远程办公找不到同事，差点想报警？
内容来源：2020年2月4日、25日，微软举办的“大咖直播”栏目第1期、第8期。
分享嘉宾：郑弘亦，微软大中华区现代办公事业部总经理；段旭东，微软（中国）现代化办公解决方案高级产品经理；王蓓，微软（中国）现代化办公解决方案高级产品经理。
注：笔记侠作为合作方，经主办方和讲者审阅授权发布。
高级笔记达人|拾零 责任编辑 |智勇 第4679篇深度好文：5013 字 | 12 分钟阅读
组织管理
笔记君说：
你以为的远程办公是 965 ，可现实却是 007 。 为什么会这样？
因为远程办公模糊了上下班时间，不仅没有提高幸福感，反而增加了沧桑感。 那么，我们如何才能提高远程办公的幸福感呢？ 第一，提高你的生产力； 第二，提高你和老板、团队的信任关系。
以下， Enjoy ~
一、远程办公，
如何建立良好的互信合作？
信任，是远程办公的基石。
1.员工与管理者
远程办公时，老板可能不清楚员工每天是不是真的上班了。而员工也很担心自己做了很多事，老板却不知道。所以，信任一定是双方的。
那么，如何提高双方的信任关系？提升工作透明度。
什么叫工作透明度？
举个例子，我在OneNote 电子笔记本里专门建立了一个“工作计划”的笔记本，里面写了这个季度我要做哪几个重要的项目、进展如何，以及我需要什么样的帮助等等，然后把这个笔记本分享给我的老板。
我还把一些工作事项做成了这个叫做check box的小列表，完成一项就打个勾。
当我把这些工作记录下来时，我便可以更好地管理我的工作，老板也可以直观地看到我在干什么。
那么，我们如何跟老板建立更好的合作？
① 沟通清楚工作目标和老板的期望值
你要和老板沟通清楚你的工作目标，下一周、下个月你要干什么，以及老板对你的期望值又是什么。
往往老板对你的期望值会比你的工作目标要高。所以，一定要沟通清楚。
② 保持定期的正式沟通
我在上家公司工作的时候，我和老板（老板在新加坡）至少一周有一次正式的、面对面的沟通。
老板会告诉我，他的重点是什么。我会告诉老板我的工作进展，我做了哪些事情来实现我的目标，我的困难是什么等等。
在远程办公的时候，你要学会做好“向上管理”，与老板定好一个时间，严肃地聊这段时期的工作。一定频次的沟通，能够保证你和老板之间的信息是同步的。
2.团队内部
如何在团队内部建立信任关系？
① 让队友能快速“找到你”
在办公室工作，同事一眼就能看到你有没有在座位上。而远程办公时，同事不知道你的状态，所以需要主动告知同事你的线上状态，同时要随时能被找到。
举个例子，微软是用Teams作为平台工具，早晨9点我会把我的状态调成在线，下午6点工作结束，我就把我的状态调成离线。
② 让队友能了解你的日程和工作习惯
在家办公的时候，很多人需要处理一些生活上的事情。但这时队友找不着你，就会怀疑你是不是开小差。
在这种情况下，坦诚地把你碰到的困难或者你需要处理的事情与团队沟通，保持好一定的透明度，更容易获取大家的支持和谅解。
我有一位同事就做得特别棒，他需要每天在固定的时间下班去接小孩，于是他就把这项日程写到了他的日程表，分享给团队所有人。
这样，团队人员就不会在他接小孩的这段时间里找他。他通过这种方式提升自己的透明度，让我们能够很好地协作，而不产生猜疑。
③ 实时在线协同
我推荐大家在远程操作时，要和团队在统一的平台上共同编辑一个Excel或PPT。
你要尽可能地和团队伙伴保持比较紧密和信任的关系，这不仅有利于提升整体团队的战斗力，还能让你更好、更方便、更舒服地工作。
3.团队之间
除了个人与个人之间需要信任，团队和团队之间也需要保持信任。我向大家推荐2个方法。
① 了解彼此的目标、优先级和资源
团队之间也有要定期的沟通，主要沟通3点：最近的目标和优先级、目前有哪些资源、大家需要做哪些事才能达到这个目标。
通过这种互通有无的方式，双方就能形成更多的合力和默契，更好地开展工作。
② 统一的看板
微软使用了一款名为“score card”的看板，在不涉及到部门机密的情况下，我们会将这些看板和KPI分享给兄弟团队，让他们知道我们团队目前在做这样一些事情，这样大家就会更好地形成一些合力。
微软将这种商业智能报表的功能，直接嵌入到了Teams平台里面，大家可以在统一的平台上进行协作。
二、远程办公，如何提升生产力？
远程办公时，很多人都在讨论工作状态。实际上，工作状态背后隐含着一个概念：生产力。
▲ 图片来自图虫创意
生产力分为两种，一种是个人生产力，另一种是团队生产力。
1.个人生产力
① 规律的作息时间
在家工作和在公司工作的作息时间肯定不一样，在家工作不需要起早打卡。但如果想要保证好生产力，还是需要保持规律的作息时间。
② 良好的工作状态
在公司时，周围人都在工作，这种氛围可能会对你产生正向的影响。同时，有时候老板会督促你，你的状态也会因此得到一些调整。在家办公，也需要找到自己的工作状态。
③ 单独的工作空间
公司里有各种各样的设施，你可以专注地工作。在家办公，也需要有一个独立和安静的办公空间。
④ 获得家人的理解支持
在家工作时，或多或少会受到家庭事务的影响，尤其是家里上有老下有小的工作者。这时候，就要跟家人沟通，获得家人的理解支持。
⑤ 熟练使用IT工具
驾驭数字化工具的能力，就决定了你在远程工作时，能释放多大的生产力。在这里我给大家推荐一款免费的日程管理工具：Microsoft To-Do。通过对你自己的日程管理，能够极大提升生产力。
⑥ 对工作结果责任
在没有老板监督的情况下，也要做好自己的工作，这是远程办公的信任基础。如果因为在家办公，就放松对自己的要求，最终就会通过工作结果反映出你的工作态度。
⑦ 安排好工作优先级
我平均每天收到200多封电子邮件，每天要发出88封电子邮件，每天有7个左右的电话会议。如果我不能安排好自己的工作优先级，非常容易被打乱节奏。
所以我的原则是：先做最重要的事情，而不是被紧急的事情拖着走。
什么是最重要的事情呢？我认为是年末业绩考评的时候，老板能记得你的那几件大事情。
做很多小事，不如做一两件拿得出手的大事，对业绩更有帮助。要先定义你的大事是什么，然后再把这个大事拆解成小事去做。
2.团队生产力
疫情期间，如果你的老板突然给你打电话，希望你能出具一个《如何远程办公》计划书，你打算怎么开始工作？如何快速展开跨部门讨论和协作？
我给大家展示一下，我们是如何处理这个问题的，一共分为六个步骤。
第一步，先在Teams里建立一个虚拟团队，把所有相关人员拉进来；
第二步，发起团队会议，大家一起献计献策；
第三步，会议结束以后，一定会有大量的事情需要去做，因为虽然会议结束了，讨论还要继续，所以还需要在同一个空间做会议记录；
第四步，把所有人说的内容总结到一个PPT或者word文档里，大家在这个文档修改，进行文档协作；
第五步，还要在同一个地方做持续讨论；
第六步，通过在同一个地方协同编辑，大家打开的文档都是最新的，这样就不会产生信息差。
最终，我们在 24小时内就把这件事情完成了。
通过上面这个例子，我总结出了提升团队协作生产力的4个要点。
① 能够高效开展会议和讨论
远程办公时，提倡大家要开小会、开短会。开会之前把日程表发出去，让每个人清楚地知道他需要做什么，这样就能让所有人保持专注，达到高效会议的目的。
② 能够快速地创建虚拟团队
我们通常创建虚拟团队的方法是：拉群。但拉群只能解决沟通问题，无法解决协同问题。
③ 能够高效进行线上的协同
我们经常会发现，虽然在一个群里，但是有许多不同版本的文档。这就需要有一个工具平台能够支持大家一起协同编辑。
④ 能够凝聚团队的力量士气
可以借用工具和一些有创意的做法，让团队保持凝聚力。
有时我们团队会一起开茶话会，不聊工作。大家都打开摄像头，可以看到有的同事在展示自家的宠物猫，有的同事在让儿子弹钢琴。
我们为什么要做这件事情？因为我们在关心彼此，也想了解彼此的生活状态什么样，这些个人生活的交互会让我们增进感情联系。
虽然我们不能在同一个办公室展开非常亲密的沟通，但是我们在远程依然能够进行很好的互动。所以，不管你是团队成员还是团队领导，不妨在远程办公期间，大家一起聊一聊家长里短。
三、远程办公，如何管理团队？
作为管理者，如何与员工形成远程的信任和亲近感，同时又能确保高效业绩呢？
我有3点建议：
第一，建立团队共同价值观。
微软在年后第一天推出了长达半年的Teams产品的免费试用，协助我们的企业客户在疫情期间展开远程办公。这个过程，其实比一起唱歌、吃饭更能提高团队的集体荣誉感，拉近大家的心。
而在这个过程当中，团队成员的表现，真实反映了管理者自己的表现。
第二点，做好目标和过程管理。
以结果为导向，同时也重视过程。微软的管理强调以结果为导向，这点其实对于远程管理非常有利。但是，如果要确保结果不让人失望，同样需要重视过程管理。
过程管理的关键在于沟通的质量。管理者要与员工保持一定的沟通频率，帮助员工清楚每个任务的Why、What、How。
Why：管理者要交代清楚工作任务的背景，为什么这个工作重要。
What：管理者要帮助员工定义什么是成功，目标是什么。
How：管理者要指导员工如何展开工作，如何制定优先级。
比如我和我的团队，单周我会与团队每个成员有一个小时的1对1沟通；双周则与团队一起进行例会，为了确保会议的质量，每次会前我们都会用Ofiice365、OneNote等工具准备好谈话的内容。谈话结束后，一定要有落实到具体的行动方案。
第3点，建立员工的相互反馈机制。
中国人的性格比较内敛，有时候不好意思向别人要反馈，也不好意思给别人提意见。我的远程管理理念是：有啥说啥，本来距离就已经给沟通增加了难度，如果还拐弯抹角，就更不利于大家相互理解。
员工要敢于问领导对自己有没有什么期望，有没有需要改进的地方。老板也要愿意分享反馈。
四、远程办公，
如何远距离搞定客户实现销售业绩？
远程办公期间，我们在第二季度拿下了一笔200万美金的订单。能拿下这么一大笔订单，离不开这2点：
1.与客户建立信任
在做这张订单的时候，客户问过我一个问题：“我们这个项目有超过十几家厂商都在给我们提供方案，你怎么让我相信，你是最了解我们方案的厂商？并且让我相信，你能给我们提供最优的解决方案？”
我说：“我们跟您的项目组进行了大概一年多的交互，这一年多累计有超过120场的会议，120多个版本的方案。虽然我们不是每周或者每个月都来到您的公司跟您沟通，但是，我相信，跟您的项目团队这一年交互的100多场会议、120多个版本的方案，充分说明了我们是最了解你们需求的厂商。”
除了要充分了解客户需求，还要和客户交互协同。这样，他们也可以知道整个项目的进展，清晰地了解我们每一步做了什么，将要做什么。大家步调一致，有一个共同的目标，信任自然而然也就建立了。
▲ 图片来自图虫创意
2.组建虚拟团队
这么大一个订单，我自己肯定做不到。于是，我们组建了一个虚拟协作团队，囊括了不同部门、不同级别的员工，他们都可以参与到团队的沟通和客户的项目中。我们利用Microsoft Teams 平台进行了很多的交互。
Teams不仅是一个协作交互的工具，还是一个平台化的产品，它可以集成很多第三方的应用。
我以这个客户为例，我们不仅在Teams上集成了沟通协作系统，还把销售系统、商机推荐系统也集成到Teams上。大家除了可以及时协作，还可以了解到哪些部门在参与这个项目、项目的进展以及未来发展。
也就是说，通过Teams这一个协同工具，大家可以了解到整个项目的管理，并且做到有效整合。
五、远程办公，
如何保证信息和数据安全？
安全是远程办公的“红线”。但很多人对于信息安全只是知道，但平时却不注意。这里给大家两个小建议：
1.对数据安全保持敏感度
所谓敏感度，就是当你发布内容的时候，问自己，这个内容能不能在这里发？这么发合适吗？
信息一旦发出去，可能就收不回来了，可能会被人恶意截取、转发、评论，所以你需要保持对信息的敏感度。
▲ 图片来自图虫创意
2.使用IT推荐的合规安全的沟通渠道
微软使用的是Microsoft365的套包，我们有安全的移动办公解决方案，有像Teams这样的安全工具以及专门的安全协同文档等等。
举个例子，我们有一个客户，它有几万名员工分布在全球各地，通过使用微软的 office365和Teams的解决方案，让几万名员工在全球各地展开协同办公，节约了45%的成本。
总结一下，我们讲了关于远程办公的3个主要问题：信任、生产力和管理。
要解决信任问题，就要提升自己的工作透明度，你在做什么、目标是什么、什么时候有时间等等，都要透明给老板和团队伙伴；
要解决生产力问题，就要管理好自己的作息时间、工作状态、工作目标，以及获得家人的理解和支持；
要解决管理问题，管理者要建立团队的共同价值观、做好目标和过程管理和反馈机制。
最后，我用《论语·卫灵公》中的一句话来结束分享：“工欲善其事，必先利其器。”
谢谢大家！
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