ERP 谨慎处理退货作业

转自http://tech.it168.com/a2008/0917/205/000000205321.shtml

 

【IT168 信息化】
    退货作业是ERP系统中一支不怎么起眼的作业，用户一般不怎么重视。但是，退货作业不是用户想的这么简单，退货事情不仅跟企业的钱有关，而且，还跟企业的生产计划、出货计划有关。一不小心，企业的钱给供应商“骗”去了是小事情，影响产品最终的出货，就是大问题了。所以，退货作业虽然不起眼，但是，用户不容忽视。
    一般在退货处理时，要注意以下问题。

1、一般在退货时，要对应原有的采购单。

    在处理退货单时，最好能根据采购单或者入库单自动生成退货单，如此，退货单就可以自动跟采购单进行一一对应，如此，又以下好处：

    (1)方便输入，而且，可以减少错误发生的机率。根据采购单或者入库单自动转换成退货单，在转换的过程中，退货单上的内容基本上是原单据的内容，用户只要修改一下退货的数量，注明一下退货单原因即可，而不需要更改其他的内容。这就提高了退货的工作效率。

    (2)跟采购单一一对应后，还有一个好处，就是退货单的退货数量，可以自动递减采购单上的已收数量，但供应商收到退货重新补货时，则又可以根据采购单来生成进货单，如此，用户就不用再开一张采购单，如此，更加符合实际处理的情况。而且，这对于统计采购订单的成本等方面，也非常有帮助。

    (3)企业对于退货，一般有两种处理方式，一是要求供应商补货，另外是不补货，该张采购单指定结案。这两种方式，在ERP中的解决方法是有区别的。如我现在有一张1000套工具的采购单，供应商进货了800套，后因质量不合格等原因退了100套。此时，退货单要根据采购单或者入库单生成，如此，可以递增采购单的应收数量，有原来的200套(1000套收了800套，还剩下200套)，变为了300套。若我们要求供应商补货时，退货单相当于是补货通知单，采购单上的未结案也就变成了300套;若企业决定不补货，并对于剩下的200套也不再收获，则用户要把这张采购单指定结案，防止，后续进货时，再根据这张采购单进货。

    (4)同时，随着产品采购时机的不同，采购订单的价格可能不一致。若不按采购单来，则ERP系统如何知道，这笔货该按照哪个价格来计算退货价格呢?如某个材料，在11月10日，下过一张订单，单价为10元，材料已经入库;在11月18日，又下了一张订单，此时，订单的价格已经有10元变为了9元，但是，在 11月30日时，企业发现这笔材料有不良品，经挑选后，退回给供应商。此时，退货的价格应该按照10元来算呢还是按照9元?若这笔货10日的采购单采购进来的，就要按照10日的采购价格计算，若是18日采购来的，就要按照18日的采购订单价格来算。若在退货单没有对应采购单的情况下，ERP系统就无法进行有效判断，不知道该适用哪个价格。

    所以，在进行退货作业时，一定要跟采购单进行对应，要退货单也受采购单的管理控制，如此，就可以实现每张单据都有源头单据的原则，而不是让单据都走断头路。

  2、进行批号管理者，再退货时，批号一定要输入。

    有些企业对原材料进行批号管理，则在退货时，要注意，在退货单上要注明这笔货的批号，以备以后查询。因为批号关系到很多内容，如以后仓库的发料，投诉处理时的查询，不良品发生时的追踪，都有可能要用到批号。所以，批号要存在于各个单据中，如此，可以方便的进行查询。如发现某个不良品时，可以通过成品的批号，可以查询时哪个批号的零件造成的，这个批号的零件有没有退过货，是不是供应商改进不足还是其他原因呢?有了批号，可以方便的查询到相关信息，为用户进行分析决策，迅速准确的提供第一手数据。

3、无采购单者，退货单价来自于产品供应商信息。

    若一个产品确实没有采购单，无单采购，则退货价格如何确定呢?如某个包装袋，有两个供应商送货，A供应商的价格是0.5元，B供应商的价格是0.6元，库存成本为0.55元。若由于这个包装袋质量不合格，要退货时，则退货的价格还如何确定呢? ERP系统如何在这三个价格中间，选择一个合理退货价格呢?一般来说，ERP系统是按照供应商来判断该采用哪个价格。如退货时，是退给A供应商的，就采用 0.5元的价格退货，若是退给B供应商的，就是以0.6元的价格退货。总之，不会以成本价格0.55元进行退货的。

  4、退货单对于应付帐款的影响。

    根据应付帐款的状态不同，退货单对其的影响也不一样。

    (1)这笔应付帐款若已经付款，则该如何处理?

    若已经付款的话，若是手工处理的话，则会考虑直接在下笔应收帐款中扣掉。但是，在ERP处理中，会增加一笔扣款单的动作。若直接扣掉，则后续查询时，就反映不出来这笔应收帐款为何会莫名其妙的少了一笔款项。为了解决这个问题，ERP系统中，加入了一个扣款的动作。如本月某个供应商一共发生了80万的应付帐款，但是，本月该供应商还发生了一笔退货，总共10万，企业已经把这张采购单指定结案。则在月末结帐时，先会根据不同业务，分别会产生80万的应付帐款与 10万的扣款但，然后，转换为付款但时，会把扣款的10万从应付金额扣掉，即最后的付款单上，显示发付款金额为70万，查询其明细时，会显示应付帐款80 万，扣款10万，如此，非常的明显，用户一查即知。