工作经验分享｜如何写出专业性的工作邮件？

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我家的先生，工作多年后，发现有好多人对于工作邮件的态度很随意，根本没有意识到邮件也是工作中很重要的一部分。

于是，经历了数次的”一言不合“后，我家先生撰写了工作邮件的写作要点，要求我进行润笔整理后共享给大家，拿走不谢！

外企邮件的三原则

Deliver  a Clear message ——清晰

Use  Correct grammar, vocabulary and  punctuation ——正确

Be  Concise——简明

工作邮件是用来沟通事务往来，因此关于工作内容的时间、地点、相关人员，工作事项一定要表达清晰，撰写时的语法、词汇和拼写一定要保证准确，否则易产生歧义。

当然，能用一句话说清楚的事，绝不用两句话，也就是要求简洁明了。

主题的确定

——提取所写邮件的关键信息。

——项目名，收件人可能有多重角色，需要为他人做出第一步筛选。

——可以在回复邮件时改变主题栏，最好只留一个“Re:”或者“回复：”。

正文

——收件人尊称，礼貌用语。这个根据企业的管理风格来称呼了，美资企业可以是英文名全称，日资企业则是中规中矩的“姓+职务”，中国企业不确定的情况下遵照日资企业的规则。

——说“人话”(使用书面语。)工作邮件有正式性、严肃性，因此正确地使用书面语是正道。

——结构清晰、有条理（分段、分级和分块）这块可以说是最难，需要具备最基本的逻辑能力，实在不清楚，那么就按照下面的表格有条理地撰写就好了。

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——明确收件人需要做什么

。开门见山地写明需要对方要求做的事情，可以列个表格。工作不像谈恋爱需要拐弯抹角地表达，坦率、真诚地提出要求，会让项目的推进更加的顺利。

抄送

——收件人和抄送别弄混，还有暗送功能。收件人通常是指项目的参与人员或主要负责人，而抄送是需要对方知道工作的进度和信息等。

——写邮件，应该发送给哪些人，应该抄送哪些人，需要搞清楚，不然会很尴尬，尤其是对接客户的时候。

附件命名

——重要性和邮件主题一样

——永远不要出现“新建文本文档”、“新建Word”、“新建表格”、“新建PDF”等等

——附件的命名，也是需要根据关键词，简明扼要的写

附件

——说清楚怎么用附件。在正文里标注附件的使用方法和功能是必要的，是一种提醒，也是告知完全邮件沟通的需要。

——想想收件人怎么用附件方便。在正文里说明打开附件的软件和版本是最佳策略。最简单的例子，大多数的word已经使用2010年版以上，但有些年级大的客户依旧使用2007年版。两者不兼容，会致使文件打不开而尴尬了。

——关键点要截图。

邮箱昵称。

最好是能让人一眼就知道是你发送的邮件，一般而言以自己的姓名或英文名为佳。

签名档

签名档有两种，一种是设定成企业的名称、地址、本人的联络方式、职务等信息。一种是企业的宣传口号，比如使命之类的。

其它若干细节

——写好邮件一定要，检查！检查！检查！

——检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。

——检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。

——分清楚“回复”与“回复全部”的差异，什么时候什么内容该“回复全部”，需要额外小心。

——入乡随俗，不同的公司，可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求，包括使用哪种字体、默认字号等，所以到了新的地方之后，先了解一下这个细节，并且在之后的邮件写作中注意。

——给邮箱设置分类、标签或者是收件规则，可以减少花在每天查找邮件上的时间。