如何开好网络电话会议？

随着网络技术与经济的发展，越来越多的组织和个人需要跨区域沟通，网络电话会议系统已经相对比较成熟，可以应用的软件包括Webex, Skype或QQ等，可以多平台互通，资费也相当便宜，非常方便。

然而在召开网络电话会议的过程中，我们会经常碰到一些问题，比如效率低下、冷场、沟通效果不佳、干其它事情等，无法达到象面对面会议的效果。不讲会场上比较厚黑的东西，通过本文，你将了解以下几招来帮助开好网络电话会议：

1）做好会前准备与沟通。

2）会议中的控制与记录。

3）会议后的跟进。

准备与沟通

会前准备与沟通一直是高效开会的前提条件，不管开什么类型的会议，我们在会前务必做好充足的准备：

1）明确会议的目的是什么？开会总是需要一个目标的，到底开完会后我们需要有什么样的输出？需要达成什么样的共识？当前的现状是什么？或者有哪些问题需要在会议上解决？要知道一个会议要有不少人参加，对于公司来讲是成本，对于个人来讲是生命，如果一个会议没有明确的目标，那只是浪费资源与时间。

2）需要哪些人参加？他们的时间是否方便？不同的时区需要尽可能安排大家头脑都比较清醒的时间段。这些人有没有目标上的冲突？以前开会中合作程度如何？如果有可能，可以在会前提前与相关与会人员沟通，了解他们的痛点和期望，会前的沟通比会议上的争论高效得多。注意，网络电话会议最好控制与会人数，最好不要超过10人，还要尽量确保每个人都要参与讨论。

3）制定会议议程，每个议程必须要有时间限制，要确定主持人与会议记录员，需要明确每个议程中讨论的内容。

4）将所有的会议资料、重要问题、议题及相关决议、会议议程、与会人员名单作为正式会议邀请的附件，提前至少1周发出，并电话确认不能与会人员的情况，对于关键人员的缺席，必须考虑更改日程，如有可能，在会议前一日与关键与会人员再次确认。

会议中的控制与记录

1）提前15分钟打开会议软件，防止有时密码过期等技术问题导致会议不能准时开始。如有可能，可以用其它电话或者平台测试一下，以防其它国家的同事无法参加。

2）打开必要的资料、PPT等，减少在开会时找文件的时间。

3）共享桌面或者沟通软件、电子白板等。

4）会议开始，开场白时需要详细介绍会议目的、议程，明确会议纪律等。讨论过程中，对于达成一致或者有结论的议题，需要记录讨论的结果；对于达不成一致的议题要按时停止，毕竟远程讨论效率不是太高，但是需要记录过程并将各方的意见记录下来，为进一步讨论留下依据，否则每次都需要从头开始。

5）会议记录要按三分法来进行，讨论的问题是什么？导致的原因有哪些？达成一致的行动计划是什么？或者没达成一致的原因是什么？

6）会议总结，回顾会议议程，总结会议纪要，有不同的或者需要补充的及时修正。讨论下一次会议或者行动计划实施与跟踪。

会议后的跟进

1）分发会议纪要，对于未决的问题进行明示，抄送相关的利益相关方。

2）定期跟踪行动计划结果，并抄送相关人员，对于未决问题需要讨论下一阶段方案，方法上可以使用PDCA。

总结

一个成功的网络电话会议需要周全的准备，精细的控制，全面的跟踪。它更需要参与者的理解，配合。如果我们能踏踏实实地实施以上步骤，那一定能在网络电话会议中获得我们期望的结果。

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