NEED 每日清空收件匣

作者介绍：

本文作者是來自台湾宝岛张永锡先生，目前是时间管理讲师。曾向美国时间管理大师大卫.艾伦（David Allen）学习GTD（Getting Things Done）时间管理系统，已经于两岸举行近60届时间管理公开班，并为腾讯、联发科、Google中国与北京清华大学MBA等知名企业与学术机构提供时间管理培训。

上周到某企业进行第二个月的读书会，主题是清空“收件匣”，收件匣就是捕捉各种杂事后存放的地方。

在数位时代，有各种的杂事，例如：跑入脑中的灵感、对他人的承诺、电子邮件、各类的文件、档案或书籍，自己也会写下日记，我们需要建立一个系统，完整捕捉对自己有用的杂事。一方面建立各种清单把工作往前推进，另外一方面，要建立资料库，储存工作及生活有用的资料。因此有必要建立一个收件匣系统，我逐步发展出一个收件匣系统，通用于大多数的人们，我称为“NEED收件匣系统”。

N，Note 就是笔记。

E，Email，就是电子邮件。

E，就是E化的文件，例如：网页资料、PDF等。

D，Diary，也就是日记。

“NEED收件匣系统”可以帮助收集各种杂事，接着加工成行动，搭配我们之前提到的FAST原则与每天吃青蛙的习惯，逐步搭建一个滴水不漏的时间管理系统。

1. N，Note 就是笔记。

“我今天的青蛙是完成每周检视（weekly review），我觉得这一次还不能做到完整的每个高度检视，因为各个inbox有太多累积的东西，需要开个专案来清理，不过今天还是清空了Notability的手写记录，觉得开心。

今天在Facebook的社团中看到李侑龙分享他清空笔记本的句子，也为他开心。因为，他已经逐步养成清空收件匣的习惯。Notability也是我很喜欢的数位涂鸦笔记，用来捕捉自己的灵感及对他人的承诺。

以前也写过一篇文章：Apple的软实力Notability 使用心得分享，还请参考。

李奥纳多·达文西是个非常喜欢做笔记的人，他的笔记中，有飞鸟、马匹的动作素描，有许多机械（甚至是战争武器）的设计，也有许多对美学、设计、工程的想法。这也让我想到，一个善做笔记，并且时时整理的人，自然可以拥有许多的创意，实践在生活中的许多地方。

2. E，Email，就是电子邮件。

“清空电子邮件的收件匣，当然，那是每天一定要做的。”

说这句话的是好朋友黄钟毅，他经营一个两岸知名的部落格“电脑玩物”，也是《Evernote超效率数位笔记术》、《Evernote 100个做笔记的好方法》两本Evernote专书的作者，和我一样对于研究生产力的理论及工具乐此不疲。

上周六，我们一起参加一个生产力相关的社群活动，他说了上面这段话，让人印象深刻。那到底清空电子邮件收件匣有何好处呢？

首先，可以降低压力，清空收件匣不是“已读不回”，而是能立刻回的事情立刻回，等下回的信放入行动清单（我是放到OmniFocus中，钟毅放到Google Tasks中）。

其次，清空收件匣让我们确认每一封信都看过了，并作放到适当的地方，就算暂时没办法回，也不会紧张。

最后，由于收件匣空空的，一有新的信件近来，也能够立刻判断如何处理，不会一大堆信件挤在收件匣中，忍不住就去开其他的信件，浪费许多时间。

3. E，就是E化的文件，例如：网页资料、PDF等。

惠敏法师是时间管理同好郭在民先生研究所的老师，虽然他是位修行人，却能运用电脑工具来管理新闻、文章与佛典，建立个人的数位资料库，他用的工具就是Evernote（内地称为印象笔记）。他说：

在2011年1月，我得知有一种名为Evernote的具备网路服务功能的记事本软体，已经近乎我梦寐以求的“随时 when-ever 随地where-ever”(可以说是名副其实的 ever-note)可以如实地记录与创作的“阿赖耶识”记事本。

这个他口中“阿赖耶识”（梵文：आलयविज्ञान，ālaya-vijñāna）记事本的神奇工具，可以借由“笔记夹”与“标签”的功能管理大量E化的文件，并且可以随身携带，云端同步，这也是我自己目前建立个人资料库的工具。

当我们见到重要的网页和PDF，就要能够立刻保存，进而逐步建立自己个人资料库，这样才能在数位时代当个优秀的知识工作者。

4. D，Diary，也就是日记。

自己是从2006年阅读日籍作者佐藤传著作《晨间日记的奇迹》一书后，开始写数位日记，到目前已经九年。

基本上，我还是维持晨间日记三大原则，早上写日记，九宫格写日记，打字写日记，放在《亿万富翁为你加薪20%》里面介绍的“成功日记”加到原来晨间日记模板，每天记下你成功完成的五件事，更让我长期地养成写日记的习惯。

我们介绍的前三个收件匣，都是数位的工具，方便大家捕捉冷冰冰的知识及想法，但是晨间日记却是可以写下我们和他人的互动及情感，让生命更加丰富，也确保我们身心更加平衡，也很建议大家养成这个习惯。

结语：

NEED这四个收件匣，帮助我撷取生活中大大小小的事情，让我心情非常轻松，不怕找不到自己收集的东西。

最近参与了一个内观十日禅修，出来后，也养成每天早上静坐的习惯，这件事最重要的是让我内心更加安顿。其实，把杂事放到收件匣系统中也是如此，借着检讨内心及外界搜集来的知识库，才能知道自己学到什么？有没有进步。

收集到这些杂事之后，我们还要更进一步，把这些杂事加工成行动，放入行动清单之中，这是我们以后会讨论的事情。