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工作力大幅提升，你只需要「纸１张」！
全球顶尖企业TOYOTA，为什么要把所有的文件都化为「纸１张」交流呢？
在TOYOTA公司，只要是业务上的文件，全部都是汇整在一张A3或A4的纸上，这个习惯已成为TOYOTA根深蒂固的文化。无论什么种类或者多么复杂的内容，原则上就是制作成「纸一张」！
只靠「纸一张」，工作就能产生戏剧性的变化
「浅田君！你做的文件非常好！明天我要呈上去给总经理看喔！」上司说着，就把我做的一张文件交还给我。
这是我在二十多岁任职于丰田汽车股份有限公司（以下称TOYOTA）时所亲身体验的事。老实说，当时我吓到了，因为我还是新手，我做的文件大都是呈给课长或室长、再上去就是由经理、常务董事批准过目……。
但是，这张文件第二天真的送到总经理眼前，后来更发展成一个非常大的项目。自己做的「一张文件」居然在庞大的组织中一关一关地通过，最后还能大幅推展工作，这是我在TOYOTA工作时期亲身学习到的技术之一。
TOYOTA员工开会时必须做的「一件事」?
员工手中拿着一张文件—在我过去任职的TOYOTA，这是理所当然的情景。例如，每周一次召开的工作进度会议。团队领导和十几位员工手中都有一张已经统整在A3的个人工作进度表。和主管做简单讨论时，部属也必定带着一张文件。不管需要花多少小时的大型会议，其会议纪录也只是一张A3或A4纸。
「TOYOTA的纸一张」有三个特征：
1. 一眼即可看到整体（一览性）
2. 有框格（架构）
3. 每个框格都有标题（主题）
关于这些特征，我在TOYOTA时并未接受指导，但当你接触到三千张以上的「纸一张」之后，就会发现这三个特征。也许你会想：「没有什么特别厉害的特征啊？」确实，这并没有特别标新立异或独特的特征。但事实上，这三个不特别厉害的特征，正是我在TOYOTA学到「纸一张」之所以发挥功效的重要架构。
你的文件是否发挥「功效」？
你曾经叫过「外送披萨」吗？这是我曾经发生过这样的事。有一次，四个同事借了一间会议室召开读书会，没想到读书会比预期还热烈，肚子虽饿但还是希望读书会能够继续。刚好会议室有一张外送披萨菜单，大家便很快地决定订披萨。
订披萨吧！大家凑过来一起看着菜单，一张A4大小的菜单正反两面有各式各样的披萨口味。但是要订什么披萨呢？四个人的份量该选哪一种尺寸？选择什么口味？饼皮哪一种好吃？结果为了决定订哪一种披萨花了不少时间。加上电话那头的店员手中的菜单和我们的菜单不同，无论怎么努力说明对方还是无法了解。
请问我们会在何种情况订披萨呢？大部分的人都是「为了节省时间」才会选择订披萨。对于有此种需求的人需要的菜单，是能快速订购不花时间便可简单决定点餐内容的菜单。很可惜我们所看到的菜单并没有发挥这些功能。虽然餐点全部排列在一张纸的正反两面，但是却无法一眼掌握内容，是一张没有作用的菜单。
如何使「单纯的一张纸」转变成「能发挥功效的一张纸」
无论你怎么努力将工作所需的资料整齐又美观地整理在一张纸上，如果没有发挥功效，也不过是一张纸。例如：一份企划书的内容，能获得上司或经营层的认可，表示可以执行，那份企划书才有价值；会议记录的话，也得让未参加会议的人阅览时能快速了解讨论的内容。
无论什么文件都有它必须发挥的功用。行不通的企划书，内容再多也没有意义；无法掌握业务内容的营运报告书、或没有重点的会议纪录也都没有意义。那么，如何让它成为一张有用、能发挥功能的文件呢？
这时，前述「TOYOTA的『纸一张』」所提及的三个特征就可以帮助你。今后当你开始制作文件时，请先务必确认是否具备以下三个特征：「一眼即可看到整体（一览性）」、「有框格（框格）」、「每个框格都有标题（主题）」
这三个特征有时全需要用到，有时只要用到一、两个，就算文件只有一张纸，也可以使你的文件蜕变成有功用的「纸一张」！
摘自浅田卓《在TOYOTA学到的，只要「纸1张」的整理技术》！