络邻居共享文件夹等方式来实现文件的互通。但是安全性、速度、效率各方面兼顾的话，还是首推nas。

不仅可以做到接近本地文件的体验（直接双击打开），更能做到安全防护，多盘备份，不至于出现灾难性数据损坏。

在疫情期间，我们在家也可以通过自己的账号密码，快速打开自己部门的文件夹，存取需要用到的工作文件。

年前在公司做的东西都可以在家打开。

除了nas，我们还使用钉钉内置的在线文档编辑和群文件。钉钉的群文件保存时间远超微信的时间。很多沟通过程中传来传去的文件，也可以快速找到最后提及的版本，也非常方便。

基本上这两款软件就能解决我们的办公文件的存储需求了。

②.聊天软件-钉钉

钉钉目前占据着非常大的企业聊天的市场。文字聊天场景在办公的时候也是非常常见，他有比较长的时效性，比语音更久，也更容易按照工作目的区分。通过不同的群沟通，效率较高。

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③.实时语音沟通

YY语音本身是设计给游戏公会做沟通用的，日常不玩游戏的朋友可能不知道。

为什么我们没有采用微信语音、钉钉语音作为我们的主要沟通方式。主要从以下几个地方考虑：

1）.语音会议的模式本身存在其不可弥补的缺陷。我们设想一下，如果你在办公的时候，有什么问题，想要问一下边上的人，你会跟他说，喂，我们想要和你聊天，你应我一下。然后你就朝他发出bibibibi的声音，然后他跟你说，好的，我们沟通一下。然后你们再聊天。这个效率可想而知。

我们采用在yy当中根据功能性、部门性质划分了办公室和会议室。针对保密性要求不高的会议，均可解决。针对保密性要求高的也可以设置加密频道。

2) .强调实时在线，任何人都应该在工作期间保持在线

从每天早上的晨会开始，每个人全天候在公司大频道，平时在部门办公室子频道。内部沟通只需开启麦克风即可。平时有同事说话，也可以第一时间听到。不需要单独发起语音会议。我们可以在任意时刻，喊话对应的同事，并且传达给其他同事。而不需要对方确认。

3) .每日晨会沟通，每日子频道点名

下面是我们自己公司的日常频道截图：

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④.业务流程软件-轻流BPM

针对审批，我们常规性的请假审批都是走钉钉的内置审批。

钉钉内置审批比较简单，填表和流转也比较简单。适合轻度流程。

对于复杂的流程，需要多人协作，反复抄送的，我们采用轻流（轻流是我们公司代理销售的一款BPM产品，可以咨询客户经理了解详情）设计流程。

举例内部的版本发布流程：

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⑤.各部门的业务系统

开发用禅道管理项目，源码版本用gitlab，公司内部日常发布公告和文档用dzzoffice，crm用悟空crm，内部培训用edusoho等等。

很多软件遵循不同的开源协议。这里就不过多展开了，大家可以去百度了解一下。

总结，我们的一天：

早上8点半，钉钉打卡签到，全员在yy语音上线，然后自己到各部门的办公室，完成晨会，晨会后，保持在线，语音畅通。

晚上5点30，全员在轻流写当天的工作日报，部门负责人负责确认当天工作，让大家下班打卡。

临时会议，或者需要叫人，可以直接切到对应办公室的yy频道，直接喊话。也可以把人叫到临时会议室沟通。

我们把公司内部的许多流程整理成了轻流上的应用，可以随时供员工填写发起。

在疫情期间，我们每天要求大家对当日工作做总结，总结会发送给1级领导审批，2级领导抄送，跨部门有合作关系的还会跨单位抄送。

除此之外，我们还会将与客户沟通的流程做在轻流上。比如把产品的客户反馈提交过来。交给我们的产品部门、测试、以及开发部门、最终流转到销售部门，将每一个客户提交的反馈都做到持续跟进。