邮件写作——工作清单

虽然当下用微信沟通非常方便，但工作中得体使用邮件，仍会给人职业、严谨的感觉。

很多时候，你和客户、供应商没有见面的机会，邮件是你塑造个人形象的唯一渠道。邮件即礼仪，如何写好一份专业、得体的商务邮件？这篇清单，助你在细节上脱颖而出。

1. 商务邮件，用公司域名的邮箱发。用免费邮箱发送，会给人一种不够专业的感觉。同理，自己的名片上不要印免费邮箱。

2. 邮件礼仪的第二步，是用真名，最好能让收件人一眼看出你的单位。比如我，可以用“真名”或者“公司简称-真名”。个性化、诗意化、尤其是二次元的名字，可以用在QQ签名上，但不要用在商务邮件里。

3. 总结性的标题。邮件标题和发件人姓名是收件人最先看到的两样东西，一定要体现价值。可以用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。“你好”“来自xx公司”“报价方案”，都不是一个好标题。“请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价”，言简意赅，就好得多。

4. 简单大方的格式。商务邮件，尽量少用不同颜色和大小的字体，更不要用背景图和背景音乐。真正的邮件高手，整篇邮件内容，都是一个颜色，一样大小，一种字体。具体问题，可以用三种方式解决：分段，负责阅读逻辑；缩进，负责层次关系；加粗，负责突出重点。一句话，格式让位于内容。

5. 合适的称呼或者问候语。外国人喜欢称呼对方“Dear xx”，你可以说“尊敬的张总”；外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场，你可以说“见信好”。未曾谋面的人，不要直呼其名，更要注意别弄错性别。

6. 逻辑清晰的正文。邮件正文一定要分段，每段只讲一件事；每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚，不用101个。同样，为了对方的阅读体验，能用文字就不要用图片。图片加载慢，而且不能检索，隔段时间再找会很麻烦。

7. 总结性的结尾。结尾部分总结邮件内容，强调需要对方跟进的事情，态度一定要诚恳。比如，“恳请您拨冗回复修改意见，非常感激。”然后，加上祝福语，比如，“祝：商祺”；亲密一些的，“祝：春安”；再亲密一些的，“祝：家人都好”。最后，署上名字。

8. 附件。有附件时不要撂下一句“请看附件”就完事儿，最好在正文里对附件的内容和结论进行简单概述。分享一个经验：如果附件是表格，自己调整好格式、页边距，方便对方打印。

9. 细心检查是否有误。按下“发送”键之前，再通读几遍邮件内容。检查是否有错别字，标题、称呼是否有误，附件能否正确显示。确认无误后，再发送。

10. 良好的回信习惯。收到邮件要尽快回复，如果实在有事无法第一时间回复，也最好发一封“来信已收到，会尽快回复。祝好”的邮件告知对方。休假时，提前设置好自动回复。

11. 善用回信的高级功能。比如，抄送、密送、回复、全部回复等功能。该给谁看，不给谁看，这些回信的专业方式，代表你的职业化程度。

12. 如果邮件来来回回，甚至讨论的主题已经发生变动，最好修改邮件主题，或重新发一封新邮件，而不是文不对题的继续“盖楼”。

身处这个复杂的商业世界，只有洞悉其背后的规则和“套路”，才能做到一击致胜。