工作太忙乱,我们怎么办

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工作以后,要处理的事情变得复杂,每日“俗务缠身”,需要养成良好的基本工作习惯。《清单革命》这本书就是介绍这种“基本”工作习惯的。

这本书的副标题是:如何持续、正确、安全地把事情做好。大部分畅销书的内容都能用几句话或者几页纸说清楚,中间穿插了大量的事例,这本也不例外。但不妨碍这是一本还不错的书,其中的主要思想精华是值得提炼学习的,说白了这本书讲的就是列清单的重要性,书中的事例可以当故事读,不感兴趣也大可跳过。

关于作者阿图葛文德

作者阿图葛文德恐怕是世界上最会写畅销书的医生了。他出生于医疗世家,有多个头衔:哈佛医学院教授、世界卫生组织全球病患安全挑战项目负责人、《纽约客》SLATE杂志医学专栏作家。他的《医生的修炼》、《医生的精进》和近两年在中国很畅销的《最好的告别》三本书,一本比一本深入。

《医生的修炼》侧重于“医术”, 讲述了作为一个新手医生如何面对复杂问题,面对现实生活中的不同个案。全书14章,每一章讲述一个案例或者探讨一个话题,每一章都在说明医学的不确定性。

《医生的精进》侧重于“人文关怀”,探讨在医疗领域内,医术所不能解决的一些问题,比如制度设计、医患关系,向“仁心仁术”这个方向迈进。

《最好的告别》一本之所以受欢迎,是因为它谈到了“死亡”,这个很少有人敢碰的话题。面对死亡时,医学需要做什么,我们自己如何自处,书中的经验和思考也许会给我们启发。

以上三本都值得推荐,都是医学的科普书,故事丰富,稍显啰嗦。

关于《清单革命》一书

说回到《清单革命》这本书。

是人就会犯错,作者说,我们的错误分为两种:“无知之错”和“无能之错”,分别是没有掌握知识和没有正确使用知识产生的错误。过去几十年内科学的发展积累了大量知识,需要我们投入大量精力应对“无能之错”。

处于高压状态下容易忘记事情,对工作太熟悉会麻痹大意。现代医学所面对的困境和压力是:现代科学的复杂性和运用复杂知识所面临的紧张和压力。所以需要一场变革:清单革命。

清单能够防止我们的认知缺陷、记忆不完整、注意力不集中。

清单并不会使自己变得死板,相反,它会帮助你解放有限的脑力,处理更加困难的、需要专注的工作。

还记得电影《萨利机长》么

汤姆汉克斯主演的电影《萨利机长》很多人都看过。飞机撞鸟后,两台引擎停止了工作,具有丰富经验的机长和副机长除了根据当前的状况作出恰当的职业判断,副机长还拿出了清单逐条执行。看电影的时候估计很多人都会有这个疑惑:天呐,还要拿出清单来看,难道他们不会驾驶飞机么?

他们并不是不会,而是在严格执行专业化的程序。在紧急状态下,人脑是靠不住的,精心设计的清单也并不会浪费宝贵时间。加上机长和副机长的配合,最快排除各种不可行的方案,找到最佳出路。这也是防范自身执业风险的最佳途径。

他们对清单的使用恰恰是建立在丰富经验的基础上的,这个清单并不是指导“小白”的最基本操作。

一点书中未提到的“方法论”

葛文德医生的这本书讲了清单的作用、清单的重要性,虽然例子丰富、涉及领域也不仅限于医学,但没有讲怎么制作清单。少了方法论,在很多人看了这就是一本“无用”的书了。

每个专业领域的工作都有操作手册之类的东西。在日常具体工作中,也许并不会有医学上那么复杂的流程,不需要那么专业的清单。但是,即使是简单的办公室工作,每天也会有大量琐碎的事情需要做,做事的先后、时间顺序、事情的衔接都是需要特别关注的。做到快速、高效、不遗漏重要步骤,就需要清单。

做到以下几点是必要的:

1、每天早上到办公室后,列出这一天待完成的事项,包括前几天遗留的老任务和头一天刚刚交办的新任务,划分优先级,制定全天的大致计划。

2、每天都会有新的任务加进来,不断有旧的任务完成,清单需要实时更新,相应的自己的计划也要不断调整。

3、上司交办任务一定要问清楚时间节点,合理安排自己的工作,这样既避免了原先计划被打乱,又能够确保在合理的时间期限内完成。

4、任务分块处理,在整块时间处理需要注意力集中、花费时间长的大任务,零碎时间处理不费脑子的小任务。

5、工作中的“整块”时间其实是不太好找的,办公室里干扰太多:同事间的交流、领导的询问、办公电话铃声、其他同事的闲聊、甚至电脑右下角的消息闪烁都是干扰。这种时候,清单就是我们增加自己

“掌控感”的一种手段了。它让我们在放下一个电话时不会忘记自己要做什么。

6、完成任务或完成某一阶段任务及时汇报,清理掉一些任务。同时,分阶段汇报的另一个好处是及时调整工作方向,防止误入歧途、耽误时间,又或者,上司觉得不可行,这个任务就不用做啦。

7、列清单的另一个好处是领导问起时,能马上拿出来汇报工作进展和现在手头上的工作,暗示领导我现在活儿很多哦不要再派活儿啦(额这一条有点歪)。

其实这都是很基础的工作习惯,但是关于“清单”能写出一本书,说明很多人确实忽视了它。

警惕“伪工作”

仅仅会列清单还不够,列清单很容易让我们陷入“为了完成而完成”的误区,因为把某项任务划掉的那一刻简直太舒服了。

前段时间,看过吴军的一篇文章:《不做伪工作者》。作者说:“每天事情太多,总也做不完。唯一的解决方法恐怕就是一些事情不要做了,而不是把所有的事情凑合做完了。”

很多人做老板布置的工作时,会先选那些容易做的。因为简单,所以完成了大量工作,工作时间也被撑得满满的,最终剩下难度大的工作。老板问时,就说时间不够。这样的人永远进步不了。

其实这也是拖延症的一种表现:总是做简单机械的工作或者是准备性的“花边”工作,而不是真正开始最重要的工作。

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