每个成功的行政总监都做对了一件事：固定资产管理

固定资产管理是公司行政管理的重头戏，它直接影响到企业运营成本与产品成本，也影响企业年审和财报。要是平时不规范化执行，年终面对上上下下、大大小小、成百上千件物品要进行盘点的时候，真是欲哭无泪。天天加班不说还容易出纰漏。

这就是所谓的“平时不用功，期末徒伤悲”。

可以毫无疑问的说：每个成功的行政总监，都曾经出色的完成固定资产管理工作。而如果你能很好的完成这项工作，说明你离行政总监的位置也不远了。

好，接下来我们教大家迈出走向行政总监的第一步。

做好固定资产管理

在于日常的常态化管理

固定资产主要是企业为生产商品、提供劳务、经营管理或者其他活动所持有的，使用年限超过一个会计年度的有形产品。针对固定资产的采购与使用过程，我们可以分阶段进行。

初期：申购期

这个阶段，企业主要申购的物品包括打印机、电脑、空调等大额物件，以及包括办公用品等小额物件，在购置办公用品之后，可以进行初期管理。

1、借助技术，实现条码化管理。

将购置的打印机、电脑、空调等大额物件的相关数据输入计算机，如：

MacBook Air   笔记本电脑    数量10    2017.4.13购入    使用(保管）部门：技术部

格力空调（挂机）           数量5      2017.4.13购入                保管部门：行政部

条码上的内容可以根据公司的具体要求自己设定，然后由计算机自动打印生成不干胶条形码，再将条形码贴在固定资产实物上。

通过这一方法，不仅能够对大额物件的使用部门进行明显区分，又能直接通过专门的条码识别器对大额物件上的条码进行阅读，因为信息会自动存储在条形码识别器中，所以追踪条形码就能对大额物件的整个生命周期进行管理，在以后的盘点工作中会带来极大的便利。

2、标签管理

如果企业并不具备条形码技术，可以对大额物件进行编号，将编号录入到公司的企业资源管理系统（ERP）中，生成编号贴，贴在机身上，同时打印几份固定资产的纸质文件，张贴在物件附近。一般企业资源管理系统和纸质文件中记载下列信息，如：

编号001（电脑） 价格5k   使用年限5年    采购部申购

3、小额物件管理

由于小额物件，特别是纸、笔等物品数量多、易折损且无法分配管理到个人，因此记录其初始数量、价格、使用年限和折损率，定期进行核查。

中期：跟踪、维修和转移期

1、追踪与维修：大额物件的条形码和标签记录，使其都能追踪到负责的个人，大部分公用区域的大额物件都由行政部门负责，中期只需要定期去检查，检测设备的具体使用情况，如果出现故障，及时联系报修。

2、流动物件管理：在FM （设备管理）理念中，提出了一种控制资产空间位置的来达到固定资产管理的思维方式。即在某一使用场景下，用空间位置来标记物件。如在一个办公区域，它包括一整套的办公桌椅、垃圾桶和办公用品等，就划定这个办公空间，标记拥有几张办公桌、几个垃圾桶和具体的办公用品。

通过这一方式，不仅可以将具体的物件部署到相应正确的工作空间之中，如在会议室布置会议桌椅、投影仪等，同时也可以将物件放置到正确的空间位置，如每个编号的座椅相应放在对应编号的办公桌之前。

这种管理方式，既记录了物件放置初始状态的空间位置，又记录了其使用寿命周期内的不断变换的位置，并且因为具体的场景和在该空间的人员也发生了关联。

除此之外，对于流动物件，需要对它的具体信息做好登记，包括借用人的姓名、具体去向、使用时间等，所以中期做好仪器的发放和回收。

年终盘存期

1、FM理念下的盘存：

根据空间划分，年终盘点时只需要进行空间内的抽查和核算，进行抽查就可以安排在人手富余的空闲时间段内完成。甚至于在较为严格的搬迁管理流程之下可以完全无需盘点，这实际上是借助于信息化技术“告别”了固定资产的大盘点模式。

2、盘点ERP系统或条形码识别器内的东西，然后制作盘存报告。

在前期充分利用条形码技术或企业资源管理系统的前提下，直接将存储数据导出，进行盘存，并制作盘存报告，交由部门领导审核后，再提交到到财务部门。

3、盘存物件报废

一些小额物件、低值耐耗品，在追踪期会进行更换，但针对一些大额物件、高值耐耗品，都有一定使用年限，例如一台MacBook笔记本电脑，报废时间是5年，在5年内丢失，需要按原价赔偿；在四年后丢失这台电脑，根据每年的折旧率，只需要赔偿几百块；在五年后丢失就不作追查。

总之，打好前期和中期的战役，让年终盘点的时候不至于手忙脚乱，让自己从容应对哟～

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你在做固定资产管理时遇到过什么难题或有什么好的建议？

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