使用协同MIS平台提高企业效率

企业在信息化过程中一个重要的目标就是使用信息技术来提高整个组织的高效性，避免资源浪费。目前协同办公软件，新的MIS系统等在解决这个问题的过程中提供了一些有效的理念和解决思路。管理信息系统说到底是规范组织内部的流程，提供科学的管理监控，以及员工之间有效的沟通。

要提高效率，一个重要的理念就是资源在需要的时候就可以很容易的得到。

让我们先从一个例子出发来诠释这个概念。

1)            公司副总张某上班后登录MIS系统，可以看到自己的工作列表，其中一条是员工的请假流程，他打开后看到详细情况包含请假的事由天数等，在作出审批之前，他需要了解1）此员工今年的请假情况；2)公司关于员工请假的规定条例。在协同环境中，这两个信息都存储在知识库中，并且将关键词根据当前的操作内容环境自动的排列在右边，这样可以很方便的查询而不需要关闭当前工作，转入到其他系统查找。在参考了资料后他回复该员工需要将请假时间从5天缩短到3天并驳回了该请假流程。

2)            在工作列表中的另外一条工作任务是总经理下发的关于“公司实行弹性工作制”的意见征求稿，这个任务需要召集部门经理开会议来讨论，部分部门经理在外地工作，而且另外一个外地的分公司已经实行了弹性工作制，所以该张总需要召集这些相关的人员召开视频会议，他先在“会议管理”这个栏目中查看了一下，系统找出了目前没有冲突的一个时间点并发送了网络会议的通知。

3)            处理完部分任务后，张总参看了一下MIS的监控界面，在仪表盘格式的监控界面上，张总看到部门A的任务总体超时比较多，于是他在“即时消息”上发了一个消息给部门经理要他到办公室来谈一下管理上的问题。

4)            下午14：00，按照预先的安排，张总需要到外地参加一个谈判，需要数天的时间，于是张总在系统管理界面上设置了部分职位代理，对于日常的请假等他设置了代理，而对于比较重要的招聘及费用等没有设置代理，并设置“对于代理审批，请将相关信息发送到我的手机”便于在后续几天内他能够了解代理审批情况。

5)            在外地下了飞机通往谈判的的公交车上，张总收到了一个短信，是人事招聘的流程，要与此前他已经和此人见过面，并知道招聘在人员预算之内，所以张总在手机上直接回复了“通过”于是流程进入下一个环节。

通过这个例子我们看到协同MIS实际上是使用一些比较成熟的IT技术来提高企业的管理效率以及加强员工之间的协作，它和传统的MIS已经有较大的区别，主要是引入了协同的理念，下面对于其使用的技术逐步做一个分析：

1)            工作流技术的使用

管理的一个重要手段是流程规范化，解决跨机构跨部门的合作，并且流程能够随着管理理念的变化而动态适应和调整。为此业界已经认识到“工作流管理系统”的重要性，并得到了比较广泛的应用，但是在这个过程中需要注意工作流的柔性。在中国的管理实践中有很多不同的地方，例如组织机构调整的比较频繁，任务的回收，驳回，流程的干预等等，这些都需要工作流管理系统能够很好的适应。

2)            各种沟通渠道的使用

对于管理来说，再多的协作和沟通都不算多。但是如果认为传统的电话邮件等已经足够的想法是错误的，人们总是会使用最容易使用的工具来沟通，在协同软件的理念中跨地区的网络会议技术，白板共享，即时消息等都得到重视和应用。并且象短信通知，PDA，移动机如这些技术已经可以实实在在的进入使用实践。

3)            知识管理

随着信息量的急剧增加，如何立即获取需要的信息成为必须面临的问题。知识库的建立可以将企业的规章制度，公文，培训课程，沟通经验等以一种有效的方式管理起来，达到随需使用。微软OFFICE中的“Office助手”就是一个例子。另外在呼叫中心，客户关系管理重人们已经开始使用知识管理技术来积累经验。

 

综上所述，协同MIS的理念并不是一个全新的技术概念，它着眼于企业的管理，以务实的态度使用各种现存的技术来达到提高企业运作效率和管理水平的目的。同样需要注意的是企业在MIS的实施过程中，不能期望依靠一个的平台就能够以下满足所以需要，MIS的理念是随着企业的发展和管理水平的变化不断发展变化的，是没有一个终点的，所以在协同MIS系统的构建中我们要注重系统的弹性和扩展性，并且要借助一个集成的开发环境来不断调整并增加新的需求，使得协同MIS平台能够切实有效的为企业的管理和协作服务。